Product
Streamline key access for your customers, team, or guests for a more efficient operation and best in class experience.
Industries
Keycafe's platform is configurable to serve any industry or use case.
Resources
Keycafe is here to provide support and educational resources throughout your journey.
API Reference
The guide to implement the Keycafe app into your system.
Case Studies
Hear about how Keycafe solved real problems in these success stories.
Custom Branding
Showcase your brand with our customization options.
Customer Reviews
See reviews from customers who use our product.
Documentation
Learn how to get the best out of your Keycafe experience.
Integrations
Integrate Keycafe with third-party applications.
Keycafe Blog
Read the latest news and updates about Keycafe and key management.
Keycafe Shield
Protect your key management investment with our extended warranty program.
Resellers & Distributors
Become an authorized reseller or distributor of Keycafe's products.
Security
Learn about how Keycafe keeps your keys safe.
SmartBox Specs
Everything you need to know about your SmartBox.
Webinars
Watch informative sessions about Keycafe solutions.
Domaine Sur Les SartsAutomatyzacja zameldowań gości i procesów pracy działu sprzątania dla XVIII-wiecznego luksusowego hotelu
“Doświadczenie z Keycafe jest naprawdę niezwykłe i zauważyliśmy ogromne oszczędności czasu.”
Christophe Jadot
Właściciel
O Domaine Sur Les Sarts
Domaine Sur Les Sarts to prestiżowe miejsce i hotel, znajdujące się w Belgii. Wspierany przez doświadczony zespół hotelarski, obiekt oferuje eleganckie zakwaterowanie, zaplecze gastronomiczne oraz usługi eventowe, dostosowane zarówno do pobytów osobistych, jak i służbowych.
Luciano Picardo jest Koordynatorem ds. Marketingu w Keycafe z dwuletnim doświadczeniem w branży hotelarskiej. Specjalizuje się w tym, jak hotele wykorzystują zarządzanie kluczami do usprawnienia pracy recepcji, służby pięter oraz procesów dostępu dla gości.
Wyzwanie
Domaine Sur Les Sarts to luksusowy hotel, spa i obiekt konferencyjny zlokalizowany w Belgii. Położona w przekształconej, XVIII-wiecznej farmie zamkowej, która została całkowicie odnowiona dekadę temu, ta ekskluzywna posiadłość oferuje wysokiej klasy zakwaterowanie wraz z przestrzeniami eventowymi. Historycznie, obiekt zarządzał swoimi fizycznymi kluczami poprzez tradycyjny model recepcji, co wymagało szerokiego, obejmującego wiele godzin okna harmonogramowego dla personelu recepcji, aby fizycznie przekazywać klucze każdemu przybywającemu gościowi.
Ta manualna konfiguracja operacyjna generowała znaczne problemy podczas niestandardowych godzin przyjazdu. Późne zameldowania i wczesne przyjazdy gości często powodowały napięcia w harmonogramie i wyzwania logistyczne dla obiektu. Ponieważ recepcjonista musiał być fizycznie obecny przy biurku, aby dystrybuować klucze, nieoczekiwane zmiany w godzinach przyjazdu gości zmuszały hotel do utrzymywania nieelastycznego, pracochłonnego harmonogramu pracy recepcji.
Główne problemy
- Nieelastyczne harmonogramowanie recepcji — Wymóg fizycznego przekazywania kluczy każdemu przybywającemu gościowi wymagał wydłużonych godzin pracy recepcji.
- Utrudnienia związane ze spóźnionymi i wcześniejszymi przyjazdami — Goście przybywający poza standardowymi godzinami zameldowania napotykali na trudności logistyczne, ponieważ tradycyjne przekazywanie kluczy wymagało stałej obecności personelu.
- Narzut związany z ręcznym śledzeniem — Działanie jako tradycyjny obiekt hotelowy oznaczało, że przekazywanie kluczy pozbawione było cyfrowej widoczności w czasie rzeczywistym, co ograniczało operacyjną responsywność personelu.
