複数の鍵を使用し、鍵における様々なアクセスレベルの従業員を管理している企業では、鍵管理システムは不可欠です。しかし、鍵管理システムとは何でしょうか？そして、このシステムはどのように役立つのでしょうか？

今回は、企業向け鍵管理ソリューションの詳細について、アクセスの簡素化、安全性の向上、日常業務におけるリスクの低減にどのように役立つかについてご説明します。

鍵管理システムはどのような人に必要か？

複数の鍵を管理する組織や、複数の個人が使用する鍵のセットを管理する組織において、鍵のマネジメントは必要不可欠です。

マネジメントする必要がある人員と鍵の数が増えれば増えるほど、そのプロセスは複雑になって行きます。鍵管理システムは、適切な人が適切な時間において鍵へのアクセスを許可し、誰が鍵を所持しているかを把握可能にします。

鍵管理システムを利用する、あるいは必要とする業種には、自動車ディーラー、不動産管理会社、短期賃貸管理会社、建設会社、物流業者、施設管理者、ホテル、レンタカー会社、政府公用車、大学、その他多くの業界や使用事例が含まれます。

鍵管理システムとは？

鍵管理システムは、無人で特定の場所での鍵の受け渡しを容易にし、高い安全性を保証します。

鍵管理システムは、鍵をアクセスしやすい場所において集中管理し、許可されたユーザーのみが、鍵を受け取ることができるよう、鍵のアクセス権を割り当てることが可能です。クラウド対応のソフトウェア・アプリで鍵へのアクセスを制御し、全てのユーザーのアクセス履歴をリアルタイムで提供することで、複数の拠点や物件における鍵の管理も単純化・自動化されます。

鍵の管理者はリモート操作によって、アクセスコード、独自のPINコード、時間枠などの要因に基づいて鍵の権限を設定し、特定の人物だけに鍵のアクセス権を与えることで、会社の業務と連携して、社内の鍵を常に利用できるようにすることができます。また組織のニーズのレベルに応じて、鍵管理システムは企業のITインフラやワークフローと統合することができます。

鍵管理システムのメリット

鍵管理システムは、本来、社内における複雑で非効率的、かつ時間のかかるプロセスを自動化し、効率化します。ここではそのメリットをいくつかご紹介します。

• 紛失した鍵の交換費用の削減：誰が鍵を拾ったのかが常に把握できるので、必要時において簡単に鍵を追跡できます。
• 鍵を探す必要は御無用：鍵は担当者が受け取るまで専用の収納スペースに保管されます。
• 鍵への高度なアクセス権を付与：社内のグループ、部署などに対して鍵への高度なアクセス権を与えることで、アクセス権のあるスタッフだけが鍵を使用することが可能です。アクセス権の取り消しや変更はいつでも可能です。
• クラウドからリアルタイムで全てをコントロール：鍵管理システムはリモート管理を可能にし、シンプルで信頼性の高いプロセスを保証します。スタッフは鍵の有無の状況をリモートで常にチェックすることができます。
• 時間とコストの節約、そしてミスをなくす：リモート/自動の鍵管理システムにより、鍵の出入りを記録するための24時間体制のスタッフが不要になります。

鍵管理システムの種類

鍵管理システムは、何らかの形態で以前から使用されています。ここでは、最も一般的なマニュアル、及び技術ベースによる鍵管理システムの種類をご紹介します。

• ペグボード：オープンまたは密閉された状態のペグボードに鍵が、よく見える状態で吊り下げられています。この種類のボードは、駐車場、自動車修理工場、室内、倉庫などで使用されているのを見かけます。
• キーボックスペグボードと同様に、鍵は吊るして保管しますが、通常はボックスを密閉して施錠します。
• ロッカー式それぞれの鍵は、個別のロッカーに刺さっているため、使用可能なロッカーの鍵が見える状態になっています。どの鍵を選択すればいいのか迷うこともなく、見た目もすっきりしているこのスタイルは、接客ビジネスを行う事業主の方々にとって望ましいデザインです。
• 非クラウド型通常は暗号コードはまたは実際の鍵で開閉することができる、プログラミング可能な鍵管理ボックスです。一部のデータはインターネットに接続されていないオンプレミスのソフトウェアに送信できるものの、リモートで管理することはできず、やはりオペレーターによる直接操作が必要です。
• クラウドベース企業向け鍵管理ソリューションは、インターネットに接続されたSmartBoxシステムで、リモート管理、オートメーション、許可ベースによって鍵へのアクセスを可能にします。

