課題：

Keycafe導入以前、Price is Right Rentalは、顧客の車両アクセスを従来の鍵付きボックスと対面での鍵の受け渡しに依存していました。暗証番号の管理には、スプレッドシートと毎週の手動プログラミングが必要でした。リモート管理オプションがなかったため、3つの拠点でCOOのジョエル・プライス氏は、複数のボックスを毎月何時間もかけて手作業で更新していました。

顧客が古い鍵箱に鍵を返却しようとしても、暗証番号が使えなくなることが頻繁にあり、遅延や不満を招いていました。また、チームは時折発生する鍵箱の故障にも対応し、業務を中断させました。これは顧客満足度の低下だけでなく、スタッフの労働時間の増加を招き、繁忙期には余分な手間を要していました。

また、手作業のプロセスではどのキーが利用可能かを追跡することが困難になり、レンタルのピーク時に不確実性が増し、車両の回転が遅くなります。

問題点

• 時間のロス: 毎月、複数のロックボックスのコードを手動でプログラミングしています。
• 複雑なプロセス: リモート アクセスはなく、各コードがどの週に属しているかを常に追跡します。
• ゲストの混乱: リピーターのお客様は、間違ったコードが設定された古いロックボックスを利用することがよくありました。
• 運用の中断: ロック ボックスが時々故障し、直前に問題が発生しました。

Keycafe導入：

Price is Right Rentalは、リモート管理機能と実用的で使いやすいボックス設計を理由にKeycafeを選択しました。このシステムにより、スタッフを待たずにレンタカーの鍵の受け取りと返却が簡単に行えます。予約ごとに固有のコードが生成され、お客様に送信されます。お客様はSmartBoxでそのコードを入力するだけで、鍵の受け取りと返却ができます。

屋外に設置された筐体は耐候性を高め、お客様はいつでもKeycafeのユニットにアクセスできます。これにより、営業時間外のレンタルにも対応でき、チームが現場を離れているときや他の場所で作業しているときでも、業務をスムーズに進めることができます。鍵が返却されるとスタッフに最新情報が届き、必要に応じてビデオ通話で確認することもできます。「Keycafeなら誰でも入室できると分かって、本当に安心しています」とCOOのジョエル・プライス氏は述べ、新しいプロセスに対するチームの自信を物語っています。

プライス・イズ・ライト・レンタルの導入

• 集中追跡: すべての新しい車両キーが Keycafe ダッシュボードに追加されるため、キーのアクティビティが 1 か所にまとめられます。
• 屋外アクセス: ユニットは耐候性のある囲いの中に設置されており、ゲストはいつでも安全にアクセスできます。
• 返却アラート: スタッフは鍵が返却されたときに通知を受け取り、到着する車両を把握するのに役立ちます。
• ビデオ録画: 内蔵のビデオ録画機能により、誰が各キーを返却したかがわかるため、疑問が生じたときに明確になります。

導入の成果：

Keycafeは、ロックボックスのコード管理に伴う手作業を排除し、チームが車両の準備と顧客サポートに集中できる時間を確保しました。スタッフは、月次プログラミング、ロックボックスの故障、週次コードスケジュールに関する混乱といった問題に悩まされることがなくなりました。

この変更により、お客様にとってレンタル手続きの利便性も向上し、車両の受け取りから返却までスムーズに進むようになりました。また、このシステム導入により、会社の運営に対する信頼も高まりました。ジョエル氏はKeycafeが大きな競争優位性であると感じており、「他のレンタカー会社や個人事業主と比べて、Keycafeだけでも私たちは際立っています」と述べています。

結果

• 運用上のメリット: 最初の 2 か月以内にワークフローが改善され、ゲストのキーの受け渡しにかかる時間が 80% 削減されました。
• 信頼性の高いシステム: Keycafe SmartBoxes では、以前はロック ボックスの問題が月に 2 件発生していましたが、現在は問題が 1 件も報告されていません。
• 顧客エクスペリエンスの向上: 顧客はプロセスが迅速かつ最新であることに気付き、そのシンプルさに驚くことがよくあります。
• より強力な外観: Keycafe のセットアップは、以前の方法よりも洗練され整理されたプロセスを実現します。
• 将来の計画: 同社は成長に応じて Keycafe をすべての場所に拡大する予定です。