Desafío

Gestionar docenas de llaves en múltiples propiedades multifamiliares presentaba desafíos logísticos y de seguridad para Lodgeur. Las cajas de seguridad tradicionales eran poco fiables y carecían de visibilidad: los códigos no rotaban y no se registraba quién accedía a una llave ni cuándo. El registro en persona añadía costes operativos y fricción, mientras que la instalación de cerraduras inteligentes en cada unidad resultaba prohibitiva debido al hardware por puerta y a las tarifas de integración continuas.

Lodgeur necesitaba una solución escalable y centralizada para la gestión de llaves físicas que permitiera el acceso de los huéspedes las 24 horas del día, los 7 días de la semana y una total responsabilidad sin necesidad de personal en el lugar.

Dificultades

• Riesgos de seguridad: Las cajas de seguridad carecían de visibilidad y trazabilidad.
• Ineficiencia operativa: Los registros manuales aumentaron los costos de mano de obra y coordinación.
• Limitaciones de escalabilidad: Las soluciones basadas en hardware no escalaban económicamente.

Solución

Para resolver estos desafíos, Lodgeur implementó el sistema SmartBox de Keycafe junto con la integración de API en sus flujos de trabajo internos. Esto les permitió automatizar la creación, distribución y revocación de claves de acceso, totalmente sincronizadas con sus sistemas de reservas y filtrado de huéspedes.

Creación de acceso automatizada: Cuando una reserva entra en el sistema de Lodgeur, se genera un código de acceso único a Keycafe mediante la API. Este código permanece bloqueado hasta que el huésped complete la verificación de identidad, tras lo cual se libera o revoca automáticamente según los desencadenantes del flujo de trabajo.

Orquestación del sistema: La configuración actual se ejecuta mediante un flujo de trabajo de activación por correo electrónico → Parsio → Zapier → API de Keycafe, que escribe el código de acceso en Track, su plataforma de gestión de huéspedes. Lodgeur mantiene la correspondencia entre los anuncios y los ID de las claves mediante tablas de Zapier, y planea migrar la orquestación a Make + Supabase para una mayor escalabilidad.

Visibilidad integral: Tanto los equipos de huéspedes como los de operaciones pueden ver el estado de los contenedores y un registro de auditoría en tiempo real de los movimientos clave, lo que permite la asistencia remota y una resolución más rápida de problemas. La futura integración de cámaras en la nube mejorará aún más la rendición de cuentas y la seguridad del acceso.

Implementación de Lodgeur

• Control de acceso automatizado: Códigos únicos generados por API vinculados a los resultados de la evaluación de los huéspedes.
• Actualizaciones en tiempo real: Visibilidad instantánea de los eventos de recogida y devolución de llaves.
• Integraciones personalizadas: Flujos de trabajo automatizados creados con Zapier y Keycafe API.
• Gestión remota: Control total sin intervención del personal in situ.

Resultado

Con Keycafe, Lodgeur ofrece auto check-in sin contacto las 24 horas, los 7 días de la semana desde 2019. Miles de entregas de llaves seguras se realizan cada año sin personal en el lugar, con el respaldo de visibilidad en tiempo real y total responsabilidad.

La solución mejoró la resiliencia operativa, mejoró la experiencia de los huéspedes y le ahorró a la empresa costos significativos tanto en desarrollo como en suscripciones recurrentes.

El resultado

• Auto check-in 24/7: Acceso continuo para huéspedes sin presencia de personal.
• Transparencia operativa: El registro de auditoría en tiempo real genera confianza y responsabilidad.
• Ahorro de costos: Evitó costos de integración personalizada de aproximadamente $5 000 y ahorró más de $10 000 al año.
• Eficiencia de la automatización: Los flujos de trabajo basados en API minimizan la intervención manual.
• Credibilidad mejorada: Confiabilidad y profesionalismo demostrados ante los socios inmobiliarios.