Desafío

Durante años, Al Packer Ford dependió de un sistema manual de control de llaves: sobres de manila con números de inventario guardados en cajones archivadores en el escritorio del operador. Los vendedores tenían que registrar la entrada y salida de las llaves, a menudo olvidando devolverlas o entregándolas a otros sin registrar el intercambio.

Este método obsoleto provocaba retrasos frecuentes en las pruebas de conducción y los servicios, ya que las llaves se extraviaban o perdían constantemente. El equipo dedicaba habitualmente horas cada semana a buscarlas, lo que generaba frustración tanto en el personal como en los clientes.

Dificultades

• Llaves perdidas y tiempo perdido: El personal pasó horas buscando llaves extraviadas, interrumpiendo las pruebas de manejo y las entregas a los clientes.
• Falta de rendición de cuentas: Sin un sistema de seguimiento, nadie sabía quién tenía una llave ni cuándo se la habían quitado.
• Frustración del cliente: Las demoras durante las ventas y el servicio provocaron malas experiencias y transacciones más lentas.
• Altos costos de reemplazo: El concesionario gastó hasta $9,000 anuales en llaveros de reemplazo, que a menudo costaban entre $400 y $500 cada uno.

Solución

Tras evaluar varios sistemas de llaves, Al Packer Ford eligió Keycafe por su elegante diseño para montaje en pared, su software intuitivo y sus capacidades de seguimiento en tiempo real. Las opciones de la competencia eran voluminosas, requerían espacio en el suelo y carecían de una aplicación intuitiva.

En Al Packer Ford, cada llave de vehículo ahora está identificada con un llavero Keycafe y se guarda en la Keycafe SmartBox, a la que solo tiene acceso el personal autorizado mediante PIN únicos o tarjetas NFC. Los gerentes supervisan todos los movimientos de llaves a través del panel de control de Keycafe y obtienen información instantánea sobre quién retiró o devolvió cada llave.

El proceso es impecable:

• Los vehículos que llegan del departamento de Preparación son etiquetados y registrados.
• El personal puede localizar las llaves al instante utilizando la aplicación Keycafe o la pantalla SmartBox.
• Cada transacción queda registrada con la hora, el usuario y la ubicación.

Implementación

• Seguimiento centralizado de claves: Cada clave se registra, almacena y rastrea digitalmente en tiempo real.
• Acceso basado en roles: Los empleados solo acceden a las claves relevantes para su departamento (Ventas, Servicio o Preparación).
• Notificaciones inteligentes: Los gerentes reciben alertas instantáneas para pagos y devoluciones tardías.
• Panel de control en la nube: Permite una visibilidad completa en todos los departamentos y ubicaciones.
• Diseño que ahorra espacio: Las unidades SmartBox montadas en la pared ahorran espacio en el piso en áreas de concesionarios de alto tráfico.

Resultado

Desde la implementación de Keycafe, las pérdidas de llaves se han reducido en más del 95%, lo que ha permitido al concesionario ahorrar miles de dólares en costos de reemplazo y eliminar las demoras causadas por llaves extraviadas. El sistema SmartBox aportó estructura y responsabilidad a la gestión de llaves, brindando al equipo visibilidad y control totales sobre las operaciones diarias.

Ahora, el personal registra la entrada y salida de llaves en segundos, realiza un seguimiento instantáneo de su uso y mantiene todas las pruebas de manejo programadas. Los gerentes pueden ver quién tiene qué llave en cualquier momento, lo que mejora la comunicación y reduce el tiempo de inactividad. Gracias a un control de inventario más sólido, una coordinación más rápida y un seguimiento transparente, Al Packer Ford ha pasado del caos en la gestión de llaves al control total, operando con mayor fluidez y eficiencia que nunca.

El resultado

• Eliminación de llaves perdidas: Reducción de cientos por año a solo unas pocas.
• Responsabilidad total: Los registros digitales muestran quién tomó cada llave y cuándo.
• Operaciones más rápidas: Los representantes de ventas pueden localizar las llaves al instante y centrarse en los clientes.
• Ahorro de costes: Miles ahorrados anualmente en costes de sustitución de llaves.
• Mejor aprovechamiento del espacio: Las unidades montadas en la pared ahorran valioso espacio en el concesionario.