Desafío

En el concesionario de vehículos de lujo italianos de Nicole Competizione en Yokohama, las llaves de los vehículos en venta y de los que estaban en mantenimiento se guardaban desde hacía tiempo en una caja de llaves con cerradura. Sin embargo, esta caja utilizaba un sistema de gancho tradicional, incompatible con los mandos a distancia inteligentes más recientes, que carecían de orificios para llaveros, lo que dificultaba cada vez más las tareas cotidianas.

Además, los registros de acceso a las claves se gestionaban manualmente, lo que suponía un riesgo para la seguridad. El equipo directivo reconoció la necesidad de adoptar una solución de gestión de claves más avanzada y segura para garantizar la eficiencia operativa y unos estándares de seguridad más altos.

Dificultades

• Almacenamiento de llaves incompatible: La caja de llaves tipo gancho existente no admite llaveros modernos, lo que hace imposible almacenarlos de forma segura.
• Recuperación de llaves que consume mucho tiempo: El personal tenía que dedicar tiempo a localizar el gancho correcto para cada llave del vehículo, lo que generaba ineficiencias y pérdida de tiempo.
• Preocupaciones de seguridad: Todas las claves eran visibles y los registros de acceso se administraban manualmente, lo que generaba importantes problemas de seguridad y responsabilidad.

Solución

Para preparar la apertura de su nuevo concesionario y centro de servicio de vehículos usados —el más grande de su tipo en Japón— el equipo directivo comenzó la búsqueda de un nuevo sistema de gestión de llaves.

“Nuestros criterios de selección eran claros: el sistema debía admitir registros de acceso detallados y ser una solución tipo casillero compatible con las llaves inteligentes de vehículos de lujo italianos. La mayoría de las soluciones tipo casillero son muy caras y, en realidad, Keycafe era la única opción viable. Keycafe cumplió con todos nuestros requisitos a un precio razonable, y la cubierta exterior opcional reforzó aún más nuestras medidas de seguridad”, explica Akinori Sasaki, responsable de la implementación.

Para el personal responsable del traslado de vehículos, los permisos de acceso se establecen por ubicación y grupo de llaves, y a cada uno se le asigna una credencial. Con solo escanear la credencial en la SmartBox, sin necesidad de introducir ningún código, el personal selecciona y recupera al instante las llaves autorizadas de la lista. Esto agiliza el proceso de recuperación de llaves, reduce errores y ahorra mucho tiempo.

Cuando se producen cambios de personal, los administradores pueden revocar instantáneamente los derechos de acceso desde el panel de Keycafe, lo que garantiza un alto nivel de seguridad en todo momento.

Implementación de Nicole Competizione

• Administración de claves agrupadas: Dado que el personal a menudo necesita mover varios vehículos a la vez, los miembros del personal registrados tienen acceso a grupos de claves, lo que permite una asignación de permisos eficiente.
• Autenticación de credencial de usuario: El personal simplemente escanea su credencial de usuario para recuperar claves autorizadas, lo que elimina la necesidad de ingresar códigos manualmente.
• Control de acceso flexible: La gerencia puede controlar remotamente el acceso a las llaves a través del panel de control de Keycafe. Además, el personal in situ puede obtener permisos de gestión a nivel de ubicación, lo que les permite operar y gestionar directamente la SmartBox según sea necesario.

Resultado

Antes de instalar las SmartBoxes de Keycafe, el personal dedicaba mucho tiempo y esfuerzo a buscar la llave correcta entre la gran cantidad de llaves de vehículos almacenadas. Con Keycafe, ahora pueden simplemente tocar el nombre de la llave deseada en la pantalla táctil de la SmartBox y obtener la llave correcta al instante, sin confusiones. Los administradores reciben una notificación inmediata a través del panel de administración sobre quién ha obtenido una llave. En general, la eficiencia operativa ha mejorado drásticamente.

Como concesionario que gestiona vehículos de lujo, es fundamental que nunca se pierdan las llaves. Con la implementación de Keycafe, Nicole Competizione pudo reforzar aún más su seguridad y garantizar una tranquilidad total.

El resultado

• Eficiencia operativa mejorada: Al identificar claramente dónde están las llaves en cualquier momento y eliminar el tiempo perdido buscándolas, se han logrado operaciones diarias más fluidas.
• Responsabilidad del personal: Los registros en tiempo real muestran exactamente quién tomó qué llave del vehículo y cuándo la devolvió, lo que aclara la responsabilidad del usuario.
• Seguridad reforzada: Cada llave se almacena en un compartimento individual y solo el personal autorizado con permisos de usuario designados puede acceder a ellas, lo que garantiza que existan medidas de seguridad sólidas.