Keycafeが、ビアリッツキャンピングの深夜チェックインと鍵管理を効率化

Keycafe導入以前、ビアリッツ・キャンピングでは、レセプションエリアの外に設置された受取トレイを使って、レイトチェックインのお客様の鍵の受け渡しに対応していました。各到着客には、宿泊施設の鍵、キャンプ場の地図、必要なリストバンドが入った小さな封筒が渡されていました。

この方法により、レセプション閉鎖後もお客様はチェックインできましたが、セキュリティと鍵の利用状況の可視性には課題がありました。チームは、お客様がいつ封筒を受け取ったのか、また誰がどの鍵のセットを持ち出したのかを正確に確認できませんでした。

さらに、お客様が誤って別の封筒を受け取ったり、間違った宿泊施設に入ってしまったりするリスクもありました。レセプションの外に鍵と到着情報が無人で放置される状況では、キャンプ場は時間外のお客様をもっと安全かつ確実に迎え入れる方法を必要としていました。

レイトチェックイン対応だけでなく、ビアリッツ・キャンピングはレセプションとハウスキーピング間の鍵の連携も改善したいと考えていました。チームは、早期出発のお客様から鍵を預かり、ハウスキーピングに渡し、次の到着客の前に安全に返却する、一連の鍵管理プロセスを効率化する必要がありました。

ビアリッツ・キャンピング様では、宿泊客、受付スタッフ、清掃チームの鍵の受け渡しを一元化する拠点として、受付の外にKeycafe SmartBoxを導入されました。

受付の営業時間外には、スタッフがレイトチェックインのお客様の部屋の鍵をKeycafe SmartBoxに保管します。お客様には、該当する鍵と連携した専用の受け取りコードがSMSで送付されます。キャンプ場に到着されたお客様は、SmartBoxにコードを入力して鍵を受け取り、スムーズに部屋へ直行できます。この自動化された安全なプロセスにより、以前は受付外に無人で置かれていた封筒やチェックイン書類が不要になり、より確実な鍵の受け渡しが実現します。

また、このシステムは日中の客室の清掃・準備作業にも貢献します。早期に出発されるお客様は鍵をSmartBoxに返却することで、受付は清掃チームの入室アクセスを一元的に管理・調整できるようになります。

清掃チームは、清掃準備が整った客室の鍵をSmartBoxから受け取り、作業完了後には再びSmartBoxに返却します。これにより、鍵管理のワークフロー全体を通じて、鍵が安全に管理され、必要な時にいつでもアクセスできる状態が維持されます。

Keycafeの導入により、Biarritz Campingは深夜のチェックイン管理を革新しました。これまで受付外に鍵と宿泊者情報を入れた封筒を置いていた運用から一転、各宿泊者に対して安全で管理された、そして自律的なアクセスを提供できるようになりました。

深夜に到着するゲストは、受付時間を気にする必要がなくなり、誤った鍵を受け取る心配もありません。SMSで送られてくる固有の受け取りコードを使えば、ゲストは到着したらいつでも正しい鍵を回収でき、よりスムーズで便利なチェックイン体験を享受できるようになりました。

キャンプ場のチームも、鍵管理における可視性とコントロールの向上というメリットを享受しています。鍵の受け渡しがより確実に管理されることで、ゲストが鍵を回収したかどうかの不確実性が減り、誤って別の宿泊施設にアクセスしてしまうリスクも最小限に抑えられます。

Keycafeは、内部連携の改善にも貢献しました。例えば、午前9時前に出発するゲストが鍵を返却した場合、その鍵は受付から清掃担当者へ、より効率的に引き継がれるようになりました。

これにより、チームは清掃スケジュールを事前に把握し、レンタルの清掃・準備をより早く開始して、次のゲストのために宿泊施設をスムーズに整えることができます。清掃が完了すると、清掃担当者は鍵をSmartBoxに戻します。鍵はそこで安全に保管され、次のゲストのために準備が整います。

早朝出発から清掃業務、そして深夜到着まで、鍵管理の一連のプロセス全体をサポートすることで、KeycafeはBiarritz Campingの生産性向上に貢献し、スタッフとゲスト双方に大きな安心感をもたらしています。