不動産向け鍵管理：エンゲル＆フォルカーズ マドリードの自動化への道

Engel & Völkersは、30カ国以上で事業を展開し、プレミアムな不動産サービスを提供するグローバルな不動産会社です。マドリードオフィスでは、不動産コンサルタントチームが使用する物件鍵の管理における社内プロセスを効率化することを目指していました。目標は明確でした。鍵の受け渡しを自動化し、手作業のみに頼ることなく、日常業務の効率を向上させることです。

以前は、すべての鍵管理は受付スタッフが手作業で行っており、アナログなシステムを使って鍵の追跡と配布を行っていました。これにより、ボトルネックが生じ、チームに大きな事務的負担がかかっていました。エージェントが一日を通して頻繁に鍵の貸し借りを行うため、Engel & Völkersは、説明責任を向上させ、人為的ミスを減らし、社内調整を最適化するシステムを求めていました。

マドリードオフィスのIT技術者であるファン・サン・マルティン・リコ氏は、彼らの課題について次のように説明しました。「このプロセスを自動化し、デスクスタッフや他の誰にとっても面倒なことにならずに、物事を迅速に進められる方法を求めていました。」

効率と説明責任を向上させるため、Engel & Völkers MadridはオフィスにKeycafe SmartBoxキー管理システムを導入しました。その目的は、全面的な管理監督を維持しつつ、エージェントが鍵に直接的かつ安全にアクセスできるようにすることでした。

Keycafeを導入したことで、エージェントはフロントデスクのスタッフを介することなく、個人のアクセスコードまたはユーザーバッジを使って鍵の取り出しと返却ができるようになりました。すべての操作はリアルタイムで記録され、管理チームは使用状況を監視し、ワークフローを最適化できます。SmartBoxのビデオキャプチャ機能は、鍵の操作ごとに視覚的な確認を提供することで、説明責任をさらに強化します。

Keycafeは、Engel & Völkers Madridが業務の中核である物件へのアクセス管理を強化するのに貢献しました。手作業による鍵管理のボトルネックを解消することで、チームの効率を向上させ、ミスのリスクを低減しました。

「Keycafeを使用することで得られた最大のメリットは、スピード、管理、統制でした」と、フアン・サン・マルティン・リコ氏は説明しました。

活動を監視し、鍵のやり取りのたびにスタッフへの依存を減らすことで、貴重なリソースが解放され、一方、デジタル監査証跡は内部の説明責任を向上させました。エージェントは、鍵にセルフサービスでアクセスできるようになり、物流上の遅延なく内見を実施できるようになったのです。