Desafío
Hardy Realty buscaba un sistema de administración de llaves que proporcionara una manera conveniente para que los clientes pudieran revisar las llaves cuando estaban viendo propiedades vacantes. En su flujo de trabajo anterior, las identificaciones de los clientes se verificaban y fotocopiaban manualmente, y había que llamar a los clientes para recordarles que devolvieran las llaves. Los detalles se escribieron a mano y los archivos en papel solo se guardaron durante 30 días. Además de ser ineficiente, este sistema no fue factible durante las restricciones por la pandemia de COVID-19. Se necesitaba desesperadamente una solución moderna.
Solución
Se eligió Keycafe como solución debido a la capacidad de verificar las identificaciones dentro del sistema y la función de notificación que envía alertas a los clientes para recordarles que devuelvan las llaves. Hardy Realty pudo operar durante la pandemia al ofrecer acceso clave autogestionado para los posibles inquilinos que ven propiedades vacantes. Se envía un código de acceso de clave único al cliente, y se le solicita que cargue una foto de su identificación antes de recoger las llaves en el SmartBox. Después de ver la propiedad, el cliente devuelve la llave a la SmartBox, que luego está lista para que la recoja el próximo cliente. Se notifica a la gerencia cada vez que se recoge y se entrega una llave, junto con la identificación del cliente.
Resultado
El departamento de servicio al cliente de Hardy Realty reconoció de inmediato los resultados de trabajar con Keycafe, ya que las exhibiciones de propiedades podrían continuar durante la pandemia sin contacto físico ni interacciones con los clientes en la oficina principal. “Es rápido, fácil y conveniente”, comentó su asistente de servicio al cliente. De hecho, incluso más inquilinos potenciales pueden ver propiedades ahora que las visitas son posibles fuera del horario comercial normal. El personal que normalmente facilitaría la entrega de llaves o acompañaría a los clientes a las propiedades ahora puede concentrarse en otras tareas. La compañía ha encontrado un aumento no solo en la eficiencia operativa, sino también en la capacidad para mostrar la cantidad de propiedades.
