Desafío

Antes de Keycafe, Price is Right Rental dependía de cajas de seguridad tradicionales e intercambios de llaves en persona para el acceso a los vehículos de los clientes. La gestión de códigos requería una hoja de cálculo y una programación manual semanal. En tres ubicaciones, el director de operaciones, Joel Price, dedicaba horas al mes a actualizar varias cajas manualmente porque no existía la opción de gestión remota.

Los clientes solían acudir a las antiguas cajas de seguridad para devolver una llave, solo para descubrir que los códigos ya no funcionaban, lo que provocaba retrasos y frustración. El equipo también lidiaba con fallos ocasionales de las cajas de seguridad que interrumpían las operaciones. Esto no solo afectaba la satisfacción del cliente, sino que también exigía más horas de trabajo del personal y creaba pasos adicionales durante las horas punta.

El proceso manual también dificultó el seguimiento de las llaves disponibles, lo que agregó incertidumbre durante las horas pico de alquiler y ralentizó la rotación de vehículos.

Dificultades

• Tiempo perdido: Programación manual de códigos para varias cajas de seguridad cada mes.
• Proceso complicado: Sin acceso remoto, seguimiento constante de a qué semana pertenecía cada código.
• Confusión de los huéspedes: Los clientes que regresaban a menudo acudían a cajas de seguridad obsoletas con códigos incorrectos.
• Interrupciones operativas: Las cajas de seguridad fallaban ocasionalmente, lo que creaba problemas de último momento.

Solución

Price is Right Rental eligió Keycafe por sus funciones de gestión remota y el práctico diseño de la caja inteligente. El sistema ofrece una forma sencilla de recoger y devolver las llaves de los vehículos de alquiler sin esperar al personal. Cada reserva de vehículo genera un código único que se envía a los clientes, quienes lo introducen en la SmartBox para acceder o devolver la llave de su vehículo.

El recinto exterior ofrece resistencia a la intemperie, lo que permite a los clientes acceder a la unidad Keycafe en cualquier momento. Esto facilita los alquileres fuera del horario laboral y mantiene el trabajo en marcha incluso cuando el equipo está fuera de las instalaciones o trabajando en otras ubicaciones. El personal recibe actualizaciones cuando se devuelve una llave, con confirmación por video disponible si es necesario. "Nos sentimos muy bien con Keycafe sabiendo que podemos atender a cualquiera", afirmó el director de operaciones, Joel Price, lo que refleja la confianza del equipo en el nuevo proceso.

Implementación de Price is Right Rental

• Seguimiento centralizado: Cada nueva llave de vehículo se agrega al panel de Keycafe para que la actividad de la llave permanezca en un solo lugar.
• Acceso exterior: La unidad se encuentra en un recinto protegido del clima, lo que brinda a los huéspedes acceso seguro en cualquier momento.
• Alertas de devolución: El personal recibe notificaciones cuando se entregan las llaves, lo que les ayuda a estar al tanto de los vehículos que llegan.
• Grabaciones de video: La grabación de video incorporada muestra quién devolvió cada llave, lo que agrega claridad cuando surgen preguntas.

Resultado

Keycafe ha eliminado el trabajo manual que implicaba la gestión de códigos de cajas de seguridad, lo que permite al equipo concentrarse en la preparación de los vehículos y la atención al cliente. El personal ya no tiene que lidiar con la programación mensual, los fallos de las cajas de seguridad ni las confusiones con los horarios semanales de los códigos.

El cambio también ha mejorado la experiencia de los clientes en el proceso de alquiler, ya que la recogida y la devolución del vehículo se realizan sin interrupciones, y la configuración ha aumentado la confianza en las operaciones de la empresa. Joel consideró que Keycafe representaba una importante ventaja competitiva, señalando: «En comparación con otras empresas de alquiler de coches, nos diferenciamos solo por nuestro Keycafe».

El resultado

• Ganancias operativas: El flujo de trabajo mejoró en los primeros dos meses, con una reducción del 80 % en el tiempo dedicado a la entrega de claves a los huéspedes.
• Sistema confiable: No se reportaron problemas con Keycafe SmartBoxes, en comparación con dos problemas con cajas de seguridad por mes antes.
• Mejor experiencia del cliente: Los clientes encuentran el proceso rápido y moderno, y a menudo reaccionan con sorpresa ante lo simple que es.
• Apariencia más fuerte: La configuración de Keycafe presenta un proceso más pulido y organizado que los métodos anteriores.
• Planes futuros: La empresa planea expandir Keycafe a todas las ubicaciones a medida que crezca.