Phoenix Services SARLがKeycafeで実現した、スクーターフリート鍵管理の効率化

Phoenix Services SARL社は、配達員が食料品や食事を顧客へ届けるために、多くの社用スクーターを運用しています。一日を通して複数シフトで稼働するため、チームはスクーターの出庫、返却、そして鍵の受け渡しを常に管理する必要がありました。

Keycafe導入以前、同社には専用の鍵管理システムがありませんでした。管理者は配達員に直接鍵を手渡し、どの鍵がどのスクーターのものかを確認する必要がありました。

鍵の受け渡しは毎回、紙に手作業で記録されていました。各配達員がどのスクーターを選び、そのナンバープレート番号は何か、といった情報を記録していました。そのため、シフトの開始や終了時には必ず管理者が常駐しなければなりませんでした。

大量の鍵を管理し、仕分ける作業は、日常のフリート調整を不必要に複雑にしていました。Phoenix Services SARL社は、配達員がより効率的にスクーターにアクセスでき、同時に管理者がどの車両が誰によって使用されているかを確実に把握できる、よりスマートな解決策を求めていたのです。

Phoenix Services SARL社は、配達員が利用するスクーターの鍵管理を効率化し、業務のDXを推進するためKeycafeを導入しました。鍵へのアクセスを一元化し、受け渡しプロセスを自動化しています。

各配達員には個別のアクセスコードが発行され、会社のガレージに設置されたKeycafe SmartBoxから直接、スクーターの鍵を取り出すことができます。これにより、管理者が鍵を特定して手渡すのを待つ必要がなくなり、配達員は自身のコードを入力するだけで、必要な鍵を受け取ってすぐに業務を開始できるようになりました。

全ての鍵の受け渡し履歴は自動で記録され、管理チームは鍵の利用状況をデジタルで把握できます。これにより、誰が、いつ、どのスクーターの鍵を持ち出し、いつ返却したかを正確に確認することが可能です。

Keycafeモバイルアプリを使えば、チームはSmartBoxにリモートでアクセスできます。万が一、現場でサポートが必要な場合でも、管理者はオフィスにいなくても遠隔で鍵収納部を開けることができ、迅速な対応が可能です。

Phoenix Services SARLでは、対面での鍵の受け渡し業務を廃止することで、シフト交代時の管理業務の負担を大幅に削減し、業務効率化を実現しました。管理者が多数の鍵を持ち歩き、スクーターとの手作業での照合、紙での車両割り当て記録といった手間が一切不要になりました。

配達員は各自で社用車（フリート）にアクセスし、スムーズに業務を開始できます。これは、朝、昼、晩と頻繁にスクーターが出発・返却されるような運用を行う企業にとって、極めて大きな価値を提供します。

さらに、自動で記録される利用履歴が、社用車管理の透明性と説明責任を飛躍的に向上させました。管理チームは、特定のスクーターの鍵を誰がいつ受け取り、返却したかをリアルタイムで把握できます。手書き情報に依存せず、車両利用状況を正確かつ網羅的に把握することが可能です。

SmartBoxへのリモートアクセス機能は、運用にさらなる柔軟性をもたらします。管理者は、必要に応じてモバイルアプリから従業員をサポートできるため、現場にいなくても鍵の運用状況を遠隔で監督できます。

これまで鍵の受け取り、配布、記録に費やされていた時間は、配達業務をはじめとする戦略的な業務へと振り向けられるようになりました。安全かつ追跡可能なワークフローを確立した結果、Phoenix Services SARLは稼働中のスクーターフリートを以前よりも効率的に運用できるようになりました。