Desafío

Desde la puesta en escena de tiendas emergentes hasta el suministro de almacenamiento, desde la construcción de exhibiciones hasta la creación de pancartas personalizadas, E-Demonstrations se enorgullece de su capacidad para responder a cualquier demanda relacionada con eventos, sin importar si es de última hora. Ubicada en Amberes, Bélgica, E-Demonstrations ofrece casi todo lo que una organización podría desear al organizar un evento, desde escenarios hasta comida y aplicaciones personalizadas para eventos.

Los automóviles y camiones juegan un papel muy importante en los servicios de la compañía, que incluyen vehículos para eventos regulares, vehículos de "marca blanca" que pueden tener una marca personalizada, remolques y más. En total, la empresa cuenta con una flota de más de 90 vehículos. Además, la ciudad de Amberes contrató recientemente a la empresa para construir viviendas de emergencia para refugiados ucranianos.

El gerente general, Yo Engelen, describe: “Tener que llamar a diez o más colegas para averiguar quién tiene las llaves de un vehículo específico, perder las llaves, no tener una idea clara de quién tomó qué llaves y cuándo…” cuando las llaves se extraviaron.

Claramente, se necesitaba una solución.

Solución

Las demostraciones electrónicas invirtieron en el sistema Keycafe SmartBox. “No consideramos ninguna otra opción”, dice Engelen. “Nos gustó la facilidad de uso [de Keycafe] y la rápida respuesta a nuestras preguntas”.

La empresa implementó un flujo de trabajo personalizado que les funciona perfectamente: “Nuestro administrador crea un perfil de usuario para cada miembro del personal y también realiza la gestión diaria de las llaves. Si se asigna un nuevo vehículo a nuestra flota, también etiquetará las llaves y las agregará al sistema Keycafe”.

Cada miembro del personal utiliza la aplicación móvil Keycafe para acceder a las claves para las que se les ha otorgado permiso. Cada vez que recogen o dejan una llave, se registra su ID, así como la hora y la ubicación del acceso a la llave, lo que proporciona a la administración un rastro de acceso a la llave en caso de que se pierda una llave. El administrador puede administrar los permisos del personal en cualquier momento y desde cualquier lugar utilizando la aplicación Keycafe.

Resultado

La claridad sobre los permisos de acceso y la capacidad de rastrear quién ha usado qué teclas ha ahorrado a E-Demonstrations mucho tiempo y frustración. “Anteriormente, teníamos que contactar a varios empleados para averiguar quién no había devuelto una llave”, dice Engelen. “Ahora, cuando no se ha devuelto una llave, podemos averiguar fácilmente quién la tomó prestada por última vez”.

Engelen también elogia la simplicidad del sistema y agrega que menos llaves perdidas significan que la compañía está ahorrando dinero, ya que ya no necesita tener nuevas llaves. Con las claves organizadas y contabilizadas, a E-Demonstrations le resulta más fácil responder a las necesidades de sus clientes.