Urbane International: Automatyzacja zarządzania kluczami do nieruchomości i odbudowa zaufania klientów dzięki Keycafe

Urbane International to butikowa agencja nieruchomości z siedzibą w Barcelonie w Hiszpanii, specjalizująca się w wyszukiwaniu, sprzedaży i zarządzaniu nieruchomościami mieszkalnymi dla zagranicznych nabywców. Działając od ponad dekady w tym samym biurze, firma rozwinęła się od obsługi niewielkiej liczby początkowych transakcji do zarządzania aktywnym portfelem obejmującym około 120 nieruchomości. W pierwszych latach działalności firmy kontrola nad kluczami odbywała się ręcznie za pomocą małej skrzynki, która mieściła zaledwie od trzech do pięciu kluczy. W miarę jak portfel rozrastał się, angażując dziesiątki stałych zewnętrznych podwykonawców, właścicieli nieruchomości i potencjalnych najemców, ta tradycyjna metoda stała się niewystarczająca.

Zarządzanie kluczami za pomocą niemonitorowanej skrzynki powodowało ciągłe utrudnienia w codziennej pracy. Pracownicy agencji tracili około 30 minut na osobę tygodniowo, dzwoniąc do personelu sprzątającego, elektryków i właścicieli nieruchomości w celu zlokalizowania zagubionych kluczy. Powtarzający się brak możliwości rozliczenia się z kluczy sprawiał, że agencja traciła zaufanie właścicieli nieruchomości, którzy powierzyli jej zapasowe komplety. Co więcej, zgubione klucze narażały firmę na bezpośrednie straty finansowe związane z koniecznością pokrycia kosztów awaryjnej wymiany zamków i dorabiania kluczy.

Aby wyeliminować błędy w śledzeniu i zapewnić pełną widoczność dostępu do nieruchomości, firma Urbane International zintegrowała system Keycafe bezpośrednio w swoim biurze w Barcelonie. Wszystkie klucze do nieruchomości zostały przeniesione do scentralizowanej platformy, co umożliwia kadrze zarządzającej monitorowanie w czasie rzeczywistym, kto obecnie posiada klucze, oraz przeglądanie historii dostępu w dowolnym momencie.

Codzienne przekazywanie kluczy odbywa się za pomocą spersonalizowanych cyfrowych uprawnień dostępu. Stali zewnętrzni dostawcy usług — w tym konserwatorzy, elektrycy i personel sprzątający — otrzymują osobiste kody PIN, które umożliwiają im pobranie wyłącznie przypisanych im kluczy do konkretnych nieruchomości. W przypadku jednorazowych wizyt lub podwykonawców zatrudnianych doraźnie administratorzy generują tymczasowe, jednorazowe kody, które pozwalają gościowi odebrać i zwrócić wyznaczony klucz bez dostępu do reszty portfela nieruchomości.

Wdrożenie Keycafe natychmiast rozwiązało problemy firmy Urbane International ze śledzeniem kluczy w portfelu obejmującym 120 nieruchomości, pozwalając zespołowi zaoszczędzić około dwóch godzin tygodniowo, które wcześniej marnowano na poszukiwania. System całkowicie wyeliminował powtarzające się straty finansowe związane z usługami ślusarskimi, wymianą zamków i dorabianiem kluczy. Wgląd w historię kluczy w czasie rzeczywistym wyeliminował wewnętrzny chaos i przywrócił spokój ducha całemu zespołowi administracyjnemu.

Oprócz usprawnienia wewnętrznych procesów operacyjnych, system stanowi również istotną przewagę konkurencyjną podczas prezentowania usług zarządzania nieruchomościami potencjalnym klientom. Odwiedzający biuro właściciele nieruchomości zwracają uwagę na system, traktując go jako dowód rygorystycznego i profesjonalnego nadzoru nad ich mieniem. Rezygnując z niemonitorowanej skrzynki na klucze na rzecz zautomatyzowanego systemu, agencja umocniła swoją reputację nowoczesnej i niezawodnej firmy butikowej.