課題：

Keycafe導入以前、フジオートでは鍵をブランド別、アルファベット順に整理されたケースに保管していました。この作業は自動化されておらず、スタッフの手作業に大きく依存していました。鍵は間違ったケースに入れられたり、誤って入れ替えられたり、あるいは完全に紛失したりすることがよくありました。鍵が紛失した場合、誰が持ち去ったのか、どこにあるのかを知る術がありませんでした。

「一番の問題は鍵を見つけることでしたが、それを探すのに無駄な時間もかかりました」と、オペレーションアナリストのレティツィア・メルロ氏は説明する。「誰が鍵を持っているのか、どこにあるのか、全く分からなかったんです。」

キーは部門間で頻繁に移動され、時にはディーラーの外に移動されるため、これらの問題により日々の処理速度が低下し、イライラする状況が発生していました。

問題点

• 時間のロス: スタッフは紛失した鍵を探すのにかなりの時間を費やしました
• 可視性なし: 誰が鍵を持っていたか、鍵がどこにあったかの明確な記録がない
• 手動エラー: キーが間違ったケースに入っていたり、誤って入れ替えられていたりする
• 業務の遅延: キーの紛失により、販売、サービス、車両の移動が遅れています

Keycafe導入：

フジオートは、ディーラー全体の鍵の保管と追跡を一元化するためにKeycafeを導入しました。新車がディーラーに到着すると、その鍵はKeycafeアプリに登録され、キーホルダーに取り付けられた後、スキャンされてSmartBoxにセットされます。スタッフは個人コードで鍵にアクセスし、車両の受け取りと返却の記録を自動的に記録します。

キーは、管理部門、販売部門、整備工場、ボディショップなど、部門間で頻繁に移動します。Keycafeでは、すべての移動が単一のシステムで追跡されます。車両が販売されると、最後の整備士がキーフォブを管理部門に返却し、そこでキーフォブは取り外されて次の車両に再利用されます。

すべてのキーは 1 つの安全な場所に保存されるため、すぐに見つけられ、管理も容易です。

富士オートの実装

• 集中キー追跡: すべてのキーが1つのシステムに登録され、表示されます
• 制御アクセス: スタッフは個人コードを使用して鍵を受け取り、返却します
• 日常のワークフローサポート: キーは部門間でスムーズに移動
• フォブの再利用: 車両が販売されるとフォブが再割り当てされ、システムがシンプルになります

導入の成果：

フジオートはKeycafe導入後、すぐに改善を実感しました。鍵を探す時間が大幅に短縮されました。Keycafeアプリを使えば、スタッフは数秒で鍵を見つけ、最後に誰が使用したかを確認できるようになりました。この可視性により、チーム間の責任感が高まり、繁忙期の混乱も軽減されました。

「最初は懐疑的な従業員もいました」とレティツィア氏は付け加えます。「しかし数週間後には、以前のシステムよりもずっと満足するようになりました。」鍵の取り扱いが予測可能になり、より速く、そして管理が容易になりました。

フジオートは、重要なケースから離れることで、ディーラー業務のスピードを遅らせるのではなく、そのペースをサポートするシステムを使用して、大量の車両を明確かつ制御された方法で管理できるようになりました。

結果

• 時間の節約: キー検索が最大1時間から数秒に短縮
• 説明責任の向上: 明確な記録により、誰がどのキーを持っているかがわかる
• 鍵の紛失が減少: 中央保管により紛失が減少
• よりスムーズな運用: 営業チームとサービスチームは中断を減らし、より迅速に業務を遂行できます。