Desafío

A medida que la empresa de gestión de alquileres vacacionales Heiwa Group se expandió de los alquileres de Airbnb al sector hotelero, se enfrentó a una nueva realidad operativa. En el Hôtel de la Poste de Sierre, el acceso de todos los huéspedes debía estar centralizado en un solo lugar, a diferencia de su anterior cartera de apartamentos, que estaba dispersa por la Suiza francófona.

Tradicionalmente, las llaves de las habitaciones de hotel se entregaban en persona en recepción. Si bien este enfoque funcionaba en horarios limitados, rápidamente se volvió restrictivo para el pequeño hotel de 15 habitaciones. Los huéspedes solían querer llegar antes o después del horario de recepción, y mantener una recepción abierta las 24 horas no era viable económicamente.

El objetivo de Heiwa no era eliminar la interacción humana, sino complementarla. Querían ofrecer a los huéspedes mayor flexibilidad y, al mismo tiempo, garantizar que el hotel siguiera funcionando sin problemas, incluso cuando el personal no estuviera disponible, sin comprometer la seguridad ni la profesionalidad.

Dificultades

• Horario de recepción limitado: Las entregas de llaves en persona requieren la presencia del personal, lo que dificulta la atención de llegadas tardías o anticipadas.
• Ineficiencia operativa: El tiempo del personal se consumía en registros manuales en lugar de brindar un servicio al huésped de mayor valor.
• Falta de flexibilidad para los huéspedes: Los viajeros esperaban cada vez más opciones de autoservicio y acceso 24 horas al día, 7 días a la semana, comunes en la hospitalidad moderna.

Solución

El Grupo Heiwa buscaba un sistema de gestión de llaves automatizado y fiable, y se decidió por Keycafe. Consideraron alternativas como instalar cerraduras inteligentes en cada puerta, pero las descartaron rápidamente debido a los altos costes de instalación, los complejos requisitos de infraestructura y la limitada flexibilidad en los diferentes tipos de propiedades.

Keycafe destacó por su diseño de taquilla electrónica centralizada, su bajo costo de infraestructura y su fácil implementación. En lugar de reemplazar cada cerradura, Heiwa pudo digitalizar el acceso mediante un sistema único y seguro ubicado en el vestíbulo del hotel.

Hoy en día, Keycafe desempeña un papel fundamental en el proceso de registro del hotel. Los huéspedes pueden registrarse tradicionalmente en recepción u optar por una experiencia totalmente autoservicio. Los mensajes automatizados enviados a través de la integración de Keycafe y Hostaway proporcionan a los huéspedes instrucciones de acceso y un código único de Keycafe, activo únicamente entre la entrada y la salida de Hostaway, lo que les permite recuperar la llave de su habitación en cualquier momento, de día o de noche.

Implementación del Grupo Heiwa

• Check-in autoservicio 24 horas al día, 7 días a la semana: Los huéspedes reciben instrucciones automáticas y un código seguro para acceder al armario de llaves electrónico Keycafe.
• Control centralizado de llaves: Todas las llaves de las habitaciones del hotel se almacenan, rastrean y administran desde una ubicación segura.
• Integración con Hostaway: Heiwa utiliza la integración de Keycafe con Hostaway, que automatiza la comunicación con los huéspedes y sincroniza las reservas con códigos de acceso clave.

Resultado

En las primeras semanas de uso de Keycafe, el Grupo Heiwa observó claras mejoras operativas. Las interrupciones relacionadas con el check-in se redujeron significativamente y los huéspedes respondieron positivamente a la simplicidad y autonomía del sistema.

El horario de recepción se redujo sin limitar el acceso de los huéspedes, lo que liberó al personal de intervenciones innecesarias a altas horas de la noche o de última hora. Incluso cuando el personal no está disponible por enfermedad o imprevistos, los huéspedes pueden acceder fácilmente a sus habitaciones.

Más allá de la eficiencia, Keycafe contribuyó a modernizar la imagen del hotel. Al adoptar la digitalización y mantener el servicio presencial opcional, Heiwa logró adaptar un hotel suizo tradicional al siglo XXI sin sacrificar la hospitalidad.

El resultado

• Reducción de la carga de trabajo del personal: Menos registros manuales y entregas de llaves, lo que ahorra horas de tiempo del personal cada semana.
• Acceso para huéspedes 24 horas al día, 7 días a la semana: Los huéspedes pueden llegar en cualquier momento sin necesidad de una recepción abierta las 24 horas.
• Confiabilidad operativa mejorada: Eliminación casi total de emergencias relacionadas con claves y mayor tranquilidad para el personal.