鍵の紛失ゼロ：MSA Services Limousinが実践する社用車・施設管理のセキュリティ強化

多様な支援プログラムと複数の部門を擁するMSA Services Limousin様では、教育者の方々が若者の活動企画や支援を行うため、一日を通して車両や建物等の鍵を必要とされていました。鍵の受け渡しは朝、昼、晩と頻繁に発生し、継続的なプロセスとなっていました。

Keycafe導入以前、同施設では従来の暗証番号式キーボックスで鍵を管理していました。鍵はボックス内に保管されており、教育者の方々がどの鍵を持ち出したかを手作業で記録する必要がありました。

しかし、共有の暗証番号では効果的なアクセス管理ができず、キーボックスが頻繁に開いたままになることもありました。このため、ほぼ誰でも全ての鍵にアクセスできてしまい、誰がいつ特定の鍵を持ち出したかを確実に確認する手段がありませんでした。

このように鍵の追跡ができない状況では、紛失や盗難のリスクが高まるだけでなく、深刻な安全上の懸念も生じていました。例えば、不正アクセスによって若者が立ち入り制限のある建物に入ったり、施設車両を利用したりする可能性があり、事故や器物損壊のリスクが増大していたのです。

MSA Services Limousin様は、鍵を安全に管理し、不正アクセスを制限し、そして全ての鍵の受け渡し履歴を明確に記録できるシステムを求めていました。

MSA Services Limousin様は、社用車や施設鍵の管理を一元化し、セキュリティを強化するためにKeycafeを導入しました。 許可された教育担当者は、業務や社用車の利用、または施設の鍵が必要な際に、Keycafe SmartBoxを利用しています。鍵の受け渡しが複数のシフトにわたって発生するため、SmartBoxは一貫したアクセスプロセスを提供し、組織の日常業務をスムーズにサポートします。

すべての鍵の受け渡しは自動的に記録されます。サービスマネージャーのステファニー・マルティンス様は、鍵の利用状況がご自身の携帯電話に直接表示されるため、誰がいつ鍵を受け取ったかをリアルタイムで把握できます。これにより、従業員が手書きの貸出記録を記入する手間を省きながら、鍵の状況を即座に確認できるため、管理業務の負担が大幅に軽減されました。

Keycafeは、不審なアクセスや不適切な鍵の受け渡しを監視する機能も提供します。例えば、予期せぬタイミングで鍵が持ち出された場合、管理チームはすぐにその活動を確認し、関係者への対応を行うことが可能です。

鍵をシステム内で厳重に管理することで、MSA Services Limousin様は、権限のないユーザーによる社用車や立ち入り制限区域の鍵への不正アクセスを効果的に防止できるようになりました。

Keycafe導入後、MSA Services Limousin様では、これまで課題となっていた原因不明の鍵の紛失がなくなりました。鍵が定位置にない場合でも、管理チームはデジタル履歴を確認するだけで、最後に鍵を使用した担当者を即座に特定できます。

このトレーサビリティにより、手書きの記録を調べたり、複数の従業員に聞き取りを行ったりする手間がなくなりました。担当者は一貫した鍵の運用プロセスを終日守ることができ、管理者は鍵の受け渡しの状況を、現場で立ち会うことなくリアルタイムに把握できるようになりました。

Keycafeは、施設の安全性も向上させました。車両や建物の鍵は、開けっ放しになる可能性のある箱に保管されることがなくなり、権限のない者が制限された場所や車両にアクセスするリスクが低減されました。

安全な保管と自動追跡を組み合わせることで、同組織は鍵資産と物理的なアクセス双方をより厳密に管理できるようになりました。従業員は紛失した鍵を探す時間を削減でき、管理者は異常なアクティビティに対し迅速に対応できるようになっています。

その結果、施設の一日の運用ニーズを支える、より安全で説明責任の果たせるワークフローが実現されています。