課題：
アル・パッカー・フォードは長年、手作業による鍵追跡システムに頼っていました。在庫番号を記したマニラ封筒がオペレーターデスクの書類棚に保管されていました。営業担当者は鍵の出し入れに署名する必要があり、返却を忘れたり、交換記録を残さずに他の人に渡してしまうことがよくありました。
この時代遅れの方法で試乗やサービス業務が頻繁に遅延し、鍵の置き忘れや紛失が頻繁に発生していました。チームは毎週何時間も鍵を探すのに追われ、スタッフと顧客の両方にフラストレーションを与えていました。
問題点
- 紛失した鍵と時間の損失: スタッフは置き忘れた鍵を探すのに何時間も費やし、試乗や顧客への引き継ぎを妨げていました。
- 説明責任がない: 追跡システムがなければ、誰が鍵を持っているか、いつ鍵が盗まれたか誰も知りません。
- 顧客の不満: 販売およびサービスの遅延により、顧客体験が悪化し、取引が遅くなりました。
- 高い交換コスト: ディーラーは交換用フォブに年間最大 9,000 ドルを費やしており、1 つあたりのコストは 400 ～ 500 ドルであることが多い。
Keycafe導入：
Al Packer Fordは複数の鍵システムを比較検討した結果、洗練された壁掛け式デザイン、使いやすいソフトウェア、そしてリアルタイム追跡機能を備えたKeycafeを選択しました。競合製品はかさばり、設置スペースを必要とし、直感的なアプリも不足していました。
Al Packer Fordでは、各車両のキーにKeycafeフォブがタグ付けされ、Keycafe SmartBoxに保管されています。このキーには、固有のPINまたはNFCバッジを使用して、承認されたスタッフのみがアクセスできます。マネージャーはKeycafeダッシュボードですべてのキーの動きを監視し、誰が各キーをチェックアウトまたは返却したかを即座に確認できます。
プロセスはシームレスです。
- 準備部門から到着した車両にはタグが付けられ、チェックインされます。
- スタッフは、Keycafe アプリまたは SmartBox 画面を使用して、鍵を即座に見つけることができます。
- すべてのトランザクションは、時間、ユーザー、および場所のデータとともに記録されます。
Interlane LogisticsのKeycafe活用方法
- 集中キー追跡: すべてのキーはデジタルで登録、保存され、リアルタイムで追跡されます。
- ロールベースのアクセス: 従業員は自分の部門 (営業、サービス、または準備) に関連するキーにのみアクセスできます。
- スマート通知: マネージャーはチェックアウトや返却遅延に関する即時アラートを受け取ります。
- クラウド ダッシュボード: 部門や場所全体の完全な可視性を実現します。
- スペース効率の高い設計: 壁に取り付けられた SmartBox ユニットは、人通りの多いディーラーエリアの床面積を節約します。
「鍵の追跡と整理に関して、これまでで最高の決断でした。」
導入の成果：
Keycafe導入以来、鍵の紛失は95%以上減少し、ディーラーは交換費用を数千ドル節約し、鍵の紛失による遅延も解消しました。SmartBoxシステムにより、鍵管理に構造化と説明責任がもたらされ、チームは日々の業務を完全に可視化し、管理できるようになりました。
スタッフは鍵の出し入れを数秒で完了し、使用状況を瞬時に追跡し、すべての試乗をスケジュール通りに管理できるようになりました。マネージャーは誰がどの鍵を持っているかをいつでも確認できるため、コミュニケーションが改善され、ダウンタイムが削減されます。在庫管理の強化、迅速な調整、そして透明性のある追跡により、Al Packer Fordは鍵の混乱から完全な管理体制へと移行し、これまで以上にスムーズで効率的な運営を実現しました。
結果
- 紛失した鍵が解消されました: 年間数百件から数件に減少しました。
- 完全な説明責任: デジタル ログには、各キーを誰がいつ取得したかが記録されます。
- 操作の高速化: 営業担当者はキーを即座に見つけて顧客に集中できます。
- コスト削減: 鍵の交換コストを年間数千ドル節約できます。
- より優れたスペース利用: 壁掛けユニットは貴重なディーラーの床面積を節約します。
