Desafío

Como establecimiento hotelero que valora la practicidad y la comodidad, Miralago Locarno Easy Rooms se enfrentaba a un importante cuello de botella operativo: la espera de los huéspedes que llegaban tarde o fuera del horario habitual de llegada. A menudo, el personal tenía que quedarse más tiempo del previsto, lo que generaba horas extras y aumentaba los costes laborales.

El hotel quería ofrecer el auto check-in a los huéspedes que llegaran fuera del horario de recepción, sobre todo cuando no había personal de noche. Sin una solución, se enfrentaban a la imprevisibilidad, el aumento de los gastos de nómina y la dificultad para maximizar las ventas de habitaciones durante las horas sin personal. El equipo se dio cuenta de que un sistema flexible y automatizado de entrega de llaves podría solucionar estos problemas.

Dificultades

• Horas extras y aumento de los costos laborales: El personal tuvo que esperar a los huéspedes retrasados, lo que generó pagos de horas extras innecesarios y horarios de trabajo inconsistentes.
• Flexibilidad limitada para los huéspedes: Sin un sistema de auto check-in, los huéspedes estaban sujetos a horarios de llegada estrictos, lo que generaba frustración y reducía la comodidad.
• Inventario de habitaciones subutilizado fuera de horario: Las habitaciones no se podían vender ni ocupar fácilmente cuando el personal no estaba disponible para los registros en persona, lo que limitaba el potencial de ingresos.

Solución

El equipo directivo del Miralago Locarno Easy Rooms quedó inmediatamente impresionado por la sencillez, la automatización y la reputación de Keycafe. El sistema SmartBox y el software de comunicación con los huéspedes de Keycafe permitieron una recogida de llaves sencilla y sin contacto, lo que les facilitó registrarse en cualquier momento sin necesidad de que el personal estuviera presente.

El hotel ahora utiliza Keycafe para emitir automáticamente códigos de acceso a las llaves a los huéspedes antes de su llegada. Integrado con el sistema de gestión hotelera, Mews, los huéspedes pueden recoger sus llaves en la SmartBox cuando les convenga, incluso fuera del horario de recepción. El sistema también se utiliza internamente para gestionar de forma eficiente las llaves del personal, del área técnica y del restaurante.

Keycafe se ha convertido en una pieza clave del funcionamiento del hotel, permitiendo ahorrar costes y mejorar la experiencia de los huéspedes.

Implementación de Miralago Locarno Easy Room

• Registros automatizados fuera de horario: Los huéspedes reciben un código Keycafe que les permite recuperar la llave de su habitación de forma segura desde la SmartBox en cualquier momento, eliminando la necesidad de que el personal de recepción se quede hasta tarde.
• Integración con Mews PMS: Mediante la integración de Keycafe y Mews, los códigos de acceso con llave se generan y envían automáticamente a los huéspedes cuando se confirma una reserva.
• Uso múltiple para personal e instalaciones: El sistema gestiona el acceso no solo a las habitaciones de los huéspedes, sino también a las llaves de los empleados y a las zonas restringidas como los cuartos de servicio y el restaurante.

Resultado

El impacto de la implementación de Keycafe fue inmediato. El personal ya no tenía que esperar a los clientes que llegaban tarde, lo que conllevó una reducción significativa de las horas extras y horarios de turno más predecibles. Los costos operativos disminuyeron, mientras que la satisfacción de los clientes aumentó gracias a la flexibilidad de registrarse cuando les convenía.

Animada por el éxito, SH Swiss Hospitality —el equipo responsable de Miralago Locarno Easy Rooms— instaló Keycafe en otro hotel que funciona sin recepción, basándose completamente en la automatización. El resultado es una experiencia hotelera más escalable, eficiente y moderna.

Al mejorar tanto las operaciones internas como la comodidad de los huéspedes, Keycafe se ha convertido en una parte esencial de la eficiencia diaria del hotel y de la gestión de costes a largo plazo.

El resultado

• Reducción de costos de personal: Se eliminó la necesidad de personal para turnos nocturnos y horas extras, lo que generó ahorros cuantificables en la nómina.
• Aumento de las ventas de habitaciones durante las horas sin personal: Habilitó las reservas y los registros incluso cuando el hotel no estaba atendido, maximizando la ocupación y los ingresos.
• Mayor satisfacción de los huéspedes y eficiencia del personal: Los huéspedes apreciaron la facilidad de registrarse a su conveniencia, mientras que el personal se benefició de horarios regulares y menos presión.