Urbane International社：Keycafeで不動産物件の鍵管理を自動化し、顧客の信頼を回復

スペイン・バルセロナに本社を置くUrbane Internationalは、海外の購入者向けに住宅物件の調達・販売・管理を専門に行うブティック型不動産会社です。同じオフィスで10年以上にわたり事業を展開する中、当初の小規模な取引から拡大を続け、現在では約120件の不動産物件を管理しています。創業当初は、3〜5本程度の鍵しか入らない小さな箱を使い、手作業で鍵を管理していました。しかし、管理物件の増加に伴い、数十社におよぶ外部の委託業者や物件オーナー、内見希望者などが関わるようになると、このアナログな管理方法では限界を迎えていました。

監視機能のない箱を使った鍵管理は、日々の業務に絶えず支障をきたしていました。スタッフは、所在不明になった鍵を探すため、清掃スタッフや電気技師、物件オーナーへの電話確認に毎週1人あたり約30分もの時間を浪費していたのです。また、鍵の所在を把握できない事態が繰り返されたことで、合鍵を預けていた物件オーナーからの信頼も損なわれていきました。さらに、鍵の紛失によって緊急のシリンダー交換や合鍵作成が必要となり、直接的なコスト負担を強いられる事態も発生していました。

管理ミスをゼロにし、不動産物件への入退室を完全に可視化するため、Urbane International社はバルセロナオフィスにKeycafeのシステムを導入しました。すべての物件の鍵をプラットフォームで一元管理することで、管理者は現在の鍵の所持者や過去の利用履歴をいつでもリアルタイムで把握できるようになりました。

日々の鍵の受け渡しは、柔軟に設定できるデジタルアクセス権限によって管理されています。修理業者や電気技師、清掃スタッフなどの定常的な外部パートナーには個別のPINコードを付与し、担当物件の鍵のみを取り出せるよう制限。また、単発の訪問者や臨時業者には、指定された鍵の受け取りと返却のみが可能な一時的なワンタイムコードを発行することで、他の管理物件のセキュリティを確保しながらスムーズな受け渡しを実現しています。

Keycafeの導入により、Urbane Internationalが管理する120件の不動産物件における鍵の追跡課題は即座に解消され、毎週約2時間費やしていた鍵を探す無駄な事務作業がなくなりました。さらに、鍵業者への依頼費用やシリンダー交換、合鍵作成といった継続的なコストロスも完全にゼロに。鍵の利用履歴をリアルタイムで可視化できるようになったことで社内の混乱が一掃され、管理チーム全体に安心感がもたらされました。

こうした社内の業務効率化に加え、このシステムは新規顧客へ不動産管理サービスを提案する際の強力なアピールポイントにもなっています。オフィスを訪れた物件オーナーは設置されたシステムを目にし、それを厳格かつプロフェッショナルな資産管理の証として高く評価しています。管理の行き届かない従来のキーボックスを廃止して自動化されたシステムへ移行したことで、同社は先進的で信頼のおけるブティック型エージェンシーとしてのブランド力をより確かなものにしました。