Desafío

Shelter Garage, ubicado en Madrid, se especializa en el cuidado y custodia de coches clásicos y deportivos. Inicialmente, su negocio comenzó como un taller para el almacenamiento de vehículos, y se ha expandido para ofrecer servicios que incluyen detallado, restauraciones, rotulación de vehículos, pulido, compraventa y preparaciones especiales. Con cuatro sucursales y una demanda creciente, su importante proceso de entrega se estaba convirtiendo en un cuello de botella.

Antes de implementar Keycafe, el equipo de Shelter dependía de métodos manuales e improvisados para gestionar las llaves de los vehículos. Las llaves se ocultaban o se intercambiaban en persona, lo que consumía tiempo y presentaba el riesgo de extravío o falta de comunicación. La empresa necesitaba una solución que les permitiera escalar, mejorar la seguridad y eliminar las ineficiencias asociadas con el intercambio físico de llaves.

Dificultades

• Falta de visibilidad: No hay forma de rastrear cuándo o quién accedió a las claves.
• Consumo de tiempo: La coordinación manual retrasó el acceso de vehículos para clientes y personal.
• Preocupaciones de seguridad: Ocultar o intercambiar claves de manera informal generaba riesgos e incertidumbre.
• Retrasos en el servicio al cliente: El personal tenía que esperar a los clientes o viceversa, lo que generaba fricción y pérdida de tiempo.

Solución

Para resolver estos desafíos, Shelter Garage implementó el sistema SmartBox de Keycafe en todas sus instalaciones. La plataforma digital de gestión de llaves ofreció un control centralizado, permitiendo al equipo asignar, rastrear y gestionar las entregas de llaves tanto para el personal como para los clientes.

El proceso de incorporación fue sencillo: los clientes crean una cuenta en Keycafe, reciben una guía del sistema y pueden acceder a las llaves de sus vehículos en cualquier momento. Internamente, el personal de Shelter Garage utiliza Keycafe como centro logístico de llaves. Cada empleado sabe dónde recoger o devolver las llaves sin necesidad de contactar a otro miembro del equipo. El proceso claro reduce las interrupciones y facilita la realización eficiente de las operaciones diarias.

Implementación de Shelter Garage

• Fácil adopción por parte del cliente: Los nuevos clientes reciben una guía a través de la configuración una vez y se sienten cómodos de inmediato al utilizar el sistema por su cuenta.
• Acceso de autoservicio: Los clientes pueden dejar y recoger llaves sin necesidad de coordinación en persona.
• Centro de llaves centralizado: Los empleados utilizan el sistema SmartBox para acceder de forma segura a las llaves de los vehículos para los servicios.
• Permisos controlados: A los clientes se les concede acceso solo a sus vehículos, mientras que el personal tiene acceso más flexible según su función.

Resultado

Keycafe se convirtió rápidamente en una herramienta esencial para las operaciones diarias de Shelter Garage. Al automatizar y digitalizar la entrega de llaves, el equipo eliminó las ineficiencias de su sistema manual y obtuvo control total sobre cada interacción con las llaves de clientes o empleados. Según Guillermo Encina, director de operaciones de Shelter Garage, han logrado una reducción del 85 % en los costos operativos asociados con la gestión de llaves.

El nuevo sistema le dio a Shelter Garage la confianza para ampliar sus servicios sin aumentar la carga administrativa. Tanto los clientes como el personal adoptaron la tecnología fácilmente, y el sistema en sí mismo se convirtió en un atractivo comercial. Iván Fiestas señaló que los clientes apreciaron la practicidad del sistema y que se convirtió en una clara razón por la que eligen nuestro taller.

El equipo ha continuado expandiéndose con Keycafe como socio, implementando los últimos modelos de SmartBox y adaptando la tecnología en diferentes ubicaciones.

El resultado

• Control operativo: Visibilidad total sobre quién accedió a las claves y cuándo, lo que ayuda a resolver problemas rápidamente y evitar extravíos.
• Escalabilidad: El equipo ahora puede atender a más clientes sin coordinación adicional ni tareas manuales que consumen mucho tiempo.
• Experiencia del cliente mejorada: Los clientes disfrutan de la independencia y la comodidad del acceso de autoservicio.
• Autonomía del personal: Los empleados ya no dependen unos de otros para localizar o acceder a las claves, lo que aumenta la eficiencia del flujo de trabajo.
• Diferenciación de marca: Keycafe ahora es parte de la propuesta de valor al incorporar nuevos clientes.