Lange & Fetter Motors：多忙なフォード正規ディーラーが、鍵の紛失と探す手間をゼロに

Keycafeを導入する前、Lange & Fetter Motorsでは300〜400本にのぼる膨大な車両の鍵を、誰でも自由に取り出せるアナログな方法で管理していました。新車・中古車を問わず、すべての鍵が1つの共有キャビネットに無造作に保管されていたのです。このような従来のやり方では利用履歴が一切残らず、営業、洗車・コーティング、整備部門、さらには外部の鈑金工場との間で鍵が移動しても、誰が管理しているのか全く把握できない状態でした。

そのため、スタッフはメインの展示場から第2駐車場まで、鍵を探し回ることに貴重な時間を費やしていました。管理責任の所在が曖昧なまま鍵の紛失が相次ぎ、日常業務の停滞やスタッフの時間的ロス、さらには継続的なコスト発生など、店舗運営における大きな課題となっていました。

Lange & Fetter Motorsは、店舗全体の鍵管理を刷新するため、Keycafeを導入しました。スタッフ一人ひとりに専用のPINコードを付与し、SmartBoxを介して鍵の取り出し・返却を行うことで、誰が・いつ鍵を使ったのかを明確にし、アクセス管理の標準化を実現しています。

車両が店舗内を移動する際も、営業から洗車・コーティング担当、さらには整備士へと、鍵の管理責任をデジタル上でスムーズに引き継ぐことが可能です。すべての鍵の受け渡しが自動で記録されるため、管理者は「どの部署がどの鍵を持っているか」「車両が整備や販売プロセスのどの段階にあるか」をリアルタイムで把握できるようになりました。

整備士も、必要な鍵を探して社内を歩き回ることなく、目的の鍵をすぐに見つけて取り出せます。アナログな手作業での管理から脱却し、鍵の動きを可視化したことで、車両の所在確認が容易になり、店舗全体の日常業務がよりスムーズかつ効率的に進んでいます。

Lange & Fetter Motorsでは、Keycafeの導入直後から管理体制の強化と業務効率化を実感しています。管理者は「誰がどの鍵を」「どのくらいの時間持ち出しているか」「スタッフ間で鍵の受け渡しがあったか」をリアルタイムで把握できるようになりました。これにより、お客様をお待たせしている時や保管場所から車両を移動させる際にも、対象の車をすぐに見つけられます。スタッフが同僚を探し回ったり紙の記録を辿ったりして鍵を探す手間がなくなり、店舗全体での管理ミスも大幅に減少しました。

最大の導入効果は、鍵の紛失をゼロにできたことです。Keycafeの設置以降、鍵の紛失は一切発生しておらず、「すべての車両につき鍵を2本保管する」という社内基準を維持しながら、高額な鍵の再作成コストを回避しています。すべての鍵の動きを正確に追跡することで、万が一の際も手詰まりになることなく迅速に問題を解決できるようになり、月間1,600ドル以上（年間19,200ドル相当）の潜在的な損失を防いでいます。