勤務シフトに入った警察官が、担当のパトカーの鍵を取りに行くと、そこには鍵がありません。誰が持っているかも不明。無線で連絡を取り、駐車場を歩き回って同僚に尋ねるなど、鍵の捜索に奔走します。結局、15分、20分、時には30分も経ってから、ようやく現場に出動できるのです。
これは決して、一度限りの話ではありません。オクラホマ州ノーマン警察署（警察官180名、パトカー34台）では、日常的な課題となっていました。警察官は、前シフトの担当者が使用中の車両を探すために、勤務開始後から毎回15分〜30分もの時間を無駄にしていたのです。
これらの無駄な時間は、シフトごと、警察官一人ひとり、年間を通して積み重なります。鍵の所在が不明であることが、組織に与える真のコストなのです。
なぜ紙の鍵貸出記録は、いつもうまくいかないのか？
どの部署でも、何らかの形で鍵管理が行われています。しかし、最も普及しているアナログな鍵管理システムは、同時に最も形骸化しやすいという課題を抱えています。
紙による鍵の記録は、最も普及している反面、最も脆いシステムです。急いでいるスタッフが、その都度立ち止まって名前を書き込むという、個人の運用に依存しているためです。ノーマン警察署では、警察官が記録への記入を忘れることが頻繁にありました。また、テキサス州のアランサス・パス警察署では、記録自体は存在しても、ほとんどの場合は無視されていたのです。
長時間勤務を終えた警察官の善意に鍵の貸出記録が委ねられるとき、紙の記録は鍵の実際の動きを正確に反映することは決してありません。
壁掛け式のキーボックスも、この問題を解決するものではありません。ミネソタ州シャンプリンでは、現代のパトカーのキーフォブを収納できないほど小さなコンパートメントを持つボックスを使用していました。もちろん、オンラインでの管理や追跡機能も一切ありません。その結果、鍵の紛失が頻繁に発生し、キーフォブ1つあたりの交換費用は500ドルにも上りました。
コストは予算だけではない。見えない「機会損失」とは？
鍵管理の話題は、往々にして金銭的なコストに終始しがちです。しかし、公共の安全に関わる現場においては、本当のコストは別の形で現れます。
業務の稼働時間。警察官が鍵を探すために費やす時間は、その間、市民の安全を守る業務に就けないことを意味します。
無線通信の混雑。ノーマン警察署では、警察官が鍵の捜索に無線チャネルを使用していました。本来、緊急性の高い通報のために確保されるべきチャンネルが、不必要なやり取りで占有されてしまうのです。
アクセス管理の欠如。アランサス・パス警察署では、部門のクレジットカードを含め、すべての鍵が役職に関係なく全スタッフにアクセス可能でした。このような状況で何か紛失した場合、何が起こったのかを追跡・特定することは不可能です。
説明責任の欠如。誰が、いつ、どの鍵を使用したかを特定できない場合、内部調査、監査、法的な質問といった厳しい問いに答えることはできません。
スマートな鍵管理システムがもたらす変革とは
Keycafeは、従来のキャビネットや紙の記録を、記録が義務ではなく「自動」で行われるシステムへと置き換えます。
すべての鍵には独自のNFCフォブが取り付けられ、SmartBox内に保管されます。鍵を取り出す際には、警察官はユニットの画面で個人のPINを使って認証を行います。また、部署の運用に合わせて、バッジスキャン、QRコード、モバイルアプリによる認証も設定可能です。個人のスマートフォンにアプリをインストールする必要はありません。鍵、ユーザー、アクセス権限の管理は、アカウント管理者がKeycafeのウェブプラットフォームまたはアプリから一元的に行えます。
これこそが根本的な変化です。鍵収納部の扉が開く前にユニットで認証が行われるため、記録は自動的に作成されます。アランサス・パス警察署で紙の記録がほとんど無視されていたのに対し、デジタル記録は、担当者の協力の有無に関わらず確実に生成されるのです。
このシステムによって、以下のようなメリットが生まれます。
鍵の紛失ゼロ。シャンプリン警察署では、Keycafe導入以来、鍵の紛失が一件もありません。すべての鍵の貸出・返却が、使用者、日時と紐付けされ、明確な履歴が残るため、責任の所在が明確になり、鍵の紛失がなくなります。
時間通りのシフト開始。各鍵のリアルタイムな所在が可視化されるため、次のシフトの警察官は、同僚を探し回ったり、緊急無線チャネルを塞いだりすることなく、ダッシュボードで素早く鍵の状況を確認し、スムーズに業務を開始できます。
信頼ではなく「役割」に基づいたアクセス権限。鍵へのアクセスは、個人、グループ、またはスケジュールに基づいてきめ細かく設定できます。例えば、上司は施錠されたオフィスなど特定の鍵にのみアクセス権を持つことができ、全ての鍵をスタッフ全員に公開する必要はありません。
32名の組織でも、180名の組織でも。規模を問わず、同じ効果を発揮。
鍵管理の問題は、大規模な組織特有のものだという根強い誤解があります。
しかし、実際の数字は違います。アランサス・パス市は警察官32名で約1万人の住民に対応。シャンプリン市は、20台以上のパトカーで2万5千人規模の郊外エリアを管轄しています。一方、ノーマン市はオクラホマ州で3番目に大きい都市で、197平方マイルにわたる広大な地域に12万人の住民が暮らしています。
これら3つの異なる規模の組織が抱えていたのは、鍵の管理履歴が不明確であるという全く同じ課題でした。そして、その課題を解決したのも、Keycafeでした。
貴社が社用車、証拠品鍵、施設鍵、またはシフト間で共有されるあらゆる資産を運用している場合、すでにこの課題は存在していると言えるでしょう。違いは、その問題を明確に把握するためのデータがあるかどうかに過ぎません。
現状把握は、身近な問いから。
大掛かりな現状評価は不要です。まずは以下の問いに答えてみてください。
今すぐ、社用車の鍵が全て誰の手元にあるか、即答できますか？
昨年、紛失したキーフォブを何個交換しましたか？
鍵の記録は毎回きちんと記入されていますか、それとも、思い出した時だけでしょうか？
もしこれらの質問のどれかに少しでも不安を感じるようであれば、貴社はすでに鍵管理の課題を抱えていると言えるでしょう。
貴社と同じような組織がKeycafeをどのように導入し、課題を解決したかについては、ぜひお気軽にお問い合わせください。 シャンプリン、ノーマン、アランサス・パスのより詳細な導入結果については、導入事例をご覧ください。
