Desafío

La gestión de llaves en complejos de viviendas multifamiliares supone un importante reto logístico para Eiffage Construction. En proyectos de hasta 80 viviendas, el sistema anterior de la empresa se basaba en una gran tabla de contrachapado con tornillos para colgar las llaves. Los subcontratistas debían recoger las llaves en persona en la oficina de obra, firmarlas manualmente y devolverlas para una nueva firma.

Este proceso consumía un tiempo valioso para los administradores de obra, quienes debían estar presentes físicamente en cada entrega de llaves. Además, generaba riesgos de seguridad: sin un seguimiento adecuado, las llaves podían extraviarse y, en caso de pérdida, era necesario reemplazar los costosos cilindros de las cerraduras. Además, dejar las unidades sin llave durante la construcción aumentaba el riesgo de robo, vandalismo y daños a las instalaciones instaladas.

La falta de un sistema funcional supuso retrasos en el trabajo de los subcontratistas, frustración para el personal y costes innecesarios para Eiffage Construction.

Dificultades

• Seguimiento manual de llaves: Un engorroso proceso de registro de entrada y salida requería que los administradores del sitio dedicaran una cantidad desproporcionada de tiempo al manejo de llaves en lugar de concentrarse en la coordinación del proyecto.
• Falta de responsabilidad y seguridad: Sin un sistema automatizado de gestión de llaves, existía el riesgo de pérdida de llaves, robo de materias primas como cobre y paneles eléctricos y vandalismo en las unidades de vivienda.
• Pérdida de productividad: Los subcontratistas a menudo tenían que esperar las llaves, lo que ralentizaba el progreso en fases críticas de la construcción.

Solución

Eiffage Construction investigó varios proveedores de gestión de llaves y finalmente eligió Keycafe por su rentabilidad, facilidad de uso y capacidad para satisfacer todas las necesidades operativas dentro del presupuesto. Se instaló una SmartBox en la oficina de la obra, que permitía a los subcontratistas y al personal acceder a las llaves por su cuenta mediante credenciales personales con tecnología NFC.

Cuando un subcontratista llega a la obra, simplemente escanea su credencial, selecciona la llave de una unidad específica y la recupera sin la intervención del gerente. Esta autonomía le permite proceder de inmediato a sus tareas. Las llaves se devuelven de la misma manera después de su uso, lo que evita pérdidas y garantiza la rendición de cuentas. El software de control de llaves Keycafe registra automáticamente quién toma y devuelve cada llave, lo que garantiza un registro de auditoría completo y transparente.

Implementación de Eiffage Construction

• Acceso automatizado a llaves: Los subcontratistas usan su credencial de usuario para acceder al gabinete de llaves electrónico Keycafe ubicado en la oficina en el lugar, lo que les da la autonomía para recuperar las llaves de sus unidades asignadas.
• Almacenamiento seguro de llaves: El sistema Keycafe proporciona una ubicación segura para todas las llaves, lo que reduce el riesgo de pérdida y evita el acceso no autorizado a las unidades de almacenamiento y los materiales del lugar de trabajo.
• Seguimiento y responsabilidad: El sistema rastrea qué subcontratistas toman y devuelven cada una de las 93 llaves, lo que proporciona una visión clara de la actividad del personal y garantiza la responsabilidad de todas las partes.

Resultado

Desde que adoptaron Keycafe, los jefes de obra de Eiffage Construction han recuperado horas de tiempo productivo cada semana. Los subcontratistas ahora trabajan de forma independiente sin esperar a que un supervisor les entregue las llaves, lo que reduce el tiempo de inactividad y mejora la eficiencia general del flujo de trabajo.

La seguridad de las instalaciones también ha mejorado significativamente. El sistema ha reducido el número de llaves perdidas y robos, lo que ha evitado que la empresa tenga que realizar costosas sustituciones y reparaciones. Los daños a las obras terminadas han disminuido porque los subcontratistas son conscientes de que serán responsables de las condiciones durante sus periodos de acceso.

La capacidad de reutilizar las mismas SmartBoxes en múltiples proyectos de gran escala ha hecho que el sistema sea rentable, con gastos amortizados en tres sitios de construcción en los últimos dos años.

El resultado

• Ahorro de tiempo significativo: Los administradores de sitio dedican mucho menos tiempo a administrar las llaves, lo que les permite centrarse en la coordinación principal del proyecto y los subcontratistas ya no necesitan esperar.
• Seguridad mejorada: El robo, el vandalismo y los daños accidentales han disminuido gracias a las unidades bloqueadas, el seguimiento de acceso y la responsabilidad de los subcontratistas.
• Eficiencia de costos a largo plazo: Se ha utilizado una SmartBox para tres proyectos importantes, distribuyendo beneficios de gestión clave en múltiples sitios de construcción.