Keycafe

Automatizar los check-in y check-out para hoteles boutique

Los hoteles boutique se esfuerzan por conseguir un boca a boca a la antigua usanza, del tipo que hace que sus clientes reserven inmediatamente una estancia. Aunque los mejores hoteles ofrecen todo tipo de servicios de hospitalidad, los detalles cuidadosamente seleccionados son la única garantía de una gran experiencia, que comienza en el momento en que el huésped entra por la puerta.

Dicen que la clave es la paciencia, pero la realidad es que nadie tiene paciencia cuando se trata de largas filas para hacer el check-in. Un estudio realizado por el Centro para la Investigación de la Hospitalidad de Cornell, basado en dos años de datos, demuestra que los huéspedes de los Estados Unidos tienen una tolerancia de espera de 5 minutos, y exceder ese límite se traduce en un 47% de reducción de la satisfacción del huésped.

Si tienes un hotel pequeño, céntrate en estas tres "claves": Calidad, Cantidad y Rapidez, y mejora la satisfacción de tus huéspedes ofreciendo un auto check-in cómodo y que ahorra tiempo.

Con su sistema automatizado de gestión de llaves inteligentes, Keycafe utiliza la tecnología para sortear el penosamente lento proceso de facturación. La recepción de huéspedes sin contacto no solo mejora la satisfacción de los huéspedes al ofrecer una experiencia rápida de llegada y salida 24/7, sino que también reduce los costes operativos al tiempo que aumenta la eficiencia y la transparencia.

Por qué necesitas una SmartBox de Keycafe

Hacer el check-in en cualquier momento

No es exagerado decir que todos apreciamos un proceso de entrada y salida sin complicaciones cuando viajamos. Y, sin embargo, al leer las críticas de hoteles de todo el mundo, descubrirás que tienen una queja común: los huéspedes pierden el tiempo cuando están cansados, en el vestíbulo, frente a un personal agobiado. La gestión de llaves es esencial para facilitar la recogida y entrega de llaves, sin necesidad de supervisión del personal.

Un sistema de gestión de llaves mantiene las llaves en una ubicación central y accesible para tus huéspedes, y te permite asignar permisos para que solo los usuarios autorizados puedan recoger las llaves. Todo se controla con una aplicación de software en la nube, que te proporciona el historial de acceso de cada llave y cada usuario en tiempo real, simplificando y automatizando la gestión de llaves.

El turismo lento es la nueva tendencia en hospitalidad, ¡pero definitivamente no se refiere a tener un proceso de check-in lento y desactualizado!

Configuración sencilla, entrega de llaves aún más sencilla

Trabajar un turno nocturno largo puede causar a los empleados estrés emocional, mental y físico, lo que a su vez provoca quejas relacionadas con el servicio y clientes insatisfechos. Con una ocupación casi completa, casi ningún hotel escapa a las quejas de la recepción. Agiliza la gestión de llaves no sólo para tus huéspedes, sino también para tus empleados con un dispositivo conectado a la nube.

El SmartBox de Keycafe, que no es mucho más grande que un marco de fotos, puede instalarse en cualquier tipo de pared, como en el vestíbulo de tu hotel, y comenzar a funcionar en un abrir y cerrar de ojos. Una vez que un huésped confirma su estancia, basta con crear una reserva en el sistema Keycafe, y automáticamente se crea un código de reserva que se envía al huésped, junto con instrucciones detalladas sobre cómo retirar y devolver las llaves.

Dependiendo del nivel de las necesidades de tu hotel, el sistema Keycafe también se puede integrar con la infraestructura de TI de la empresa y los flujos de trabajo a través de API.

Mejor control de las llaves

Llaves de habitaciones, llaves maestras, llaves de emergencia, llaves maestras del supervisor de planta e incluso del personal de limpieza. La lista es larga y, sin un sistema inteligente, su gestión puede resultar ineficaz, lenta y propensa a errores.

Además de a los huéspedes, puedes dar acceso a las llaves a tu personal, a los servicios de limpieza o incluso a personas de confianza, con simples códigos de acceso. Con el SmartBox de Keycafe, tendrás un control total sobre el inventario y el estado de tus llaves, sabiendo en tiempo real quién tiene cada llave que ha sido retirada. Tanto si tienes 5 como 500 llaves que controlar, la gestión remota y automatizada de llaves funciona igual: el sistema es modular y puede expandirse a cientos de llaves en instalaciones en un único lugar o en varios.

