Desafío

Smile Parking ofrece servicios de aparcamiento únicos en el Aeropuerto Václav Havel de Praga, permitiendo a los viajeros dejar y recoger sus coches directamente en el aeropuerto por el precio de un aparcamiento externo; sin transporte ni retrasos. Originalmente, su flujo de trabajo dependía de la presencia física del personal las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para gestionar el intercambio de llaves. Si bien este modelo garantizaba la disponibilidad del servicio, era costoso, ineficiente y difícil de escalar.

Con el inicio de la pandemia de COVID-19, la necesidad de un proceso más seguro y sin contacto se hizo urgente. Smile Parking reconoció que su modelo de servicio debía evolucionar para satisfacer las nuevas expectativas de los clientes, manteniendo al mismo tiempo la confiabilidad que los distingue.

Antes de la COVID, solíamos entregar o recoger las llaves del coche nosotros mismos. Debido a la pandemia, buscamos una solución más cómoda y sin contacto; así fue como encontramos Keycafe.

Dificultades

• Demandas de personal 24/7: Se requiere presencia continua de personal solo para manejar intercambios de claves.
• Flexibilidad limitada: Las operaciones manuales limitaron su capacidad de crecer y adaptarse.
• Respuesta a la pandemia: Necesidad urgente de un sistema sin contacto para cumplir con las expectativas de seguridad.

Solución

Para afrontar estos retos, Smile Parking instaló el sistema SmartBox de Keycafe frente a su oficina del aeropuerto. Al integrar la API de Keycafe con su propia plataforma de registro de entrada y salida en línea, crearon un proceso automatizado que elimina la necesidad de realizar entregas en persona.

La solución no solo brindó a los clientes una forma segura y cómoda de entregar las llaves en cualquier momento, sino que también permitió a Smile Parking optimizar las operaciones internas. Su equipo ahora podía rastrear la actividad de las llaves en tiempo real y ajustar los flujos de trabajo según fuera necesario, todo sin estar atado a una ubicación física.

Implementación

• Check-In digital: Los clientes completan un formulario en línea sobre su vehículo antes de la entrega.
• Entrega y recogida seguras: Las SmartBoxes permiten el acceso autoservicio las 24 horas, los 7 días de la semana mediante códigos únicos.
• Alertas del personal: Los miembros del equipo reciben una notificación cuando se depositan y recuperan las llaves.
• Integración de backend: La plataforma personalizada de Smile Parking se sincroniza con Keycafe para actualizaciones en tiempo real.

Resultado

Con Keycafe, Smile Parking pasó de una operación con mucha mano de obra a un proceso inteligente y tecnológico que garantiza un servicio continuo, incluso durante una crisis global. El sistema les permitió permanecer abiertos cuando la competencia tuvo que suspender sus operaciones, gracias a las interacciones sin contacto y al acceso confiable.

“El mayor beneficio es definitivamente poder brindar nuestros servicios de manera ininterrumpida, los 365 días del año, las 24 horas del día, sin necesidad de tener personal en el sitio”.

Los beneficios se extendieron más allá de la continuidad operativa. Smile Parking obtuvo una mejor visibilidad de la actividad clave, lo que les permitió optimizar el uso del espacio y mejorar la planificación. Los clientes disfrutaron de un proceso de entrega más ágil y seguro, y como resultado, la reputación de la marca se fortaleció.

El resultado

• Costos laborales reducidos: Ya no se necesita personal en el sitio las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Resiliencia pandémica: Operaciones mantenidas con una solución segura y sin contacto.
• Visibilidad operativa: Las actualizaciones en tiempo real mejoraron la planificación y el uso de recursos.
• Experiencia del cliente mejorada: Los viajeros se benefician de una entrega de claves rápida y segura.