Desafío
Durante años, Al Packer Ford dependió de un sistema manual de control de llaves: sobres de manila con números de inventario guardados en cajones archivadores en el escritorio del operador. Los vendedores tenían que registrar la entrada y salida de las llaves, a menudo olvidando devolverlas o entregándolas a otros sin registrar el intercambio.
Este método obsoleto provocaba retrasos frecuentes en las pruebas de conducción y los servicios, ya que las llaves se extraviaban o perdían constantemente. El equipo dedicaba habitualmente horas cada semana a buscarlas, lo que generaba frustración tanto en el personal como en los clientes.
Dificultades
- Llaves perdidas y tiempo perdido: El personal pasó horas buscando llaves extraviadas, interrumpiendo las pruebas de manejo y las entregas a los clientes.
- Falta de rendición de cuentas: Sin un sistema de seguimiento, nadie sabía quién tenía una llave ni cuándo se la habían quitado.
- Frustración del cliente: Las demoras durante las ventas y el servicio provocaron malas experiencias y transacciones más lentas.
- Altos costos de reemplazo: El concesionario gastó hasta $9,000 anuales en llaveros de reemplazo, que a menudo costaban entre $400 y $500 cada uno.
Solución
Tras evaluar varios sistemas de llaves, Al Packer Ford eligió Keycafe por su elegante diseño para montaje en pared, su software intuitivo y sus capacidades de seguimiento en tiempo real. Las opciones de la competencia eran voluminosas, requerían espacio en el suelo y carecían de una aplicación intuitiva.
En Al Packer Ford, cada llave de vehículo ahora está identificada con un llavero Keycafe y se guarda en la Keycafe SmartBox, a la que solo tiene acceso el personal autorizado mediante PIN únicos o tarjetas NFC. Los gerentes supervisan todos los movimientos de llaves a través del panel de control de Keycafe y obtienen información instantánea sobre quién retiró o devolvió cada llave.
El proceso es impecable:
- Los vehículos que llegan del departamento de Preparación son etiquetados y registrados.
- El personal puede localizar las llaves al instante utilizando la aplicación Keycafe o la pantalla SmartBox.
- Cada transacción queda registrada con la hora, el usuario y la ubicación.
Implementación
- Seguimiento centralizado de claves: Cada clave se registra, almacena y rastrea digitalmente en tiempo real.
- Acceso basado en roles: Los empleados solo acceden a las claves relevantes para su departamento (Ventas, Servicio o Preparación).
- Notificaciones inteligentes: Los gerentes reciben alertas instantáneas para pagos y devoluciones tardías.
- Panel de control en la nube: Permite una visibilidad completa en todos los departamentos y ubicaciones.
- Diseño que ahorra espacio: Las unidades SmartBox montadas en la pared ahorran espacio en el piso en áreas de concesionarios de alto tráfico.
“La mejor decisión que hemos tomado en cuanto a seguimiento y organización de llaves.”
Resultado
Desde la implementación de Keycafe, las pérdidas de llaves se han reducido en más del 95%, lo que ha permitido al concesionario ahorrar miles de dólares en costos de reemplazo y eliminar las demoras causadas por llaves extraviadas. El sistema SmartBox aportó estructura y responsabilidad a la gestión de llaves, brindando al equipo visibilidad y control totales sobre las operaciones diarias.
Ahora, el personal registra la entrada y salida de llaves en segundos, realiza un seguimiento instantáneo de su uso y mantiene todas las pruebas de manejo programadas. Los gerentes pueden ver quién tiene qué llave en cualquier momento, lo que mejora la comunicación y reduce el tiempo de inactividad. Gracias a un control de inventario más sólido, una coordinación más rápida y un seguimiento transparente, Al Packer Ford ha pasado del caos en la gestión de llaves al control total, operando con mayor fluidez y eficiencia que nunca.
El resultado
- Eliminación de llaves perdidas: Reducción de cientos por año a solo unas pocas.
- Responsabilidad total: Los registros digitales muestran quién tomó cada llave y cuándo.
- Operaciones más rápidas: Los representantes de ventas pueden localizar las llaves al instante y centrarse en los clientes.
- Ahorro de costes: Miles ahorrados anualmente en costes de sustitución de llaves.
- Mejor aprovechamiento del espacio: Las unidades montadas en la pared ahorran valioso espacio en el concesionario.
