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鍵管理システムのオプション - どの種類があなたに適していますか?

多くの企業において、複数のスタッフ、顧客、またはゲスト間における鍵の管理に忙殺されることがあります。 - 鍵の管理の必要性は、鍵本体と同様に常に不可欠なのです。

多くの企業は何十年も、出入記録用紙や壁のフック、あるいは高価な鍵管理ロッカーを使用してきました。幸いなことに、新興のIoT技術によって、近年、最新型のクラウドベースの鍵管理システムが実現し、あらゆるビジネスの収益増加に貢献できるようになりました。

世界のデジタル化が進む一方で、鍵をデジタル化するためのコストは、ほとんどの企業にとって法外な値段である可能性が高いので、実際に使用される鍵がすぐになくなる訳ではありません。

現代のテクノロジー企業は、社内で実際に使用される鍵の追跡、保管、使用の権限を与えるための、高セキュリティのデジタル化されたオプションを提供しています。手動で管理できるシンプルな鍵収納ボックスから、スマートフォンやPCを使って数千の鍵を管理できる高度なクラウドベースのソリューションまで様々な選択肢があります。

鍵管理システムにおける2つの主な設置方法について説明する前に、基本的な機能についてご説明しましょう。

鍵管理システムとは?

この記事では、より現実的な問題、つまり実際の鍵を管理、保管、そして組織内の様々な個人に割り当てる方法について詳しく見ていきます。これらの電子鍵管理システムは、ビジネスで用いる部屋、建物、そして車両へのアクセスに信頼性と利便性の高いソリューションを提供します。

様々な業界の企業が成長し、事業を拡大するにつれて、鍵管理のニーズも複雑さを増しています。

これに関しては、様々なアプリケーションで確認することができます。例えば:

  • 短期宿泊施設
  • 不動産管理
  • レンタカー会社
  • 宿泊事業
  • レンタカー・ディーラー
  • 建設機械・施設管理
  • 倉庫管理会社
  • トラック運送会社
  • 教育機関
  • 施設管理者
  • 複数の鍵を複数人で共有して使用するビジネス

鍵管理システムは様々な用途に使用されるので、実際に使われるシステムには多くの設計上のばらつきがあることがよくあります。

どの鍵管理ソフトウェアシステムがあなたにとってベストなのかは、あなたのビジネスが必要とするワークフローによって決まります。ゲストによる一回限りのアクセス、社内スタッフによる全ての鍵への常時アクセス、あるいは異なるアクセスレベルを持つスタッフ間で厳重に管理された鍵のグループなどが必要でしょう。

ビジネスにおける具体的なニーズを可視化することで、ベストな鍵管理システムを選択することができます。

鍵管理システムにはどのような種類がありますか?

電子鍵管理システムには、様々な形状や大きさのものがあります。この記事では、現在利用可能なシステムの中で最も人気のあるタイプを2つご紹介します。:

ペグボード式鍵管理システム

透明なドア越し、またはドアを開けると全ての鍵が見えるようになっています。鍵はペグボードに盗難防止リングで取り付けられ、ペグをロックするペグボードシステムに挿入します。

ペグボードシステムは、迅速かつシンプルで簡単なソリューションを提供します。 - ここでは、ペグボードシステムを採用している製品を提供している企業をいくつかご紹介します。

  • Real-Time Networks
  • Morse Watchmans
  • Keyper Systems
  • Traka 21
  • KeyTrak

Locker Key Systems

それぞれの鍵は個別の収納スペースにロックされているため、外からは何も見えず、一つの鍵にアクセスすると他の鍵は見えなくなります。鍵を収納する個別のコンパートメントにより、他の人があなたの鍵に物理的にアクセスできないようにします。 - スタッフ同士ではなく、面識のない複数人が同じシステムを共有しなければならない場合に役立つ機能です。

ユーザーが認証され、アクセスする鍵を選択すると、個別の鍵のコンパートメントが開き、中の鍵にアクセスすることができます。どの鍵を使用すればいいのか迷うこともなく、訓練を受けたスタッフにも、一度限りのお客さまにも使いやすいシステムです。

ここでは、鍵管理のためのロッカーシステムを提供している会社をいくつか紹介します。

  • Matrix
  • Creone
  • ShareBox
  • Keycafeについて

ロッカーとペグボード - 選ぶならどちらが良いのか?

ロッカーとペグボードのどちらにも様々な利点がありますが、私たちは、鍵管理システムが全て同様に作られているわけではないと考えています。

第一印象について、考えてみましょう - ロッカーシステムは、お客さまをお出迎えする場所では最適な、スマートな外観をしています。ペグボードは一方で、特に待合室などお客さまと接する場所に設置すると、煩雑で目障りになることがあります。ロッカーシステムは、欲しい鍵を逐一探す必要がないので、異なる鍵と混同する心配はございません。

確かにペグボードでは、より多くの鍵を収納することができます。しかし、大きめのキーホルダーや、複数の車の鍵のキーフォブを収納する場合、扱いが非常に面倒になる場合がございます。

さらに、他のユーザーから鍵を隠すことができるメリットもあるので、ペグボードよりもロッカーをおすすめします。

良い鍵管理システムでは、どのようなことが可能になるのでしょうか?

鍵管理システムのゴールは、鍵の紛失を防ぎ、許可されたアクセスのみを保証することです。 車両管理、不動産管理、ホテルでの時間外チェックインなど、各事業部門には固有の問題があるため、全ての事業に対応できる万能の鍵管理システムが存在するわけではございません。

The Keycafe cloud-based key management software provides multiple different workflows that can be tailored for your exact requirements.

24/7 Key Management

You can easily access your keys, fobs, or keycards at any time, without needing to contact system admins. As long as you have permission, you’re good to go.

IoT Connected SmartBox

The Keycafe SmartBox is always connected, enabling real-time access management from anywhere using an app. Provide access to a key, or revoke access to all keys instantly ensuring authorized access at all times.

Cloud-Based Granular Permissions

With advanced scheduling capabilities, you can grant key access not just by person, but also by time slot and by predetermined groups.

Easy History Audits

Looking for a possible security leak? This system ensures that every single interaction in your system is accounted for, with a complete, auto-updated list of all deposits and withdrawals at the key, user, and SmartBox levels.

Highly Modular

The SmartBox comes in several different variations and is highly scalable even across different locations. Start off with a modest 7-locker setup, and build into the hundreds as your organization expands.

API and App Integrations

If you’re already running with your own proprietary software, Keycafe offers a robust set of developer resources to help their key management solution fit into your business’ digital ecosystem.

Multiple Access Options

Unlike many other locker systems, Keycafe doesn’t limit you to a single method of access. You can authorize clients and employees through a touchscreen-input pincode, 2-factor authentication tools, a smartphone app, physical key fobs, and even user badges.

Solid Build Quality

The SmartBox is constructed from cold-rolled steel and A383 alloyed aluminum which is commonly used in automotive and aerospace applications - making the unit much harder to physically tamper with.

Conclusion

No two organizations have the same security requirements - often you’ll find that key authorization even with different sites in the same area can differ significantly. Keeping track of keys in a regular household is challenging enough - what about an entire workplace?

Fortunately, the excellent technologies we’ve discussed today help make key management an absolute breeze. If Keycafe’s innovative solution interests you, contact the sales team today to keep your keys in perfect order.

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