課題：
Student Factoryは、フランス全土に20の拠点を展開し、柔軟な宿泊オプションを求める学生や短期滞在者に対応しています。モダンでフルサービスのアパートメントを提供している一方で、24時間対応のフロントデスクは設置されていません。この制約により、特に営業時間外に到着したゲストにとって、鍵の受け渡しに大きな問題が生じていました。
ゲストの到着時間は予測不能で、深夜になることも珍しくなかったため、既存の対面式の鍵受け渡しシステムはもはや維持できなくなりました。スタッフは営業時間外も現場に残るか、複雑な手作業による鍵の受け渡しを調整する必要がありました。合理化されたプロセスの欠如は、ゲストの体験に摩擦を生じさせ、チームの業務効率を低下させていました。
問題点
- 24 時間対応の受付デスクがない: 24 時間体制のフロントデスクを設置できないため、営業時間外に到着するゲストへのサービスにギャップが生じていました。
- 業務の中断: スタッフは頻繁に業務を中断されたり、遅刻に対応するためにシフトを延長せざるを得なかったりしたため、スケジュールの課題や非効率性が生じました。
- 予測不可能な到着時間: ゲストは指定された到着時間を守らないことが多く、鍵の受け渡しを手動で調整することが困難でした。
Keycafe導入：
これらの課題に対処するため、Student FactoryはKeycafeの鍵管理システムを全拠点に導入しました。Keycafeは、そのシンプルさ、信頼性、そしてスタッフが物理的に常駐することなくゲストが鍵に自動的にアクセスできる機能により、他の鍵管理ソリューションの中でも際立っていました。
ワークフローは大幅に効率化されました。ゲストの予約確認後、Keycafeアプリで固有の受け取りコードが生成されます。このコードはゲストに送信され、ゲストは到着時にロビーにあるSmartBoxキーロッカーから鍵を受け取る際に使用します。出発時は、同じコードを使用して鍵を返却するか、客室に置いておくか、スタッフに直接お渡しください。
この自動化により、Student Factory チームは、鍵の交換が安全かつ効率的に処理されるという確信を持って、柔軟性と機動性を維持できるようになりました。
学生工場の実装
- 到着前の鍵の設定: スタッフは予約日に基づいて事前にキーカードを準備し、Keycafe のアプリを使用して受け取り用の一意のコードを割り当てます。
- ゲストの自律性: ゲストは電子メールまたは SMS 経由でアクセス コードを受け取り、到着時に Keycafe SmartBox から独自に鍵を受け取ります。
- 柔軟な返却オプション: ゲストは、鍵を Keycafe のロッカーに戻すか、部屋に残しておくか、スタッフがいればスタッフに渡すことで、鍵を返却できます。
「最大の利点は、私たちは常に忙しく動き回っているので、オフィスから離れられることです。お客様は完全に独立して鍵を受け取り、アパートに入ることができます。」
導入の成果：
Keycafeを導入して以来、Student Factoryは営業時間外に鍵の受け渡しに専念するスタッフを配置する必要がなくなり、大幅な運営コスト削減を実現しました。お客様はスタッフとの待ち時間や調整なしに自分のスケジュールに合わせて来店できる利便性を享受しており、全体的な体験が向上しています。
このシステムは、ゲストとスタッフの両方にとって信頼性が高く、シンプルであることが証明されています。ゲストは鍵の受け取り手順を直感的に理解し、一人でチェックインする手間も省けています。問い合わせや懸念事項は、宿泊施設のロジスティクスではなく、宿泊施設やアメニティの質に集中しています。これは、鍵の管理がもはや悩みの種ではないことを明確に示しています。
結果
- 人件費の削減: 鍵の引き継ぎのために夜勤スタッフを雇う必要がなくなり、人件費が大幅に削減されました。
- 強化されたゲストエクスペリエンス: ゲストはいつでも宿泊施設にアクセスでき、到着時間に関係なく簡単にチェックインできます。
- 業務効率の向上: スタッフは、主要な物流に関連する中断がなく、営業時間中に物件管理とゲストサービスに集中できます。
