Desafío

Con poco menos de 10,000 residentes, Aransas Pass, Texas, es una ciudad pequeña, pero eso no significa que su departamento de policía no esté ocupado. Treinta y dos oficiales, nueve oficiales de telecomunicaciones, dos oficiales de control de animales, dos empleados administrativos y un puñado de voluntarios luchan contra el crimen, proporcionan oficiales de recursos escolares, mantienen informada a la comunidad sobre las nuevas ordenanzas, son responsables de los servicios de animales y brindan defensa propia. Clases para civiles.

Con sus manos ocupadas manteniendo segura a la comunidad, los empleados del Departamento de Policía de Aransas Pass no necesitan perder el tiempo buscando llaves. No solo se extraviaban las llaves, sino que también se perdían las tarjetas de crédito del departamento, lo que generaba frustración y pérdida de tiempo. Se utilizó un registro de salida en papel, pero la mayoría de las veces simplemente se ignoró. Además de eso, todas las llaves y tarjetas de crédito estaban disponibles para todo el personal, lo que hacía que los permisos y la organización fueran una pesadilla.

Solución

Keycafe SmartBox resultó ser la solución perfecta.

“Las llaves de nuestro vehículo patrulla se almacenan en la caja”, dice David Offalter, gerente de TI de la policía. “Cuando los oficiales entren en turno, encontrarán la llave de su unidad dentro de la aplicación móvil Keycafe y la revisarán de la caja. Al final de su turno, lo devuelven usando la pantalla táctil en la caja”. Debido a que cada oficial es identificado por su cuenta de Keycafe mientras está conectado a la aplicación móvil, el registro digital no se puede ignorar como se hizo con el registro en papel.

La oficina también luchaba por mantener seguras las tarjetas de crédito del departamento y ponerlas a disposición de los empleados autorizados cuando las necesitaban. Las cajas estilo casillero SmartBox permiten el almacenamiento de objetos pequeños además de las llaves, por lo que usarlo para tarjetas de crédito tenía mucho sentido. Ahora todas las llaves de los departamentos están etiquetadas con un llavero Keycafe y se crea un registro cada vez que se recoge o se deja una llave o una tarjeta de crédito en la caja de seguridad. Además, las llaves y las tarjetas de crédito ahora se pueden restringir a los empleados que son elegibles para usarlas, eliminando el riesgo de uso no autorizado.

“Keycafe fue la única solución que encontramos que ofrecía la solución al estilo de las cajas de casilleros”, dice Offalter. “[It] está diseñado para ser flexible a las necesidades del cliente.”

Resultado

Los oficiales y otros miembros de la fuerza ya no tienen que luchar cuando se pierden las tarjetas de crédito o las llaves de los vehículos del departamento. Antes de usar Keycafe, el departamento tenía que enviar un correo electrónico masivo y esperar a que los empleados respondieran. Gracias a los registros generados automáticamente por el sistema Keycafe, siempre saben quién sacó una llave por última vez. Según el jefe de policía Eric Blanchard, el "nivel de agravación del departamento relacionado con estos problemas está en su punto más bajo".

“Todo el mundo ama el sistema”, dice Offalter. “Nos ha ahorrado mucho tiempo rastreando llaves. Ahora, si falta una llave, sabemos exactamente dónde ir para encontrarla”.