エクセレンスアカデミー、Keycafeで研修室と社用車の鍵管理を大幅に効率化

エクセレンス・アカデミー様は、ロワシー・シャルル・ド・ゴールとティアという2つのトレーニング施設で、成人教育および研修プログラムを提供しています。講師陣は、両拠点にある研修室の鍵と、パリ地方外での業務に使用する社用車の鍵に、日常的にアクセスする必要がありました。

Keycafe導入以前、エクセレンス・アカデミー様には専用の鍵管理システムがありませんでした。研修室や社用車の鍵の受け渡しは、すべて事務スタッフが手作業で調整しており、大きな負担となっていました。

特にティア拠点の研修室の鍵管理は、非効率的でした。講師によっては、研修が始まる数日前に、Roissyのオフィスまで鍵を取りに行く必要がありました。そして、研修当日にその鍵を持ってティアに戻る、といった無駄な移動が発生していました。

社用車の鍵管理も、運用上の大きな課題を抱えていました。パリ地方外への業務、時には週末の移動にも社用車が必要となる講師が多くいました。しかし、鍵を自律的に受け渡しできる仕組みがなかったため、本来よりも長く車両を予約したり、利用できない期間が生じたりすることがあり、車両の稼働率低下にも繋がっていました。

そこで同社が必要としていたのは、担当者の手を煩わせることなく、講師自身がいつでも必要な鍵を取り出し、返却できるシンプルなソリューションでした。

Excellence Academy様は、研修室や社用車の鍵を安全かつ効率的に管理するため、Keycafeを導入されました。これにより、鍵の受け渡しを自律的に行える環境を実現しています。

同社は現在、2つの拠点でKeycafeを活用しています。特に、管理担当者が不在の時間帯でもトレーナーが研修室にアクセスする必要がある拠点では、その自律的な鍵管理が威力を発揮しています。

Keycafeアプリを使えば、チームは各トレーナーのスケジュールに合わせて、必要な鍵を正確に割り当てることができます。割り当てが完了すると、Keycafeはトレーナーごとに固有のPINを自動で発行し、対象の鍵と紐付けて通知します。

毎週金曜日、管理チームは翌週の研修スケジュールを確認し、必要な研修室の鍵を各トレーナーに割り当てます。トレーナーは各自の固有PINを使用し、必要な鍵を現場で受け取ることができ、また返却も自律的に行えます。

さらに、Keycafeは業務出張に出かけるトレーナーの社用車の鍵管理にも活用されています。地域外への週末出張など、時間や場所を問わず鍵の受け渡しをスムーズに行えます。

Keycafeは、エクセレンスアカデミー様が2拠点にわたる研修室や社用車の鍵管理を効率化しました。

これにより、研修担当者は、Thiaisでの研修のためにRoissyへ鍵を取りに行くといった無駄な移動が不要になりました。Keycafeプラットフォームで付与されたアクセス権限に基づき、必要な研修室の鍵を直接かつ自律的に受け取ることが可能になりました。

本システムは、業務渡航で利用する社用車の鍵管理も改善しました。鍵の受け渡しがより柔軟になったことで、管理部門の対応時間や週末のスケジュールに左右され、車両を不必要に長期間予約するといった課題も解消されました。

管理チームにとっては、リモートでの鍵割り当てにより、アクセス調整にかかる時間とリソースを大幅に削減できました。鍵の受け渡しごとに担当者が物理的に立ち会う必要がなくなり、自律的な研修拠点の運営をさらに効率化しました。

2台目のKeycafeシステムを導入後、エクセレンスアカデミー様は、本ソリューションが複数拠点での自律的な運用をいかに強力に支援するかを実感されました。特に、時間の節約とリソースの最適化を最も重要な成果として高く評価されています。