Desafío

Ubicado en el borde del histórico distrito comercial de Okinawa, el Hotel Gran Arena es muy apreciado tanto por lugareños como por turistas. Hay bares y restaurantes cerca, y un estadio de usos múltiples está a poca distancia, donde los lugareños asisten a eventos deportivos y conciertos. Para los turistas, el fácil acceso desde y hacia el aeropuerto es un punto de venta conveniente. Reformado y reabierto en diciembre de 2019, el hotel ofrece suites limpias y espaciosas con habitaciones separadas para baños y aseos, que son muy apreciadas por los huéspedes japoneses.

Para el equipo directivo, el control de los costes laborales fue uno de los mayores problemas a la hora de planificar la reapertura del hotel. Querían mantener los costos operativos al mínimo para mantener tarifas asequibles para los clientes. Una parte integral de este plan era una recepción sin personal y un proceso de registro/salida.

Solución

Keycafe fue seleccionado en base a la compatibilidad con la elección del sistema de auto check-in del Hotel Gran Arena proporcionado por Airhost. Las llaves de las habitaciones se almacenan en un Keycafe SmartBox en el vestíbulo del hotel. Cuando llegan los invitados, completan un formulario de registro en una tableta. Una vez completado, se muestra su código de acceso exclusivo de Keycafe e ingresan el código en el SmartBox para recuperar su clave.

El Hotel Gran Arena emplea a seis miembros del personal, que están listos para ayudar cordialmente a los huéspedes con el proceso de auto check-in si es necesario durante el día. Por la noche, si surge algún problema con la recogida o entrega de llaves, un gerente puede manejar la situación con la aplicación Keycafe, incluso cuando está fuera del sitio. Con la aplicación, un administrador puede abrir de forma remota contenedores de llaves para invitados, crear y modificar derechos de acceso a llaves y controlar el inventario de llaves en SmartBox cuando sea necesario.

La reapertura del hotel y la introducción del sistema de auto check-in ocurrieron apenas un mes antes del primer caso reportado de COVID-19 en Japón. Keycafe fue bien recibido tanto por los huéspedes como por el personal del hotel, y se implementó justo a tiempo para la pandemia.

Resultado

Poder controlar de forma remota el SmartBox y los accesos clave en tiempo real ha sido el mayor beneficio de introducir Keycafe, junto con los costos de mano de obra minimizados. La pandemia cambió fundamentalmente las normas sociales en Japón, y los huéspedes ahora aprecian la privacidad, la seguridad y la comodidad de los registros automáticos.

Con Keycafe, la carga de trabajo de entrada y salida del personal ha disminuido notablemente durante el día, y la gerencia ha reducido drásticamente los costos de personal del turno de noche. Estos ahorros de costos se han transmitido a los huéspedes, lo que les permite disfrutar de una experiencia flexible de check-in y check-out en su propio horario, todo a un precio más bajo en comparación con los competidores que emplean una recepción tradicional.