Desafío

Durante un viaje a Nueva York, Jordan Maréchaux, director ejecutivo de la empresa de gestión de alquileres a corto plazo Les 3 Concierges, observó que los turistas recogían y devolvían las llaves en un Keycafe SmartBox instalado en una cafetería. Jordan reconoció el potencial de su propia empresa. Les 3 Concierges enfrentaron desafíos importantes con su proceso de check-in y check-out existente para los huéspedes de Airbnb. Las cajas de seguridad con llave mecánica que utilizaban a menudo eran objeto de vandalismo, lo que generaba preocupaciones de seguridad e inconvenientes para los huéspedes. La naturaleza manual del proceso también exigió un esfuerzo administrativo sustancial, lo que complicó aún más las operaciones.

Puntos de dolor

• Proceso complejo de devolución de llaves: Los huéspedes tuvieron problemas con el sistema manual existente y, a menudo, requirieron la intervención del personal.
• Casilleros con llaves mecánicas: Propensos al vandalismo y no se pueden administrar de forma remota.
• Carga administrativa alta: Se dedicó mucho tiempo y esfuerzo a explicar direcciones a los huéspedes, cambiar códigos y atender llamadas fuera del horario de atención.

Solución

Para abordar estos problemas, Jordan decidió probar el sistema de gestión de claves SmartBox de Keycafe, con la esperanza de emular lo que vio en Nueva York. Al integrar Keycafe en sus registros de entrada y salida, utilizando específicamente la integración de Airbnbde Keycafe, agilizaron el proceso de llegada y salida de los huéspedes. Después de confirmar una reserva en Airbnb, se genera automáticamente un código de acceso a Keycafe durante la duración de la reserva y se envía al huésped. Luego, el huésped llega al SmartBox, ingresa su código y recupera la llave de su unidad.

Les 3 Concierges instalaron sus SmartBoxes en el exterior de su propiedad, utilizando los cerramientos exteriores de Keycafe para proteger los sistemas de los elementos. Para mejorar el atractivo visual y mantener la coherencia de la marca, encargaron al artista local Thibaut Rodriguez la creación de gráficos llamativos para los recintos. Estos diseños, basados en la Mona Lisa y Van Gogh, ayudaron a los invitados a identificar en qué caja estaban sus llaves y agregaron un toque artístico a las prácticas instalaciones.

Implantación de Les 3 Concierges

• Integración de Airbnb: Las instrucciones de acceso clave se crean automáticamente y se comunican al huésped al confirmar la reserva.
• Instalación en exteriores: Se utilizaron gabinetes exteriores personalizados de Keycafe para protección contra la intemperie.
• Cambios de último minuto: Los cambios en la reserva son instantáneos y se pueden realizar fuera del sitio usando la aplicación Keycafe, por lo que los huéspedes nunca tendrán que esperar.

Resultado

La implementación de Keycafe trajo beneficios inmediatos a Les 3 Concierges. El tiempo administrativo que antes se dedicaba a gestionar los intercambios clave se redujo significativamente, lo que permitió al equipo centrarse en otros aspectos importantes de su negocio. Gracias a las SmartBox, los huéspedes ahora tienen claro dónde y cómo recoger sus llaves, y el equipo de Les 3 Concierges recibe una notificación inmediata cuando un huésped ha realizado el check-in o el check-out. Los comentarios positivos de los invitados destacaron la facilidad de uso y la confiabilidad del nuevo sistema, y Jordan y su equipo también quedaron impresionados con el seguimiento del equipo de éxito del cliente en Keycafe, que garantizó una transición fluida y de apoyo a su nuevo sistema.

El resultado

• Operaciones simplificadas: Al utilizar la integración de Airbnb de Keycafe, se dedica mucho menos tiempo a tareas administrativas como enviar instrucciones a los huéspedes y visitas en persona a las cajas de seguridad.
• Comentarios positivos de los huéspedes: Los huéspedes elogian periódicamente la facilidad de uso de los procesos de recogida y entrega de llaves.
• Incorporación de apoyo El equipo agradeció el apoyo continuo y el seguimiento del equipo de éxito del cliente de Keycafe.