Hotel Suffolk: Eliminowanie nocnych zmian i oszczędność 4000 funtów rocznie dzięki Keycafe

Hotel Suffolk to 12-pokojowy hotel butikowy znajdujący się w Wielkiej Brytanii, zatrudniający 15 pracowników. Jako mały hotel butikowy, prowadzenie recepcji 24/7 było finansowo nieopłacalne. Przed wdrożeniem Keycafe, zarząd napotykał znaczne trudności operacyjne z powodu późno przybywających gości, co wymagało od personelu lub właścicieli pozostawania na miejscu do późnych godzin nocnych lub odbierania pilnych telefonów po północy w celu ręcznego przekazania kluczy do pokoi. Aby rozwiązać te problemy z zameldowaniem, hotel początkowo rozważał zastąpienie fizycznych kluczy do pokoi cyfrowymi systemami zamków. Jednakże, zarząd stwierdził, że zamki cyfrowe wiązały się z dużym uzależnieniem operacyjnym od posiadania przez gości kompatybilnych smartfonów, utrzymywania naładowanej baterii oraz pomyślnego odbierania aktualizacji wiadomości. Hotel Suffolk potrzebował opłacalnego i niezawodnego rozwiązania, umożliwiającego zameldowanie gości 24/7, bez konieczności wymiany istniejących zamków w drzwiach lub dodawania nocnych zmian.

Hotel Suffolk wdrożył system SmartBox firmy Keycafe, aby w pełni zautomatyzować proces zameldowania gości i scentralizować zarządzanie kluczami fizycznymi. Goście automatycznie otrzymują unikalne kody dostępu oraz jasne instrukcje odbioru kluczy w dniu przyjazdu. Po dotarciu do obiektu goście wprowadzają swój kod do SmartBoxa, aby samodzielnie odebrać klucz do pokoju, co umożliwia płynne, całodobowe, samodzielne zameldowanie bez pomocy recepcji.

Aby zmaksymalizować swoją inwestycję, hotel rozszerzył swoją konfigurację za pomocą modułu rozszerzającego Keycafe, aby zarządzać 36 kluczami w ramach jednego systemu. SmartBox zabezpiecza teraz klucze do pokoi gościnnych obok zapasowych kluczy do obiektów i kluczy do pojazdów użytkowych. Wbudowane zasilanie bateryjne zapewnia nieprzerwaną pracę w przypadku przerw w dostawie prądu. Jeśli gość kiedykolwiek potrzebuje pomocy, kierownictwo może zdalnie otworzyć przegródki SmartBoxa ze swoich urządzeń mobilnych lub polegać na całodobowym zespole wsparcia Keycafe, aby natychmiast rozwiązać problemy z dostępem.

Wdrożenie Keycafe przekształciło codzienne operacje w The Suffolk Hotel, eliminując potrzebę nocnych zmian przy recepcji. Usunięcie ręcznego przekazywania kluczy przyniosło natychmiastowe oszczędności na płacach, począwszy od pierwszego rachunku za wynagrodzenia po instalacji. Kierownictwo zyskało pełen spokój ducha, wiedząc, że wszystkie klucze do pokoi, obiektów i pojazdów są bezpiecznie śledzone w centralnym systemie, zamiast być pozostawione na niezabezpieczonych haczykach.

Wykorzystując zwiększoną pojemność Keycafe, mieszczącą 36 kluczy, hotel stworzył skalowalną strukturę zarządzania kluczami. Firma może teraz otwierać nowe nieruchomości lub rozszerzać działalność bez dodatkowych kosztów infrastruktury systemu kluczy, zapewniając długoterminową wartość finansową i operacyjną.