課題：
Your Place Property Management のチームは、運営上で大きなハードルに直面しました。それは、集合住宅、一戸建て、商業用不動産の多様なポートフォリオに効率的で安全なバックアップ キー システムが存在しないということでした。電子錠の故障により居住者が締め出されることが多く、高価で不便な鍵屋の介入が必要となるため、この業務上のギャップは居住者の満足度だけでなく収益にもリスクをもたらしました。同社では年間約 4 件のロックアウトが発生しており、時間外の鍵屋サービスには 1 件あたり約 250 ドルの費用がかかっていました。これは、より持続可能で信頼性の高いソリューションが緊急に必要であることを浮き彫りにしました。
業務の非効率性は緊急ロックアウト以外にも拡大しました。電子錠なしで請負業者が物件にアクセスするためのプロセスが存在しないことが、課題をさらに悪化させました。居住者が勤務時間中に在宅できない場合、請負業者は時間外サービスコールに対して大幅に高い料金を請求するため、不動産所有者は最終的に高額な請求額を支払うことになり、所有者とテナントの両方の満足度に悪影響を及ぼします。この多面的な問題には、当面のアクセスの問題と広範な業務の非効率の両方に対処できるソリューションが必要であり、同社がサービス提供を改善する上で極めて重要な時期を迎えていました。
問題点
- 緊急キーアクセスなし: 電子錠の故障時に居住者がキーにアクセスできる信頼性の高いシステムが整備されていないため、鍵屋の呼び出しに費用がかかり、テナントが動揺することになります。
- 鍵屋のコスト: 年間平均 4 回のロックアウトには、時間外の鍵屋の料金だけで年間 1,000 ドルの費用がかかります。
- 不動産所有者の経費: 請負業者の訪問のために居住者が仕事から帰宅するのを待つことは、所有者にとって時間外の割増料金を意味することになりました。
Keycafe導入：
Keycafe の SmartBox キー管理システムの導入により、一元的なキー保管アプローチが可能になり、多数のキーボックスの管理に伴う物流上の悪夢が解消され、居住者と請負業者の両方にシームレスで安全なアクセス システムが確保されました。
新しいクライアントの物件に電子ロックが設置されると、バックアップ キーが Keycafe ソフトウェアに記録され、Your Place Property Management の本社にある SmartBox に置かれます。ロックが失敗し、居住者がバックアップ キーを必要とする場合は、オフィスのロビーにある SmartBox にアクセスするための指示が 24 時間年中無休で与えられます。ユーザーは SmartBox に到着し、自分の物件のキーへのアクセスのみを許可する一意の PIN コードを入力するだけです。現場スタッフは必要なく、費用のかかる鍵屋への依頼も不要になります。これにより、業務が効率化されただけでなく、セキュリティと利便性も大幅に向上しました。
さらに、Keycafe のソリューションはその利点を請負業者のアクセス管理に拡張し、Your Place Property Management の運用上の課題の別の重要な側面に対処しました。オフィスのロビーで鍵を受け取る同じワークフローを使用して、請負業者はテナントの立ち会いなしで日中物件にアクセスできるようになり、時間外のサービスコールにかかる追加コストを節約できるようになりました。この運用効率の向上は、不動産所有者のコストを節約しただけでなく、Your Place Property Management の独自のセールス ポイントとしても機能し、新規顧客の誘致と肯定的なテナント エクスペリエンスの促進に役立ち、結果として肯定的なサービス レビューとビジネスの成長につながりました。
Your Place プロパティ管理の実装
- 集中キー管理: Keycafe のシステムは、数百のクライアント キーを集中管理するためにオフィスのロビーに設置され、個別のキー ボックスの必要性を排除しました。
- 24 時間年中無休の自動キーアクセス: 居住者と請負業者は、信頼性の高いキーアクセス システムを利用して、物件への 24 時間のアクセスを保証します。
- 簡単な PIN コード認証: キーを受け取る必要がある請負業者と居住者には、使用を許可されたキーにのみアクセスできる固有のコードが送信されます。
「システムを注文する前から、これが当社のソリューションになることはわかっていました。他の選択肢は検討しませんでした。 Keycafe は、物件ごとに必要となる何百もの異なるキーボックスを管理することなく、電子アクセスを許可した唯一の企業でした。」
成果：
Your Place Property Management による Keycafe の導入により、会社の効率、セキュリティ、居住者と所有者の両方の満足度が向上しました。このシステムの影響は大きく、高価な鍵屋サービスへの依存が減り、テナントと不動産所有者の両方の満足度が大幅に向上しました。以前は財務上および運営上の負担の原因となっていた年 4 回のロックアウトは、現在では効果的に軽減されており、Keycafe のキー管理システムの具体的な利点が示されています。
さらに、請負業者のアクセスに Keycafe を戦略的に適用することで、業務が合理化されただけでなく、全体的なサービス エクスペリエンスが向上し、メリットの波及効果が生まれました。高額な時間外請負業者料金を回避することで実現したコスト削減と、業務効率の向上により、地元の不動産賃貸市場における Your Place Property Management の地位が強化され、不動産所有者とテナントの両方にとって魅力的な選択肢となっています。
成果
- コスト削減: このシステムは、鍵屋サービスに代わる費用対効果の高い代替手段を提供し、年間 1,000 ドル以上を節約しました。
- 居住者と所有者の満足度の向上: Keycafe のシステムへの投資は不動産所有者と居住者の両方に感銘を与え、信頼できる不動産管理ソリューションへの取り組みを示しています。
- プロフェッショナルなイメージ: Keycafe システムの洗練されたユーザー インターフェイスとプロフェッショナルな外観がセールス ポイントとなり、同社は新しい顧客を引き付けることができます。
