Desafío

Engel & Völkers es una inmobiliaria global con presencia en más de 30 países que ofrece servicios inmobiliarios premium. En su oficina de Madrid, su objetivo era optimizar los procesos internos de gestión de llaves de propiedades que utiliza su equipo de consultores inmobiliarios. El objetivo era claro: automatizar la entrega de llaves y mejorar la eficiencia en las operaciones diarias sin depender únicamente de procesos manuales.

Anteriormente, toda la gestión de llaves era gestionada manualmente por el personal de recepción, que rastreaba y distribuía las llaves mediante un sistema analógico. Esto generaba cuellos de botella y una gran carga administrativa para el equipo. Con agentes que registraban la entrada y la salida de llaves regularmente a lo largo del día, Engel & Völkers buscaba un sistema que mejorara la rendición de cuentas, redujera los errores humanos y optimizara su coordinación interna.

Juan San Martín Rico, técnico informático de la oficina de Madrid, explicó su problema: “Queríamos una forma de automatizar este proceso para poder agilizar las cosas, sin que supusiera una molestia para nuestro personal de recepción ni para nadie más”.

Dificultades

• Carga de trabajo manual del personal: El personal de recepción era el único responsable de gestionar y realizar el seguimiento de las entregas de llaves.
• Tiempos de respuesta lentos: La espera a que el personal entregara o recibiera las llaves generó demoras para los consultores.
• Visibilidad limitada: Dificultad para monitorear las entregas de claves y garantizar su devolución y recuperación consistentes.
• Riesgo de error: El manejo manual aumentaba las posibilidades de perder o extraviar las llaves.

Solución

Para mejorar la eficiencia y la rendición de cuentas, Engel & Völkers Madrid implementó el sistema de gestión de llaves Keycafe SmartBox en sus oficinas. El objetivo era brindar a los agentes acceso directo y seguro a las llaves, manteniendo al mismo tiempo una supervisión administrativa completa.

Con Keycafe, los agentes ahora recuperan y devuelven las llaves mediante códigos de acceso personales o credenciales de usuario, sin necesidad de contactar al personal de recepción. Cada acción se registra en tiempo real, lo que permite al equipo de gestión supervisar el uso y optimizar los flujos de trabajo. La función de captura de vídeo de SmartBox añade un nivel adicional de control, ofreciendo confirmación visual de cada interacción con la llave.

Implementación de Engel & Völkers

• Acceso independiente: Los agentes utilizan códigos de acceso únicos o credenciales de identificación para recuperar y devolver llaves sin asistencia del personal.
• Captura de video: Cada transacción es registrada por SmartBox para mayor supervisión.
• Registros digitales: El acceso a las claves se registra en tiempo real para un mejor seguimiento y generación de informes.
• Manejo de claves solo por parte del agente: Solo los miembros del equipo autorizados manejan las claves, lo que garantiza un control interno completo y trazabilidad.

Resultado

Keycafe ayudó a Engel & Völkers Madrid a controlar un aspecto fundamental de sus operaciones: el acceso a las propiedades. Al eliminar los obstáculos que suponía la gestión manual de llaves, aumentaron la eficiencia del equipo y redujeron el riesgo de errores.

“Los mayores beneficios que hemos experimentado al utilizar Keycafe han sido la velocidad, la gestión y el control”, explicó Juan San Martín Rico.

La capacidad de supervisar la actividad y reducir la dependencia del personal para cada transacción clave liberó recursos valiosos, mientras que el registro de auditoría digital mejoró la rendición de cuentas interna. Los agentes ahora tienen acceso automático a las llaves y pueden realizar visitas sin retrasos logísticos.

El resultado

• Ahorro de tiempo: La recogida y entrega de llaves más rápida reduce las interrupciones diarias.
• Menos errores: La automatización eliminó el seguimiento manual, minimizando los errores.
• Coordinación de equipo: Los registros de uso claros mejoran la planificación y la visibilidad.
• Responsabilidad: Los registros en video y digitales generan confianza y transparencia.