社用車を多数保有する企業にとって、鍵の管理は日々の業務における見過ごされがちな大きな課題です。
日々、適切な担当者が適切な車両に適切なタイミングでアクセスできるよう手配し、かつ鍵の所在を常に把握しておく必要があります。
営業車、技術車両、緊急車両、複数チームで共有される車両など、利用者や移動が増えるほど、従来の管理手法では対応が困難になります。
長らく多くの組織では、紙の記録簿、社内表、既存の鍵管理ボックス、従業員間の口頭でのやり取りなど、手作業による管理が行われてきました。
これらの方法は小規模なフリートであれば機能するかもしれませんが、車両数が増えるにつれてすぐに複雑化します。鍵の追跡が時間の浪費、不確実性、そしてセキュリティリスクの原因となってしまいます。
こうした課題に直面していたのが、イル＝エ＝ヴィレーヌ県を拠点に、高齢者、障害者、病気を抱える方々を在宅および施設で支援する団体 Assia Una 様です。
毎日、複数の現場チームと事務チームが約100台の車両を使用しており、同団体は車両へのアクセス状況をより正確に把握し、鍵の管理をセキュアにするソリューションを求めていました。
Keycafeを導入することで、Assia Una様は手作業で行っていたプロセスを、よりスムーズで安全、かつ追跡可能な運用へと変革することができました。
車両キーの移動を完全に把握する
フリート管理担当者にとって、鍵がどこにあり、誰が使用しているかを正確に把握することは、主要な課題の一つです。
複数の従業員が同じ車両を使用する場合、次のような基本的な質問に迅速に答えられることが不可欠となります。
誰が車両の鍵を現在持っているか？
いつ鍵が持ち出されたか？
その車両は現在利用可能か？
鍵はきちんと返却されたか？
一元化されたシステムがなければ、これらの情報はしばしば手作業での追跡やチームの記憶に頼ることになります。
Assia Una様では、フリートの増加と車両の絶え間ない移動により、従来の管理体制では対応が困難になっていました。
Assia Una様のサービス責任者であるヴィンセント・プリド氏は次のように説明します。
「私たちの主な業務は在宅ケアであり、車両フリートは常に移動しています。その時々で車両がどこにあるのかを追跡し、把握することが困難でした。」
Keycafeの導入により、Assia Una様は車両の利用状況についてより高い可視性を得られるようになりました。
「今では、当社の車両がどこにあり、誰が使用しているかを簡単かつスムーズに把握できるデジタルツールがあります。」
紙による管理からデジタルトレース可能な鍵管理へ
多くの組織では、車両キーの管理に依然として手作業の方法を用いています。
しかし、これらのシステムにはすぐに限界が生じます。
情報の一元化が困難
正確な鍵の移動履歴が不足
鍵や車両の探索に時間を浪費
問題発生時の責任特定が困難
コネクテッドな鍵管理ソリューションは、鍵を安全なIoT鍵管理システム（Cloud接続型）に一元化し、持ち出しや返却のたびに自動的に記録します。
各操作は利用者に紐付けられ、車両の利用状況に関する完全な可視性を提供します。
Assia Una様にとって、このトレーサビリティはKeycafeがもたらした最大の変化の一つです。
「以前は、紙の記録簿で管理と追跡を行っていました。しかし今では、当社の車両がどこにあり、誰が使用しているかを正確に把握できるデジタルツールがあります。」
現場チームの車両アクセスをよりスムーズに
多くの業界では、移動を迅速に行う必要がある現場チームによって車両が使用されています。
これは特に在宅介護分野で顕著であり、専門家は毎日複数の訪問を行わなければなりません。
Assia Una様におけるKeycafeの利用者は、主に以下の2つのグループに分けられます。
現場チーム（介護士、看護師、作業療法士など、巡回中に車両を利用する者）
営業車両へのアクセスが必要な事務チーム
コネクテッドソリューションは、従業員が必要な鍵に迅速にアクセスできるようにしながら、管理者には完全な制御を維持することで、この管理体制を簡素化します。
この体制により、手作業によるやり取りが減り、チームの日常業務がよりスムーズになります。
常勤・非常勤スタッフのアクセスを安全に管理
複数の種類のスタッフが車両にアクセスする必要がある場合、鍵の管理はセキュリティ上の課題にもなります。
組織はしばしば、以下のスタッフのアクセスを管理する必要があります。
常勤スタッフ
新入社員
交代要員
派遣社員
外部業者
正確な追跡がなければ、誰がいつ車両を使用したかを把握することは困難です。
Keycafeを利用することで、組織はアクセスをより厳密に管理できると同時に、利用履歴を完全に保持できます。
Assia Una様にとって、この側面は特に重要でした。
「短期的に来るスタッフ、派遣社員や交代要員など、必ずしも私たちがよく知らないサービス関係者もいます。Keycafeを使えば、そうしたアクセスも確実に安全に管理できます。」
誰でも簡単に導入・運用できるシンプルさ
組織が新しいデジタルツールを導入する際、チームによる導入の定着はしばしば重要な課題となります。
移行を円滑に進めるため、Assia Una様では現場チームと事務チーム向けに説明会を開催しました。
しかし、Keycafeの操作の簡単さにより、迅速な導入が実現しました。
「ITツールやデジタルツールに馴染みのない従業員でも、全く問題なく利用できました。このツールはシンプルで、すべての従業員にとって本当に使いやすいものです。」
この直感的なソリューションは、ユーザーの日常業務を複雑にすることなく、組織のプロセスを改善することを可能にします。
「最初はツールを習得するための調整システムに多少時間がかかります。しかし、一度ツールを理解すれば、必要な組織体制に合わせて目標を設定し、適応させることができます。」