あなたのビジネスに最適な鍵管理システムの選び方

適切な鍵管理システムはコスト削減、プロセスの自動化と単純化、そしてエンドユーザーである皆様の収益拡大をサポートするべく、新たな効率性の獲得に貢献します。適切なシステムを選ぶ際には、ニーズと優先順位、誰がシステムを利用するのか、またワークフローの管理のしやすさなどを考慮する必要がございます。

ここではシステムの導入時に考慮すべきいくつかのポイントをご紹介します。

• システムの操作方法鍵の利用時に手動入力が必要で、スタッフがロッカーのある場所に直接赴く必要があるのか、それともオンラインでどこからでも管理可能なのかを確認しましょう。
• 鍵へアクセスするための方法を選択いくつかのシステムでは鍵へのアクセス時にシンプルなPINキーを使用し、そのPINキー使用し、そのPINキーを入力すれば誰でも鍵にアクセスすることができます。
• 使い勝手の良さシステムにアクセスするユーザーが多ければ多いほど、システムがよりシンプルであることが求められます。誰でも使えるシンプルなプロセスであることを確認しましょう。
• カスタマーサポート鍵管理システムにはカスタマーサービスとサポートのオプションが不可欠です。何か問題が発生した場合、24時間365日、対応可能なスタッフとコンタクトができる必要があります。
• 鍵へのアクセス方法バッジ、キーフォブ、PIN、モバイルアプリ、２段階認証(2FA)など、複数のアクセス方法を提供するシステムもあれば、共通のPINコードを全ての鍵に使用するシステムもございます。
• カスタマイズどんな企業でも、全く同様に運営されている訳ではありません。あなたが選択した鍵管理システムが現在のあなたの会社のワークフローを単純化し、またワークフローに統合しやすいものであることを確認しましょう。鍵の管理方法を正確に理解し、投資に対するリターンが最も早いシステムを手に入れるために、コンサルティングを受けることをお勧めします。
• あなたのビジネスで使用する鍵の個数モジュール式の鍵管理システムなら、より大きな容量を提供し、あなたのビジネスの成長に合わせて簡単に拡張することができます。
• 保管する必要がある鍵の種類例えばキーカードや車のキー、大きめのキーホルダーはご使用されますか？いくつもの大きめの鍵をすっきりと整頓するのに適したシステムもございます。
• 社内のスタッフが使用する鍵、あるいは顧客の方々向けの鍵鍵管理システムの中でも、一回限りのユーザー、顧客、一般客の方々向けにわかりやすく使いやすいものがございます。
• コスト鍵管理システムには、多額で初期費用がかかるものもあれば、初期費用が少ない代わりに、定額サービスで利用できるものもございます。
• ボックスの外見 鍵管理システムのボックスを屋外に設置する場合、あるいは顧客の方々が使用される場合、ボックスの外観はあなたのビジネスのブランドイメージとマッチしていますか？外観をカスタマイズしたり、ブランド化することは可能ですか？
• システムインテグレーションの選択あなたのワークフローを自動化するために、あなたのビジネスで使用している既存のソフトウェアスタックと鍵管理システムとを統合することができますか？

ソフトウェアに対応した鍵管理システムのメリットと、それらがお客様のビジネスにおいてどのように役立てるかについてご理解いただけたでしょうか？

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Keycafeの担当者にご相談することで、お客様のビジネスに最適なシステムの使い方についてご理解いただき、システムを最大限に活用することができます。まずはご相談ください。