Desafío

En el negocio del alojamiento, ayudar a los clientes a recibir sus llaves de forma eficiente puede contribuir en gran medida a mejorar su experiencia general. La empresa española I Dream Hostel lo sabía y quería agilizar al máximo su proceso de check-in en la bella ciudad de Salamanca con el objetivo de mantener a los clientes contentos y conseguir que repitan.

I Dream Hostel necesitaba además encontrar una manera de ahorrar tiempo en la entrega de llaves. Esperar a que los huéspedes llegaran para el proceso de check-in demandaba mucho tiempo, y con solo tres empleados en la empresa, ahorrar tiempo es crucial para ellos.

Solución

I Dream Hostel decidió asociarse con Keycafe para que pudieran automatizar el proceso de registro y permitir que sus clientes accedan a las llaves cuando lo deseen. Esto no solo hizo la vida mucho más fácil para los clientes, sino que liberó un tiempo valioso para cada uno de los tres empleados de I Dream Hostel para que pudieran concentrarse en otras tareas importantes que tenían entre manos.

Cuando un huésped hace una reserva, el personal crea una llave de acceso en la aplicación Keycafe y se le envía un código PIN único. Cuando el huésped llega, introduce su código en la SmartBox situada en la puerta del hostel, lo que le permite acceder a las llaves de su habitación. Cuando llega la hora de marcharse, el huésped devuelve la llave escaneando el llavero adjunto en la SmartBox y colocándolo de nuevo en el interior. Todo esto se puede hacer sin que haya personal en el lugar, y los administradores reciben una notificación cada vez que se saca una llave y se vuelve a colocar en la SmartBox.

Para I Dream Hostel, un beneficio inesperado de usar Keycafe fue la programación conveniente de las tareas de limpieza. Una vez que los huéspedes regresan las llaves a la SmartBox, el personal de limpieza recibe una notificación y puede recoger y devolver las llaves de la misma manera.

La alternativa que I Dream Hostel consideró brevemente fue cambiar las cerraduras de todas las puertas por un sistema centralizado. Esto no sólo era mucho más caro, sino que también era un enorme desafío logístico que habría consumido mucho tiempo para llevar a cabo. Keycafe, por el contrario, fue capaz de ayudar con la configuración, ahorrando tiempo y dinero.

Resultado

Gracias a la automatización del proceso de check-in con la implementación del sistema de gestión de llaves de Keycafe, los clientes de I Dream Hostel han podido disfrutar de una estadía mucho más relajante. La posibilidad de recoger las llaves inmediatamente y devolverlas según sus propios horarios les ha brindado una experiencia de registro de entrada y salida mucho más relajada.

Otra de las principales ventajas de permitir a los clientes hacer el registro de entrada por su cuenta es que por fin podían llegar y hacer el check-in los domingos. Antes de utilizar Keycafe, no podían aceptar entradas y salidas los domingos por falta de personal. Con el SmartBox de Keycafe que funciona los siete días de la semana, han podido ampliar el negocio y ser más flexibles con sus reservas.

A nivel personal, esto les ha simplificado mucho la vida a los empleados de la empresa. El propietario del hostel solía pasar hasta 16 horas al día en el albergue, pero ahora ha podido reducir ese tiempo a unos 20 minutos. Dijo que Keycafe ha "revolucionado mi manera de trabajar. ¡Es casi como un trabajo nuevo!"

Para una empresa pequeña como esta, todo el tiempo que se gasta de forma innecesaria puede impactar en la vida fuera del trabajo de los empleados, y este factor ha sido erradicado sustancialmente gracias al sistema de gestión de llaves de Keycafe.