Hotel Hospitz Oszczędza €25,000 na kosztach operacyjnych poza sezonem dzięki Keycafe

Hotel Hospitz to zabytkowy hotel butikowy nad jeziorem, zlokalizowany w Savonlinnie w Finlandii, oferujący 22 pokoje od 1933 roku. Jako wysoce sezonowy biznes, generujący około 80% rocznych przychodów w miesiącach letnich, hotel napotyka na znaczące przeszkody operacyjne w utrzymaniu rentowności w niskim sezonie, od września do maja. Historycznie, obsługa recepcji polegała wyłącznie na fizycznym przekazywaniu kluczy. Kiedy późne rezerwacje napływały poza godzinami pracy personelu wieczorami, pracownicy musieli zostawiać klucze w papierowych kopertach na recepcji lub osobiście jechać do obiektu, aby przekazać klucze osobiście.

Ręczne zarządzanie zameldowaniami poza godzinami pracy stanowiło nieznośne obciążenie finansowe i osobiste dla kierownictwa. Zatrudnianie wieczornych recepcjonistów w miesiącach o niskim popycie generowało dla hotelu zbyt wysokie koszty pracy. Ponadto, stała konieczność monitorowania późnych przyjazdów poważnie zakłócała czas prywatny, zmuszając kierownictwo hotelu do ciągłej gotowości pod telefonem i szybkiego powrotu do hotelu w celu przyjęcia przybywających gości.

Aby wyeliminować potrzebę wieczornej obsługi, jednocześnie utrzymując hotel otwarty przez cały rok, Hotel Hospitz wdrożył system SmartBox firmy Keycafe, aby zautomatyzować proces odbioru kluczy. Hotel połączył swoje systemy technologiczne, wykorzystując Mews, Duve Guest Platform i Keycafe. Kiedy gość dokonuje rezerwacji, Duve pobiera szczegóły rezerwacji z Mews i automatycznie wysyła spersonalizowaną wiadomość powitalną z dedykowanym kodem PIN do skrytki Keycafe zawierającej klucz do ich pokoju. Po przybyciu goście wchodzą do budynku, wprowadzają swój kod na intuicyjnym ekranie dotykowym SmartBox i odbierają klucz do pokoju bez pomocy recepcji.

Oprócz zameldowań gości, Hotel Hospitz zoptymalizował dostęp do obiektu, integrując pastylki dostępu bezpośrednio z zamkiem głównego wejścia hotelu, umożliwiając gościom wejście do budynku za pomocą tego samego tokenu dostępu dołączonego do ich klucza do pokoju. Zarząd nadzoruje cały dostęp do kluczy zdalnie za pomocą aplikacji mobilnej Keycafe, umożliwiając im udzielanie dostępu, wydawanie kluczy lub rozwiązywanie problemów związanych z kluczami bezpośrednio z ich telefonów.

Wdrożenie Keycafe pozwoliło Hotelowi Hospitz przejść na wydajny, samoobsługowy model operacyjny poza sezonem, bez poświęcania satysfakcji gości. Przyjeżdżający goście szybko adaptują się do intuicyjnego ekranu dotykowego SmartBox, a nowoczesne rozwiązanie często tworzy pozytywne pierwsze wrażenie. Eliminacja ręcznego przekazywania kluczy wieczorami uwolniła kierownictwo hotelu od ciągłego stresu poza godzinami pracy, zapewniając pełny spokój ducha i zdalną kontrolę nad dostępem do obiektu.