Herausforderung

Embassy Suites by Hilton in Jonesboro, Arkansas, ist mit seinen über 40.000 Quadratmetern Veranstaltungsfläche sowohl ein viel besuchtes Hotel als auch ein idealer Ort für die Ausrichtung von Tagungen und Veranstaltungen. Das Hotel stand vor der schwierigen Aufgabe, über 20 Schlüsselsätze unter den Teammitgliedern zu verwalten. Die Schlüssel wurden von Hand mit einem Zwei-Personen-Zeugen-System verwaltet, was wertvolle Zeit der Teammitglieder und zusätzliche Kosten für das Hotel bedeutete. Die zusätzliche Komplexität verärgerte die Mitarbeiter und verhinderte, dass sie sich voll und ganz für die Schlüsselsicherheit einsetzten, und das Fehlen einer angemessenen Schlüsselverwaltung bedeutete, dass das Hotelpersonal nicht so effektiv arbeiten konnte.

Um dieses Problem zu lösen, begann der stellvertretende Generaldirektor, Justin Martin, nach alternativen Lösungen zu suchen. Er stellte jedoch fest, dass die meisten Unternehmen, die Lösungen für die Schlüsselverwaltung anboten, hohe Anschaffungskosten hatten und die Software nicht benutzerfreundlich war, so dass sie für die Bedürfnisse des Unternehmens ungeeignet waren. Dies veranlasste Martin, nach anderen Optionen zu suchen, die kostengünstiger und benutzerfreundlicher waren.

Lösung

Martin entdeckte Keycafe durch eine Google-Suche. Er erkannte schnell, dass Keycafe von Anfang an Ergebnisse liefern würde. „Die Software und die Benutzerfreundlichkeit waren viel fortschrittlicher als alles, was ich bei meinen Recherchen finden konnte, und einfacher zu handhaben als die Methode mit Papier und Stift“, sagt er.

Martins erster Eindruck von den Keycafe-Lösungen war genau richtig. Die intuitiven Funktionen und das benutzerfreundliche Design haben es Embassy Suites und seinem Team ermöglicht, ihre Schlüsselverwaltungsprozesse zu vereinfachen und sicherzustellen, dass die Schlüssel jederzeit ordnungsgemäß verwaltet werden.

Dank der Echtzeit-Tracking-Funktionen sind ihre SmartBoxen zu einem festen Bestandteil ihrer täglichen Routine geworden. „Unser Team nutzt die Keycafe-Dienste täglich, um die Schlüssel am Ende des Tages abzugeben und zu Beginn des Arbeitstages auszuchecken“, sagt Martin. „Wir nutzen sie auch für Audits, die sich nach den Bedürfnissen des Unternehmens richten.“

Ergebnis

Martin und sein Team verlassen sich nun bei der Schlüsselverwaltung des Hotels weitgehend auf die Plattform.

Laut Martin hat die Zusammenarbeit mit Keycafe unerwartete Vorteile für das Hotel gebracht, vor allem in Bezug auf die stärkere Einbindung der Mitarbeiter in den Schlüsselsicherheitsprozess und deren Engagement. Seit der Einführung von Keycafe, sagt Martin, „findet das Team es einfach und benutzerfreundlich, und alle nutzen es.“

Er erklärt weiter: „Dies hat zu einer größeren Akzeptanz und Einhaltung der Vorschriften geführt. Keycafe hat dem Hotel auch geholfen, Zeit und Geld zu sparen, da nicht mehr mehrere Teammitglieder während des Schlüsselaustauschs anwesend sein müssen. Keycafe ist die beste Lösung für die Schlüsselverwaltung für ein ganzes Team. Ich gebe Keycafe fünf Sterne für seine Effizienz und Erschwinglichkeit.“