Desafío

Kashiwabara Corporation opera un centro de capacitación interno en Yamaguchi, donde los aprendices realizan trabajos de reparación en maquetas a escala real de edificios. El centro de capacitación funciona sin personal en el lugar, y la responsabilidad del acceso a las puertas (tanto bloquear como desbloquear) recae completamente en sus usuarios.

Antes de usar Keycafe, cada sala contaba con un sistema de acceso basado en códigos QR, pero este presentaba frecuentes problemas técnicos. Los códigos no se escaneaban correctamente, las puertas no se desbloqueaban y los mecanismos de cierre electrónico no eran fiables. Dado que todos los puntos de acceso de las instalaciones dependían de este sistema inestable, los usuarios a veces salían sin cerrar las puertas correctamente, lo que generaba importantes riesgos de seguridad. Era evidente la necesidad de una solución más fiable y fácil de usar.

Dificultades

• Sistema de acceso poco confiable: Las fallas frecuentes del sistema basado en código QR impedían que los usuarios desbloquearan o bloquearan las puertas de manera confiable.
• Frustración del usuario: Como instalación autogestionada, cada problema de acceso generaba frustración en los usuarios, sin una solución inmediata.
• Mayor carga administrativa: La intervención que consume mucho tiempo de los administradores remotos redujo la eficiencia operativa general.
• Riesgos de seguridad: La imposibilidad de bloquear correctamente las puertas debido a errores del sistema resultó en instalaciones inseguras después de su uso.

Solución

Para abordar los problemas de acceso, el equipo directivo de Kashiwabara comenzó a evaluar soluciones alternativas con dos criterios clave: permitir la entrega de llaves sin supervisión y la gestión remota de las instalaciones. Si bien inicialmente se consideraron las cerraduras inteligentes, finalmente se descartaron debido a la necesidad de reemplazar todas las puertas existentes, lo cual no era viable en términos de costo y plazo.

Keycafe fue seleccionado como la solución óptima gracias a su simplicidad y rapidez de implementación. Desde la formalización del pedido hasta la instalación y puesta en marcha, todo el proceso se completó en un plazo breve, lo que lo convierte en una opción eficiente y práctica para las necesidades específicas de la instalación.

Implementación de Kashiwabara Corporation

• Códigos de acceso de usuario: El personal recibe un código de acceso por adelantado para recuperar las llaves, lo que permite la entrega de llaves fuera del horario comercial.
• Gestión en tiempo real: Cuando el personal tiene consultas, los administradores pueden verificar de forma remota los registros de acceso en tiempo real, con la opción de revisar el historial a través de la aplicación móvil para mayor tranquilidad.
• Control remoto de SmartBox: La capacidad de operar la SmartBox de forma remota proporciona una ventaja clave en la gestión de una instalación no tripulada.

Resultado

La mayor ventaja de implementar Keycafe fue eliminar el problema de que las puertas no se pudieran cerrar ni abrir dentro de las instalaciones. En el improbable caso de que las puertas se quedaran abiertas, ahora es fácil consultar el historial de uso y el estado de las llaves desde el panel de administración.

Tras la implementación, Rin Odawara compartió sus comentarios: «Estamos seguros de que elegir Keycafe fue la decisión correcta. Los usuarios pueden operar el sistema intuitivamente, y los administradores lo encuentran eficiente para gestionarlo remotamente con notificaciones en tiempo real y verificación de registros, tanto a través de la aplicación de escritorio como de la móvil».

El resultado

• No más puertas desbloqueadas: Los usuarios pueden tomar llaves físicas de la SmartBox para desbloquear y bloquear puertas, resolviendo el problema principal de puertas que no se abren o cierran correctamente.
• Tiempo ahorrado: Tanto los usuarios como la administración se liberan del estrés innecesario y de la resolución de problemas que requiere mucho tiempo.
• Seguridad mejorada: Con el panel de administración de Keycafe, el equipo puede rastrear quién usó qué clave y cuándo, lo que garantiza una seguridad de máximo nivel para el centro de capacitación.