En septembre 2021, une étudiante de 19 ans nommée Miya Marcano a été assassinée. Malgré ses antécédents criminels, le tueur, Armando Caballero, était un employé du complexe d'appartements où elle vivait et possédait le passe-partout des appartements du complexe. Les données du porte-clés montrent qu'il a accédé à l'appartement de Marcano peu de temps avant son retour du travail, où il l'aurait prise par surprise et l'aurait tuée.

C'est une histoire horrible, et elle met en évidence les dangers des accès incontrôlés aux clés. Une gestion négligente des clés peut mettre en danger les locataires et leurs biens.

La Loi Miya

S'il y a une note positive à cet événement tragique, c'est peut-être le projet de loi du Sénat (SB) 898, autrement connu sous le nom de loi de Miya, que le gouverneur de Floride a signé en vigueur le 27 juin 2022. La loi Miya rend les locataires et leurs maisons plus sûrs en exigeant les propriétaires et les gestionnaires d'immeubles à prendre des mesures spécifiques concernant qui a accès à leurs logements.

En bref, la loi oblige les propriétaires à :

• Effectuez des vérifications des antécédents criminels des employés
• Donner aux locataires un préavis d'au moins 24 heures avant d'entrer dans un appartement
• Maintenir un journal comptable pour la délivrance et le retour de toutes les clés
• Établir des politiques pour la délivrance, le retour et le stockage de toutes les clés

Cela oblige les propriétaires à s'assurer que seules les personnes autorisées ont les clés des appartements des locataires et uniquement aux heures autorisées, et à conserver un registre détaillé de qui a quelles clés et quand. Les propriétaires qui comptaient sur des feuilles de sortie ou qui gardaient les clés dans un tiroir devront mettre à niveau rapidement la sécurité de leur clés s'ils veulent se conformer aux nouvelles réglementations.

Keycafe maintient les journaux et garantit l'accès autorisé

Keycafe fournit des systèmes électroniques de gestion des clés, permettant aux propriétaires de gérer, de stocker et de contrôler l'accès aux clés. Chaque clé est stockée dans un système de casier à clés connecté à l'IoT appelé Keycafe Smartbox, et la clé est attachée à une puce de suivi NFC anonyme. Le système de gestion des clés Keycafe tient un journal de qui a accès, quand et où et stocke les clés dans un endroit centralisé entre les utilisations.

Keycafe est modulaire et peut évoluer avec vos besoins de gestion de clés. Que vous possédiez quelques unités, un bâtiment ou un complexe entier, les plans flexibles de Keycafe vous aideront à contrôler vos clés.

Keycafe aide les propriétaires à se conformer

Deux articles de la loi sont particulièrement pertinents pour la sécurité des clés :

• L'article 4(5)(b) exige que les propriétaires "tiennent un journal d'historique pour la délivrance et la restitution de toutes les clés de chaque unité d'habitation".
• L'article 4(5)(c) exige que les propriétaires "établissent des politiques et des procédures pour la délivrance et la restitution des clés des logements et réglementent le stockage et l'accès aux clés non délivrées".

Heureusement, les fonctionnalités de suivi de Keycafe facilitent grandement la conformité.

Le système Keycafe garde les clés physiquement verrouillées dans un casier à clés connecté à l'IoT appelé SmartBox. Chaque prise et remise de clé est enregistrée et chaque clé est attachée à un porte-clés qui est scanné lors de la remise. Le personnel peut accéder aux clés à l'aide d'un code PIN avec authentification à 2 facteurs en option, d'une application smartphone connectée ou de badges d'authentification utilisateur.

Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, il peut être en mesure d'accéder à certaines, à toutes ou à une seule des clés. Les propriétaires peuvent accorder ou révoquer l'accès clé à des membres du personnel, des services et des sous-traitants en temps réel pour garantir uniquement les accès autorisés.

En tant que propriétaire ou gestionnaire d'immeuble, vous contrôlez étroitement qui a accès à quelles clés et à quel moment. Chaque prise et remise de clé est surveillée en temps réel et enregistrée dans des journaux téléchargeables. De plus, les filtres de recherche de clés vous permettent de voir l'état de plusieurs clés à la fois et de voir toutes les clés extraites par un membre du personnel. Si une clé n'est pas là où elle est censée être, cette fonctionnalité peut faire gagner du temps et permettre une résolution plus rapide.

Un historique d'accès complet vous aide à rester en conformité avec l'obligation de conserver des enregistrements de la localisation de vos clés, tandis que la combinaison du stockage physique et de l'accès contrôlé vous aide à établir des systèmes et des politiques pour toutes les clés de votre propriété. La loi Miya est si nouvelle qu'il n'est pas clair ce qui sera requis pour la preuve annuelle de conformité, mais le casier à clé physique avec les journaux téléchargeables devrait répondre aux exigences de preuve.

Au-delà de la loi Miya

Cependant, les avantages de l'utilisation de Keycafe vont au-delà du simple respect de la nouvelle loi. Le système Keycafe vous facilite la vie, celle de votre personnel et de vos locataires en rationalisant l'accès aux clés avec des fonctionnalités telles que :

Accès aux clés 24/24h / 7/7j

Le personnel autorisé peut facilement accéder aux clés, porte-clés ou cartes-clés à tout moment, sans avoir à contacter les administrateurs système ou la direction.

Assistance clients 24h/24 et 7j/7

Les systèmes de Keycafe sont pris en charge par un support client mondial 24h/24 et 7j/7. Contactez-nous à tout moment avec un appel téléphonique rapide ou sur notre plateforme de chat.

Autorisations spécifiques

Les propriétaires et les gestionnaires d'immeubles peuvent spécifier exactement qui a accès à quelles clés et à quel moment. Ils peuvent également attribuer des autorisations aux utilisateurs autorisés en fonction de groupes de clés.

Alertes programmables

Clés non rendues à temps ? Créez un message d'alerte personnalisé et automatisé à envoyer à la personne qui a pris les clés, à un administrateur ou à tout autre utilisateur.

Application mobile

Vous pouvez gérer les autorisations à distance et en temps réel à l'aide de l'application Keycafe depuis n'importe où.

Automatisation complète par API

Vous pouvez utiliser notre application ou utiliser notre API pour intégrer Keycafe directement dans le logiciel de votre choix.

Conception modulaire

La SmartBox est hautement évolutive, même sur différents emplacements, ce qui la rend idéale pour les investisseurs immobiliers possédant plusieurs propriétés. Commencez avec huit casiers et développez-les par centaines au fur et à mesure que vous acquérez de nouvelles unités.

Batterie de secours

Pas besoin de s'inquiéter si l'alimentation est coupée. Nos batteries de secours garantiront que les bonnes personnes continuent d'avoir accès aux bonnes clés (et que les mauvaises n'y ont pas accès).

Historiques des clés

Ce système garantit que chaque interaction dans votre système est prise en compte, avec une liste complète et mise à jour automatiquement de tous les dépôts et retraits aux niveaux de la clé, de l'utilisateur et de la SmartBox.

Vous voulez en savoir plus?

Facilitez-vous la vie et celle de vos locataires avec le système de gestion des clés Keycafe. Contactez notre équipe commerciale dès aujourd'hui pour savoir comment garder vos clés entre de bonnes mains.

Pour en savoir plus sur la loi Miya, consultez le Projet de Loi du Sénat (SB) 898 du Sénat de Floride.