Desafío
Las habitaciones estilo villa de Luxe Tech Villa Ashitoku están diseñadas para brindar la máxima privacidad, permitiendo a los huéspedes entrar directamente desde el exterior. Inicialmente, cada puerta contaba con una cerradura con teclado numérico, pero los fallos constantes (botones que no respondían y errores inesperados) se convirtieron en un problema grave. El clima cálido y húmedo de la isla, que perjudica los dispositivos electrónicos, fue identificado como el problema. Esto provocó condensación y frecuentes fallos en la cerradura electrónica.
Cuando se inauguró un nuevo edificio con vestíbulo común en el verano de 2024, el equipo decidió que era hora de actualizar a un sistema de llaves más fiable. Cambiaron a cerraduras y llaves tradicionales para evitar el riesgo de fallos en las cerraduras electrónicas y buscaron una solución de taquillas interiores compatible con su sistema de auto check-in. La integración con su plataforma de reservas, HotelSmart, también fue crucial para garantizar una experiencia totalmente automatizada y fluida para los huéspedes.
Dificultades
- Fallas frecuentes de la cerradura electrónica: Las cerraduras con panel táctil de las habitaciones a menudo funcionaban mal debido al calor y la humedad, lo que impedía a los huéspedes acceder a sus habitaciones.
- Frustración de los huéspedes: Con un sistema de auto check-in publicitado, el personal a menudo tenía que intervenir cuando las cerraduras fallaban, lo que generaba demoras en el check-in y una carga para el personal.
- Integración del sistema de reservas: Se necesitaba una solución confiable que se sincronizara automáticamente con el sistema de reservas existente.
Solución
Para satisfacer sus necesidades, Luxe Tech Villa Ashitoku adoptó el sistema de gestión de llaves SmartBox de Keycafe, integrándolo con HotelSmart. Esta configuración permite a los huéspedes gestionar todo por sí mismos durante toda su estancia, desde la reserva y el registro de entrada hasta la recogida y devolución de llaves, y finalmente, el check-out.
Los huéspedes se registran en una tableta en el vestíbulo y reciben un código de acceso generado automáticamente para recuperar la llave de su habitación de la SmartBox. Devolver las llaves es igual de sencillo: escanean el llavero adjunto a sus llaves en la SmartBox y las depositan en la papelera que se abre.
Al personal de limpieza se le asignan permisos de acceso a todas las habitaciones, mientras que el equipo de administración puede monitorear registros, verificar historiales de acceso clave y controlar la SmartBox de forma remota según sea necesario.
Implementación de Luxe Tech Villa Ashitoku
- Verdadera experiencia de auto check-in: Los huéspedes pueden gestionar cada paso de forma independiente, desde la reserva hasta el check-out, gracias a la integración completa del sistema.
- Integración del sistema de check-in: Los códigos de acceso a las llaves de la habitación se generan automáticamente al confirmarse la reserva y están restringidos por el tiempo a la duración de la estadía.
- Gestión flexible del personal: Se otorga permiso de acceso continuo al personal de limpieza, mientras que el personal de administración tiene capacidades de control y monitoreo remotos.
Resultado
Desde la implementación de Keycafe, los problemas con las llaves y las quejas de los huéspedes han disminuido drásticamente. Al eliminarse los fallos en las cerraduras electrónicas, acceder a las habitaciones ya no es una preocupación para los huéspedes. La posibilidad de supervisar el estado de la devolución de las llaves en tiempo real también ha optimizado las operaciones de caja, reduciendo significativamente la carga de trabajo del personal.
"En el auto check-in, la fiabilidad y la facilidad de uso son fundamentales. Un solo fallo puede arruinar la experiencia del huésped y añadir trabajo extra al personal. Por eso elegimos un sistema en el que pudiéramos confiar plenamente", afirma el Sr. Ikeda, del equipo directivo.
"Keycafe ha sido precisamente eso: increíblemente confiable, siempre funcionando a la perfección e incluso equipado con energía de respaldo en caso de cortes de luz. Además, es tan intuitivo que los invitados pueden usarlo sin dudarlo. Estamos muy contentos con nuestra elección."
El resultado
- Tranquilidad de espíritu: La administración ya no se preocupa por el acceso de los invitados, gracias al rendimiento confiable de SmartBox y los sistemas de respaldo integrados.
- Experiencia sin esfuerzo para los huéspedes: El diseño intuitivo y fácil de usar hace que el check-in automático sea fácil y agradable para los huéspedes, incluso para aquellos que no son expertos en tecnología.
- Mantenimiento reducido: Menos problemas relacionados con las llaves, mejor utilización de las salas y cargas de trabajo más ligeras para el personal.
