Sfida

Gestire decine di chiavi in diverse proprietà multifamiliari ha presentato sfide logistiche e di sicurezza per Lodgeur. Le cassette di sicurezza tradizionali erano inaffidabili e poco visibili: i codici non venivano ruotati e non c'era traccia di chi avesse utilizzato una chiave o quando. I check-in di persona aggiungevano costi operativi e attriti, mentre l'installazione di serrature intelligenti in ogni unità si è rivelata proibitiva a causa dell'hardware per porta e dei costi di integrazione continui.

Lodgeur aveva bisogno di una soluzione scalabile e centralizzata per la gestione delle chiavi fisiche che consentisse l'accesso degli ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e la completa responsabilità senza la necessità di personale in loco.

Punti Dolenti

• Rischi per la sicurezza: Le cassette di sicurezza non erano visibili e tracciabili.
• Inefficienza operativa: I check-in manuali hanno aumentato i costi di manodopera e coordinamento.
• Limitazioni di scalabilità: Le soluzioni basate su hardware non erano economicamente scalabili.

Soluzione

Per risolvere queste sfide, Lodgeur ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe, integrando le API nei propri flussi di lavoro interni. Ciò ha consentito all'azienda di automatizzare la creazione, la distribuzione e la revoca delle chiavi di accesso, sincronizzandole completamente con i sistemi di prenotazione e di screening degli ospiti.

Creazione automatica degli accessi: Quando una prenotazione entra nel sistema di Lodgeur, un codice di accesso Keycafe monouso viene generato tramite l'API. Il codice rimane bloccato finché l'ospite non completa la verifica dell'identità, dopodiché viene automaticamente rilasciato o revocato in base ai trigger del flusso di lavoro.

Orchestrazione del sistema: L'attuale configurazione si basa su un flusso di lavoro API trigger email → Parsio → Zapier → Keycafe, che riscrive il codice di accesso nella piattaforma di gestione degli ospiti, Track. Lodgeur gestisce la mappatura tra gli annunci e gli ID chiave utilizzando le tabelle Zapier, con l'intenzione di migrare l'orchestrazione a Make + Supabase per una maggiore scalabilità.

Visibilità end-to-end: Sia i team ospiti che quelli operativi possono visualizzare lo stato dei contenitori e un registro di controllo in tempo reale dei movimenti chiave, consentendo il supporto remoto e una risoluzione più rapida dei problemi. La futura integrazione di telecamere basate sul cloud migliorerà ulteriormente la responsabilità e la sicurezza degli accessi.

Implementazione di Lodgeur

• Controllo accessi automatizzato: Codici monouso generati dall'API associati ai risultati dello screening degli ospiti.
• Aggiornamenti in tempo reale: Visibilità immediata degli eventi di ritiro e restituzione delle chiavi.
• Integrazioni personalizzate: Flussi di lavoro automatizzati creati utilizzando Zapier e l'API Keycafe.
• Gestione remota: Controllo completo senza intervento del personale in loco.

Risultato

Con Keycafe, Lodgeur offre dal 2019 un servizio di check-in self-service contactless 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ogni anno vengono effettuate migliaia di consegne di chiavi sicure senza personale in loco, con il supporto di visibilità in tempo reale e piena responsabilità.

La soluzione ha migliorato la resilienza operativa, ha migliorato l'esperienza degli ospiti e ha consentito all'azienda di risparmiare in modo significativo sui costi di sviluppo e sugli abbonamenti ricorrenti.

Il Risultato

• Check-in automatico 24 ore su 24, 7 giorni su 7: Accesso continuo per gli ospiti senza presenza di personale.
• Trasparenza operativa: La traccia di controllo in tempo reale crea fiducia e responsabilità.
• Risparmio sui costi: Evitati circa 5.000 $ di costi di integrazione personalizzati e risparmiati >10.000 $ all'anno.
• Efficienza dell'automazione: i flussi di lavoro basati su API riducono al minimo l'intervento manuale.
• Credibilità migliorata: Affidabilità e professionalità dimostrate nei confronti dei partner immobiliari.