Ahorra tiempo y dinero

Si diriges un hotel, sabes que la hospitalidad es muy importante, ya que fomenta las opiniones positivas de los clientes. Pero la hospitalidad actual se presenta de forma muy diferente a la de hace 20 años. Conformada por las expectativas del cliente, la hospitalidad significa, entre otras cosas, atender a los huéspedes de una forma rápida y basada en la tecnología.

La gestión remota y automatizada de llaves elimina la necesidad de que el personal esté 24 horas al día facilitando o registrando los intercambios de llaves. Esto significa que tanto los huéspedes como los hoteleros pueden salir ganando. Mientras que los huéspedes se beneficiarán de la flexibilidad de llegar fuera de horario, tú puede liberar al turno de noche o incluso a la recepción por completo. Esto no significa que abandones totalmente el contacto con tus clientes, sino que puedes invertir tu tiempo en tus interacciones de una forma más inteligente.

Entérate de cómo el propietario de un hostel logró reducir las horas que pasaba trabajando en el lugar de 16 por día a tan solo 20 minutos, automatizando el proceso de check-in y permitiendo que sus huéspedes accedan a las llaves de sus habitaciones cuando les plazca.

Fiabilidad a nivel tecnológico

En pocas palabras: como propietario de un hotel, tienes pleno control sobre quién tiene acceso a qué llaves y en qué momentos. Cada recogida y entrega de llaves se supervisa en tiempo real y se guarda en registros descargables. Además, los filtros de búsqueda de llaves te permiten ver el estado de varias llaves a la vez y ver todas las llaves retiradas por un miembro concreto del personal. Si una llave no está donde se supone que debe estar, esta función puede ahorrar tiempo y permitir una resolución más rápida.

¡Pruébanos!

Si todo esto te suena muy bien, ¡pruébalo! Programa una demostración o recibe una cotización al instante para conocer más sobre cómo podemos ayudar a tu empresa. Si estás listo para la gestión inteligente de llaves, nuestro equipo de asistencia disponible 24/7 trabajará contigo para configurar tu solución y asegurar que sea un éxito. Si Keycafe no es la solución adecuada para tu negocio, ¡puedes devolverlo y obtener un reembolso completo por hasta 45 días!

Preguntas frecuentes

What are the specific security measures in place to ensure guest safety with the automated key management system?

The security of automated key management systems like Keycafe typically involves several layers to ensure guest safety. These systems often use encrypted communications between the key boxes and the cloud-based management software to prevent unauthorized access. Additionally, access logs are maintained in real time, providing hotel managers with immediate information on who has accessed keys and when, which aids in security monitoring and quick resolution of any discrepancies. Although specific details can vary, these systems generally incorporate robust cybersecurity measures to protect against hacking and other security breaches.

How does the automated system integrate with other hotel management systems or platforms?

Automated key management systems are designed to integrate seamlessly with existing hotel management systems through APIs (Application Programming Interfaces). This integration allows for real-time updates and communications between the key management system and the hotel's reservation and management software, ensuring that key access is aligned with booking statuses and guest verifications. For hotels, this means the system can automatically enable or disable access to keys based on the guests' check-in and check-out times as registered in the hotel management system, enhancing both efficiency and guest experience.

What is the impact of this system on employment within the hotel?

Implementing an automated key management system can change the dynamics of employment within a hotel. While it may reduce the need for staff to be physically present at all hours for tasks like key handover, it doesn't necessarily mean reducing the number of staff. Instead, it can shift staff responsibilities towards more guest-oriented services and improving the overall guest experience. By automating routine tasks, staff can focus on areas that add more value to guest interactions and hotel operations, potentially leading to higher job satisfaction and reduced turnover. This strategic shift in roles can also open up opportunities for training and utilizing staff in more specialized roles that contribute to a better quality of service.

¿Estás listo para gestionar tus llaves de forma inteligente?

Configura y adquiere la instalación para llave inteligente en minutos. Nuestro equipo de atención al cliente las 24 horas trabajará contigo para configurar tu solución y garantizar que sea un éxito. Si Keycafe no es adecuado para tu empresa, ¡puedes devolverlo dentro de los 45 días y obtener un reembolso total!

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