課題：
短期賃貸管理会社である平和グループは、Airbnbのレンタル事業からホテル事業へと事業を拡大する中で、新たな運用上の課題に直面しました。スイス・シエールにあるホテル・ドゥ・ラ・ポストでは、これまでスイスのフランス語圏各地に分散していたアパートメントポートフォリオとは異なり、すべてのゲストアクセスを一元化する必要がありました。
従来、ホテルの客室鍵は受付で直接受け渡されていました。この方法は限られた時間帯には有効でしたが、15室という小規模なホテルではすぐに制約となりました。お客様は受付時間よりも早く、あるいは遅く到着したいという要望が多く、24時間対応のフロントデスクを維持することは経済的に不可能でした。
平和ホテルの目標は、人と人との交流を排除することではなく、それを補完することでした。ホテルスタッフが不在の場合でも、セキュリティやプロ意識を損なうことなく、ホテルが円滑に運営を継続できるよう、ゲストにさらなる柔軟性を提供したいと考えていました。
問題点
- 受付時間の制限: 対面での鍵の受け渡しにはスタッフの立ち会いが必要であり、遅れて到着したり早く到着したりした場合の対応が困難です。
- 運用の非効率性: スタッフの時間は、より価値の高いゲストサービスではなく、手動のチェックインに費やされていました。
- ゲストに対する柔軟性の欠如: 旅行者は、現代のホスピタリティ業界で一般的になっているセルフサービスと 24 時間 365 日のアクセス オプションをますます期待するようになりました。
Keycafe導入：
平和グループは、自動化されながらも信頼性の高い鍵管理システムを求め、Keycafeにたどり着きました。すべてのドアにスマートロックを設置するなどの代替案も検討しましたが、設置コストの高さ、複雑なインフラ要件、そして様々な物件タイプへの対応力の限界から、すぐに断念しました。
Keycafeは、集中管理型の電子キーロッカー設計、低いインフラコスト、そして導入の容易さで際立っていました。平和は、すべての鍵を交換する代わりに、ホテルロビーに設置された単一の安全なシステムを使用してアクセスをデジタル化することができました。
現在、Keycafeはホテルのチェックインワークフローにおいて中心的な役割を果たしています。お客様は、従来の受付でのチェックイン方法と、完全なセルフサービスによるチェックインのいずれかを選択できます。KeycafeとHostawayの連携により送信される自動メッセージには、ドアのアクセス方法と、Hostawayのチェックイン時間とチェックアウト時間の間のみ有効な固有のKeycafeコードが記載されており、お客様は昼夜を問わずいつでも客室の鍵を受け取ることができます。
平和グループの実施
- 24時間年中無休のセルフサービス チェックイン: ゲストは、Keycafe の電子キー ロッカーにアクセスするための自動指示と安全なコードを受け取ります。
- 集中キー管理: すべてのホテル客室の鍵は、1 つの安全な場所に保管、追跡、管理されます。
- Hostaway との統合: Heiwa は、Keycafe と Hostaway の統合を使用して、ゲストとのコミュニケーションを自動化し、予約をキー アクセス コードと同期します。
「Keycafeは私たちにとって包括的な保険です。受付担当者が病気で出勤できなくなった場合でも、お客様はいつでも鍵を受け取って宿泊施設に入室できます。」
導入の成果：
Keycafe導入から数週間で、平和グループは業務の明確な改善を実感しました。チェックイン関連の中断は大幅に減少し、ゲストはシステムのシンプルさと自律性に好意的に反応しました。
ゲストのアクセスを制限することなくフロント営業時間を短縮することで、スタッフは深夜や直前の不要な対応から解放されました。スタッフが病気やスケジュールの都合で不在の場合でも、ゲストは客室に容易にアクセスできます。
Keycafeは効率性の向上だけでなく、ホテルのイメージ近代化にも貢献しました。デジタル化を推進しながらも、オプションで対面サービスを維持することで、平和ホテルはホスピタリティを犠牲にすることなく、伝統的なスイスホテルを21世紀のスタイルに見事に取り入れました。
結果
- スタッフの作業負荷の軽減: 手動でのチェックインや鍵の受け渡しが減り、毎週スタッフの時間を何時間も節約できます。
- 24 時間 365 日のゲスト アクセス: ゲストは 24 時間対応のフロント デスクを必要とせず、いつでも到着できます。
- 運用の信頼性の向上: 鍵関連の緊急事態がほぼなくなり、スタッフの安心感が高まります。
