Desafío

Hôtes en Nord, una empresa de conserjería que gestiona propiedades de Airbnb en Lille, utilizaba métodos tradicionales de entrega de llaves para la llegada de los huéspedes. Antes de implementar Keycafe, el equipo dependía de cajas de seguridad mecánicas o entregas de llaves en persona. Si bien funcionaban, estos métodos eran laboriosos y limitaban la flexibilidad horaria para los huéspedes.

Con frecuencia, el personal debía desplazarse a las propiedades a horas programadas solo para entregar las llaves, lo que causaba retrasos y estrés tanto para los miembros del equipo como para los viajeros, especialmente cuando se modificaban los horarios de llegada. Estas tareas manuales consumían tiempo y recursos, creaban el riesgo de perder citas y dificultaban la expansión de las operaciones.

La creciente demanda de auto check-in por parte de los viajeros amplificó aún más la necesidad de un sistema de control de llaves más ágil, automatizado y confiable.

Dificultades

• Tiempo del personal y costos de viaje: El equipo tuvo que entregar personalmente las llaves a los huéspedes, lo que desperdició tiempo y aumentó los gastos de mano de obra.
• Estrés por la experiencia del huésped: Los viajeros enfrentaron retrasos y períodos de check-in limitados, lo que afectó negativamente la satisfacción.
• Errores manuales y horas limitadas: Los errores humanos al compartir el código de la caja de seguridad y los tiempos de acceso restringidos crearon riesgos operativos y problemas de servicio al cliente.

Solución

Hôtes en Nord descubrió Keycafe a través de la red de coanfitriones de Airbnb y rápidamente lo identificó como la solución ideal para sus necesidades. A diferencia de otros sistemas que habían probado anteriormente, Keycafe ofrecía un mayor grado de automatización e integración directa con plataformas como Airbnb.

Utilizando dos taquillas electrónicas (SmartBoxes) estratégicamente ubicadas en diferentes barrios de Lille, Hôtes en Nord creó una experiencia de check-in fluida y flexible. Cuando el equipo de limpieza termina de preparar una propiedad, deposita las llaves en la SmartBox. Los huéspedes reciben un código generado automáticamente y con fecha límite por SMS una vez confirmada su reserva de Airbnb, lo que les permite recoger las llaves cuando les resulte conveniente.

La integración de Airbnb de Keycafe ha sido fundamental para esta transformación, generando códigos de acceso únicos y seguros vinculados a los horarios de reserva, eliminando la intervención manual y mejorando la seguridad.

Implementación de Hôtes en Nord

• Recogida de llaves de autoservicio: Los huéspedes reciben códigos automáticos para recoger las llaves las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en los casilleros de llaves, lo que ofrece flexibilidad y reduce la coordinación de citas.
• Flujo de trabajo del equipo de limpieza: El personal devuelve las llaves a la SmartBox después de la limpieza, manteniendo la disponibilidad de las llaves para el próximo huésped.
• Integración con Airbnb: Permitió una configuración y automatización fluidas sin la necesidad de un recepcionista dedicado.

Resultado

El impacto de Keycafe fue inmediato, ya que el equipo de Hôtes en Nord se dio cuenta rápidamente de las ventajas de automatizar la entrega de llaves. Hoy en día, el 96 % de su cartera de 50 propiedades funciona con auto check-in, lo que reduce significativamente la necesidad de desplazamientos y coordinación del personal. Solo dos propiedades aún requieren check-in presencial ocasional, para lo cual Keycafe sigue disponible como alternativa.

El sistema no solo ha mejorado la eficiencia operativa, sino que también ha contribuido a mejorar las reseñas de los huéspedes al ofrecer horarios de llegada flexibles. Sobre todo, el director ejecutivo, Charles Versaille, valora la tranquilidad que ofrece Keycafé: «La mayor ventaja para nosotros al usar Keycafé es la tranquilidad, ya que nos permite automatizar procesos, lo que significa que perdemos mucho menos tiempo en tareas manuales como la creación y el envío de códigos, etc. Elimina errores, por lo que no hay más estrés operativo ni problemas in situ al usar esta solución».

El resultado

• 96% de adopción del auto check-in: 48 de 50 propiedades ahora usan Keycafe para el acceso autónomo de los huéspedes, eliminando la necesidad de entregas en persona.
• Ahorro de costos y tiempo: El personal ya no necesita viajar para realizar intercambios de llaves, lo que ahorra horas de trabajo por semana y reduce el estrés.
• Nuevas oportunidades de negocio: Inspirada por el éxito de Keycafe, la empresa planea ofrecer alquileres de SmartBox a empresas locales que necesitan entregas seguras de llaves.