Rozwiązanie
Aby rozwiązać te wąskie gardła operacyjne, Domaine Sur Les Sarts zintegrowało automatyczny system zarządzania kluczami Keycafe w swoim obiekcie. W ramach zmodernizowanego przepływu pracy, hotel kontaktuje się z gośćmi na kilka dni przed ich przyjazdem, aby przekazać im standardowe szczegóły dotyczące przyjazdu oraz precyzyjne, krok po kroku instrukcje dotyczące korzystania z systemu Keycafe.
Kiedy goście przybywają na miejsce, nie muszą już czekać w recepcji. Zamiast tego, dokonują samoobsługowej odprawy w inteligentnej skrytce Keycafe, odbierając klucz do pokoju w mniej niż dwie minuty, zanim udadzą się prosto do swoich pokoi. Pomimo początkowej niepewności ze strony niektórych członków personelu we wczesnych fazach wdrożenia, cały zespół szybko zaadaptował się do systemu, integrując go z codziennymi operacjami w celu monitorowania dostępu do obiektu w czasie rzeczywistym.
Implementacja Domaine Sur Les Sarts
- Cyfrowe wdrożenie przed przyjazdem — Goście otrzymują praktyczne szczegóły pobytu oraz instrukcje operacyjne Keycafe na wiele dni przed zameldowaniem, zapewniając przejrzystość, zanim dotrą na miejsce.
- Szybki samoobsługowy odbiór — Goście całkowicie omijają recepcję, korzystając z automatycznej skrytki, aby bezpiecznie odebrać klucze do pokoju w ciągu kilku minut.
- Integracja Statusu Sprzątania — Zespół sprzątający wykorzystuje monitorowanie zwrotów kluczy w czasie rzeczywistym, aby dynamicznie koordynować i optymalizować sprzątanie pokoi.
“Nie ma już żadnych błędów w naszych samodzielnych zameldowaniach i tradycyjnych zameldowaniach. Poleciłbym Keycafe innym hotelarzom. Jest bardzo płynny, bardzo praktyczny, mamy przyjazdy i wyjazdy w czasie rzeczywistym dla każdego pokoju, a doświadczenie klienta jest prawdziwie profesjonalne.”
Wynik
Odkąd Domaine Sur Les Sarts wdrożyło Keycafe, wyeliminowało błędy ludzkie zarówno w procesach zameldowania samoobsługowego, jak i tradycyjnego. Automatyzacja wymiany kluczy pozwoliła obiektowi ograniczyć godziny pracy recepcji, znacząco optymalizując koszty pracy przy jednoczesnym zwiększeniu ogólnej elastyczności operacyjnej.
Co więcej, system zapewnia widoczność w czasie rzeczywistym przyjazdów i wyjazdów gości, co bezpośrednio usprawniło wewnętrzne zarządzanie nieruchomością. Dział sprzątania opiera się na tych natychmiastowych aktualizacjach statusu, aby płynnie koordynować obrót pokojami, zapewniając wysoce elastyczny i bezproblemowy przepływ pracy w całym obiekcie.
Wynik
- Zero błędów przy zwrocie — Wyeliminowano błędy wykonawcze zarówno w standardowych, jak i samoobsługowych protokołach odprawy.
- Zoptymalizowana praca recepcji — Zredukowano wymagane okno czasowe na rejestrację w recepcji, eliminując potrzebę stałej obecności personelu podczas przyjazdów.
- Płynne operacje utrzymania obiektu — Umożliwiliśmy personelowi sprzątającemu śledzenie wejść i wyjść z pomieszczeń w czasie rzeczywistym, aby zmaksymalizować efektywność codziennego przepływu pracy.
Dostosuj swoje rozwiązanie teraz
Skonfiguruj i kup swój inteligentny system zarządzania kluczami w kilka minut. Nasi specjaliści ds. wdrożeń będą z Tobą współpracować, aby skonfigurować Twoje rozwiązanie i zapewnić jego sukces. Jeśli Keycafe nie jest odpowiednie dla Twojej firmy, możesz je zwrócić w celu uzyskania pełnego zwrotu pieniędzy w ciągu 45 dni!
