Desafío

Interlane Logistics es una empresa de transporte de vehículos con sede en Vaughan, Ontario, que transporta entre 2000 y 3000 automóviles al mes por Canadá y Estados Unidos. Con una flota de 90 camiones y una reputación de servicio puntual y puerta a puerta, es fundamental mantener la fluidez de las operaciones.

Antes de Keycafe, la gestión de las llaves de los vehículos era uno de sus mayores retos diarios. "Utilizábamos un método manual para recoger las llaves y llevar un registro", explicó Daniel Medanik, director de Ingresos. "Era muy ineficiente y causaba muchos problemas logísticos".

Las llaves se guardaban en carpetas y se distribuían manualmente, lo que dificultaba la coordinación, especialmente fuera del horario laboral. El equipo de operaciones a menudo se veía obligado a desplazarse entre patios u oficinas solo para completar la entrega de llaves. Era una tarea lenta, estresante y difícil de escalar. A medida que la empresa crecía, se hizo evidente la necesidad de un sistema más fiable y flexible para operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin agotar a su personal.

Dificultades

• Proceso manual: Las llaves se rastrearon con carpetas y las entregas se realizaron en persona.
• Desafíos fuera del horario laboral: Los conductores a menudo llegaban cuando el personal no estaba disponible para entregar las llaves.
• Alta carga operativa: El personal tuvo que desplazarse entre ubicaciones para realizar entregas de llaves.
• Visibilidad limitada: Era difícil saber dónde estaban las llaves en un momento dado.

Solución

Interlane Logistics seleccionó Keycafe como una solución práctica y flexible que satisfacía las demandas de su operación 24/7, con un ritmo acelerado. Lo que más destacó para su equipo directivo fue la capacidad de Keycafe para automatizar la entrega de llaves sin sacrificar la seguridad ni requerir personal adicional.

“Después de leer lo que Keycafe puede hacer y ver videos sobre las experiencias de otras personas, definitivamente no dudé en incorporar el sistema a nuestra empresa”, afirmó Ethan Gershman, director ejecutivo de Interlane.

El cambio a un sistema de gestión de llaves digital no fue solo una cuestión de conveniencia: se trataba de ahorrar tiempo, mejorar la velocidad de despacho y reforzar la reputación de Interlane de brindar un servicio confiable y centrado en el cliente.

Implementación

• Entregas de SmartBox: Los clientes dejan las llaves en un casillero seguro habilitado con PIN.
• Alertas instantáneas: El personal recibe una notificación inmediata cuando se depositan las llaves.
• Acceso automático del conductor: Los conductores recuperan las llaves mediante un código o desbloqueo remoto.
• Incorporación rápida: El personal y los conductores adoptaron el sistema rápidamente.

Resultado

Para Interlane, el valor de Keycafe va más allá de las mejoras operativas: es una solución práctica que ayuda a Interlane a ofrecer un servicio más consistente y a mantener la eficiencia operativa. "Keycafe nos ha ayudado a reducir errores y mejorar la logística", comentó Daniel. "Permite a los conductores comenzar antes y terminar más rápido sin tener que esperar al personal".

La posibilidad de gestionar las llaves a distancia les ha ayudado a minimizar los gastos generales, reducir los errores y garantizar que los vehículos se recojan y entreguen a tiempo. Esto también tiene un impacto positivo en la marca. «En cuanto nuestros clientes interactúan con el sistema Keycafe, se sienten seguros. Esto refleja nuestro enfoque en ofrecer soluciones eficientes y modernas», afirmó Ethan.

Tanto clientes como conductores valoran la profesionalidad y la simplicidad del sistema Keycafe, lo que facilita las interacciones y aumenta la confianza. Internamente, el equipo de operaciones se libera de la coordinación reactiva, lo que le permite centrarse en brindar un servicio de alta calidad en toda Norteamérica.

El resultado

• Despacho más rápido: Las entregas remotas eliminaron demoras y reuniones nocturnas.
• Costos reducidos: Menos requisitos de personal y viajes innecesarios.
• Reducción de errores: El seguimiento claro redujo los errores y mejoró la responsabilidad.
• Experiencia del cliente mejorada: Los clientes apreciaron la entrega sencilla y segura.