Ehon Hotelのチェックインと鍵管理を、Keycafeがもっとスマートに。

8世紀日本の古都、奈良に佇む「絵本ホテル」は、その名の通り、世界中の絵本の物語と美しいイラストに命を吹き込む特別な場所です。「飛び出す絵本」や「お風呂で読める絵本」、さらにはジェンダーや環境問題を取り上げた書籍（多くはイタリア製）など、大人から子どもまで楽しめる多様なラインナップを取り揃えています。これらは国内の絵本ではあまり取り上げられないテーマであり、絵本ホテルはこれらの本を通じて、ゲストに日本国外の世界との繋がりを提供したいと考えています。

お子様連れのお客様が多く、事前に設定されたチェックイン時刻に遅れることが頻繁にありました。また、1日1組限定という運営形態のため、チェックイン・チェックアウト手続きのためだけに現地スタッフを配置するのは、業務効率の観点から課題がありました。現地スタッフが清掃業務などのコア業務に集中できるよう、チェックイン関連業務はリモートのバックオフィススタッフが対応できる体制を求めていました。スマートロックの導入も検討しましたが、ドアの構造上、設置が困難であることが判明しました。

そこで、柔軟なチェックイン運用を実現するため、ホテルは市場の様々なシステムを比較検討し始めました。その際、絵本ホテルが特に重視したのは、システムの安定性と、ゲストが直感的に利用できる「使いやすさ」でした。

Ehon Hotel様がKeycafeの導入を決定された背景には、使いやすいオンラインストア、迅速な製品配送、そして簡単な設置プロセスが挙げられました。中でも最大の決め手となったのは、鍵のアクセス権をリアルタイムで遠隔から発行・編集できる機能です。 これにより、スタッフが現場にいなくても必要な時にゲストへのサポートが可能となり、業務の効率化とサービス品質の向上を実現できる点が評価されました。

Ehon Hotel様では、KeycafeのAirbnb連携機能を活用されています。予約が確定すると、ゲスト専用の固有のアクセスコードが自動で生成され、チェックイン日近くにゲストへ自動送信されます。 これにより、ホテル到着時には、ゲストは受け取ったコードをKeycafe SmartBoxに入力するだけで、スムーズにルームキーを受け取ることが可能になりました。

また、予約のキャンセルや変更が発生した場合でも、Keycafeソフトウェアが自動的にアクセス権を更新します。これにより、鍵管理の手間と潜在的なセキュリティリスクを最小限に抑えることができます。 Ehon Hotelのマネージャーである樋谷様は、この導入効果について次のように語ります。「ゲストへの鍵のアクセス権送付漏れの心配がなくなり、大変安心しています。」

2021年12月のホテル開業当初、経営陣はお客様がセルフチェックインシステムを快適に利用できるか懸念していました。彼らは同様のシステムを持つ他のホテルを調査し、自社の運用を繰り返しテストしました。

「正直なところ、お客様がスムーズにチェックインできるか、しばらくの間は心配でした。しかし、結果的にはすべて問題なく機能しました。振り返ってみると、パンデミックがサービスのデジタル化を加速させ、セルフチェックインのプロセスは広く普及し、受け入れられるようになりました。これまでのところ、大きな問題は発生しておらず、Keycafeは当ホテルの運営において核となる要素となっています」と日吉氏はコメントしました。 「ITに不慣れなため、Keycafeを導入することには少々気後れしました。幸いなことに、必要な機能はすべて揃っており、Keycafeは非常に直感的でした。」