今回のアップデートでは、共有鍵をより安心して管理できる3つの改善点、拠点に問題が発生した際に役立つアラート機能の強化、そしてフリート管理者（社用車の管理者）が予約の詳細をより明確に把握できる機能を追加しました。新機能の詳細は以下の通りです。
権限のないユーザーへのField Swaps実行時に警告表示
Field Swapsは、鍵を一度SmartBoxに返却することなく、別のユーザーに直接受け渡せる機能です。スタッフ間の鍵の受け渡しやシフト交代時など、スムーズな業務遂行に役立つ一方で、システムが受取人の権限を自動で確認せずに鍵が移動する可能性がありました。
今回のアップデートにより、Field Swapsで鍵が通常使用権限のないユーザー、またはすでに最大貸出数に達しているユーザーへ受け渡される場合、実行前に警告ポップアップが表示されるようになりました。
この警告は鍵の受け渡しを停止させるものではありません。受け渡しを行うユーザーは、必要と判断した場合、そのまま続行することが可能です。このポップアップは、特に鍵の受け渡しが頻繁に行われる多忙な環境において、見落としによるミスを防ぐための注意喚起として機能します。
この機能は、特定の車両や機器に対して鍵管理者を指定しているディーラーや施設など、厳格なアクセスルールを持つチームにとって特に有用です。日々の鍵の受け渡しプロセスを遅らせることなく、管理における可視性を高めます。
Field Swapsの詳細はこちらをご覧ください。
拠点ステータスアラートに新しいURL変数機能を追加
拠点ステータスアラートは、拠点が停電したりインターネット接続を失った際に、組織のオーナー、管理者、または拠点マネージャーにSMS、Eメール、Webhookで通知する機能です。これにより、鍵の受け渡しに影響が出る前に、チームが迅速に対応できるようになります。
今回のアップデートでは、カスタムアラートメッセージに挿入できる新しい変数「[LOCATION URL]」を追加しました。この変数を設定すると、影響を受けている拠点の名前がクリック可能なリンクとして表示され、その拠点のダッシュボードページに直接アクセスできます。
これにより、アラートを受け取った後に手動で影響拠点を探す手間がなくなり、通知を受け取った担当者はクリック一つで直接その拠点のステータスを確認できます。これは小さな改善ですが、迅速な対応が求められる状況において、一つ余分な手順を削減し、業務効率化に貢献します。
Programmable Alertsの完全ガイドはこちらをご覧ください。
Fleetio連携にリアルタイム鍵アクセス時刻表示機能を追加
KeycafeとFleetioの連携機能は、フリート管理者（社用車の管理者）が鍵のアクセス状況と車両の割り当てを連携させ、手動での追跡作業を削減するのに役立ちます。今回のアップデートでは、この連携機能に以下の3つのオプションのカスタムフィールドが追加されました。
Keycafe予約リンク
Keycafe貸出時刻
Keycafe返却時刻
設定が完了すると、これらのフィールドはFleetioの車両割り当てに表示されるため、フリート管理者はKeycafeダッシュボードに切り替えることなく、予約の詳細を直接確認できるようになります。これにより、情報集約と業務効率化が実現します。
設定には、管理者によるFleetioアカウントでのカスタムフィールドの手動追加が一度だけ必要です。一度設定すれば、その後は予約リンク、鍵の貸出時刻、鍵の返却時刻が自動的に更新され、追加の操作は不要です。
Fleetio連携の詳細はこちらをご覧ください。
