Desafío

Ubicado en la península de Cotentin, en Normandía, el Hôtel les Pieux es un hotel de 28 habitaciones que recibe un flujo constante de viajeros durante todo el año. Para garantizar una experiencia fluida, la gestión eficiente de las tarjetas de acceso a las habitaciones es esencial para las operaciones diarias.

Antes de implementar Keycafe, las tarjetas de acceso a las habitaciones se dejaban en el mostrador de recepción para que los huéspedes las recogieran mediante un sistema de lista de verificación. Si bien era sencillo, este enfoque generaba riesgos operativos.

Los huéspedes podían tomar por error la tarjeta de acceso de la habitación equivocada, lo que generaba confusión, retrasos y tareas correctivas adicionales para el personal. Los equipos de recepción debían supervisar de cerca las recogidas para evitar errores, lo que aumentaba la presión operativa durante las horas punta.

El hotel necesitaba una solución que redujera los errores, mantuviera la seguridad y simplificara la distribución diaria de las tarjetas de acceso a las habitaciones, sin reemplazar los herrajes de las puertas existentes.

Dificultades

• Errores de los huéspedes: Los huéspedes podrían tomar la tarjeta de acceso de la habitación equivocada del mostrador
• Falta de control: Se requirió monitoreo manual para asegurar la correcta recolección de la tarjeta de acceso.
• Fricción operativa: El tiempo del personal se gastó supervisando un proceso que debería haber sido perfecto.
• Flexibilidad de respaldo limitada: Proporcionar tarjetas de acceso de reemplazo cuando los huéspedes las perdían requería intervención adicional.

Solución

El Hôtel les Pieux implementó el sistema SmartBox de Keycafe para centralizar y automatizar la distribución de tarjetas de acceso a las habitaciones.

Cada mañana, el equipo de recepción utiliza la aplicación Keycafe, ya sea desde su ordenador o dispositivo móvil, para asignar tarjetas de acceso a las habitaciones de ese día. Esto envía automáticamente un correo electrónico o SMS al huésped con las instrucciones de acceso. A su llegada al hotel, el huésped puede usar su código PIN único para acceder a su llave en la SmartBox de Keycafe. Asimismo, cuando los huéspedes estén listos para realizar el check-out, pueden devolver sus llaves a la SmartBox en segundos. El personal supervisa remotamente las llegadas y salidas en tiempo real, ya que recibe notificaciones cada vez que se recoge o entrega una llave.

El sistema se integra a la perfección en las operaciones diarias y requiere una mínima supervisión manual. Además, el personal puede emitir al instante una tarjeta de acceso de repuesto a la habitación si un huésped pierde la original, lo que aumenta la flexibilidad sin añadir complejidad.

Al automatizar la distribución de tarjetas llave y mantener una visibilidad total sobre el acceso, Keycafe transformó un proceso manual y propenso a errores en un flujo de trabajo seguro y controlado.

Implementación del Hôtel les Pieux

• Integración operativa diaria: Recepción asigna y envía códigos de acceso cada mañana a través de un dispositivo móvil o de escritorio
• Asignación automática de tarjeta de acceso a la habitación: Los huéspedes recuperan únicamente la tarjeta de acceso asociada a su reserva desde la SmartBox
• Capacidad de tarjeta de respaldo: Se pueden emitir tarjetas de reemplazo rápidamente si es necesario

Resultado

Con Keycafe, el Hôtel les Pieux eliminó los errores en la distribución de tarjetas de acceso a las habitaciones y redujo la necesidad de supervisión manual en recepción. Los huéspedes ahora disfrutan de un proceso de registro más confiable y seguro, incluso fuera del horario de atención, mientras que el personal se beneficia de operaciones optimizadas y menos tareas correctivas.

La instalación de SmartBox de Keycafe mejoró la eficiencia diaria, fortaleció el control de acceso y garantizó que la gestión de tarjetas de acceso a las habitaciones ya no representara riesgos operativos.

El resultado

• Eficiencia operativa mejorada: Se redujo la necesidad de monitoreo manual en recepción durante los check-ins.
• Mayor control y visibilidad: El personal supervisa la distribución de tarjetas llave en cualquier lugar gracias a las notificaciones en tiempo real en la aplicación Keycafe.
• Errores de huéspedes eliminados: Las tarjetas de acceso a las habitaciones se asignan correctamente y se accede a ellas de forma segura sin margen de error.
• Experiencia mejorada para los huéspedes: Un proceso de llegada más fluido y confiable