Desafío

Ante el alto costo de reemplazo de las llaves electrónicas modernas para vehículos y equipos, Signarama en Lawrenceburg, Indiana, supo que algo tenía que cambiar. Sus procesos existentes para gestionar la logística de llaves para camiones, remolques y equipos presentaban un importante dolor de cabeza operativo. El gerente general, Bill Hall, estaba particularmente preocupado por no tener forma de confirmar quién era responsable de una llave en un momento dado y, por lo tanto, nadie a quien responsabilizar en caso de daños al vehículo o pérdida de llaves. Este problema no sólo impuso tensiones financieras y perturbó la eficiencia del equipo, sino que también fomentó el descuido del personal con respecto a la rendición de cuentas.

Puntos de dolor

• Pérdida frecuente de claves: Ocasionó ineficiencias operativas y retrasos.
• Altos costos de reemplazo: La compra y reprogramación de nuevas llaves y llaveros de vehículos ejerce presión financiera sobre la empresa.
• Falta de responsabilidad: Difícil rastrear quién era responsable de cada clave cuando surgían problemas.

Solución

Después de enterarse de Keycafe en una ubicación de Signarama en Detroit que anteriormente enfrentó desafíos similares de seguimiento de claves, Bill se acercó y poco después instaló el sistema de administración de claves SmartBox de Keycafe. El equipo de la ubicación de Lawrenceburg quedó impresionado con la configuración simple y la rapidez con la que Keycafe se integró en sus operaciones diarias, creando un proceso estructurado en el que cada miembro del equipo ahora tiene un código único que se utiliza para recoger y devolver las llaves. Sus códigos les permiten acceder sólo a las claves que pueden usar y cada transacción se registra automáticamente. Esto no sólo estableció una línea clara de responsabilidad sino que también garantizó la gestión segura y eficiente de los activos de Signarama.

Implementación de Signarama Lawrenceburg

• Autenticación con código PIN: El personal utiliza sus códigos únicos e identificables para recoger y dejar las llaves en el SmartBox.
• Responsabilidad innegable: Los registros del historial de acceso permiten un seguimiento preciso de quién tenía qué clave y cuándo.
• Incorporación rápida: La configuración sencilla y el software fácil de usar permitieron al equipo comenzar a utilizar el sistema de inmediato.

Resultado

Desde el primer día en que utilizó Keycafe para almacenar, distribuir y rastrear sus claves, Signarama Lawrenceburg notó una clara mejora en la eficiencia operativa general. La naturaleza intuitiva del sistema significó que el equipo lo adoptó rápidamente, quienes apreciaron la transparencia y la responsabilidad que aportaba a su trabajo. La nueva tranquilidad de la dirección contrastaba marcadamente con el miedo persistente que solían experimentar ante la siguiente llave faltante y el siguiente coste sorpresa de sustitución. Esto no sólo ha ahorrado tiempo y dinero, sino que también ha fomentado un enfoque más proactivo y responsable a la hora de programar y utilizar los activos de la empresa.

El resultado

• Tasa de devolución de claves del 100%: Desde la introducción de Keycafe, no ha habido un solo caso de pérdida de claves en la empresa.
• Cambio cultural hacia la responsabilidad: Al saber que el uso de sus claves está rastreado y vinculado a ellas, el personal ahora es más cuidadoso con el equipo bajo su cuidado.
• Programación proactiva: El personal es más diligente para programar el uso de camiones y equipos ahora que su uso está registrado.