ASSIA UNAのケーススタディ

課題：

Assia UNAが在宅医療サービスを拡大するにつれ、車両群へのアクセス管理はますます複雑になってきました。4つのサービス拠点に最大100台の車両が配備されているため、日々の業務において調整と監視が不可欠でした。

以前は、体系的な鍵管理システムが導入されていませんでした。車両の鍵は追跡も管理もされず、自由にアクセスできる状態でした。小規模であれば管理可能でしたが、従業員数が500人を超えると、このアプローチはすぐに維持できなくなりました。

毎朝、介護士や看護師は巡回に出かける前に車の鍵を受け取る必要がありました。スケジュールによっては、車によっては数日間連続して保管されることもありました。リアルタイムの可視性がなければ、管理者は誰がどの車をいつ使用しているかを明確に把握することができませんでした。

この管理不足は、特に臨時職員、交代要員、短期滞在スタッフのアクセスを必要とする際に、業務の非効率性とセキュリティ上の懸念の両方を引き起こしました。4つの独立した拠点にまたがる鍵の管理は、物流上の課題をさらに増大させました。

Assia UNA は、すべての拠点にわたる車両管理に可視性と一貫性をもたらす、安全で構造化された使いやすいシステムを必要としていました。

問題点

構造化された鍵管理がない: 鍵は自由にアクセス可能
可視性の欠如: 車両の使用状況をリアルタイムで追跡できない
セキュリティリスク: 特に臨時または短期のスタッフの場合
マルチサイトの複雑さ: 4つの独立したサービスブランチ

Keycafe導入：

Assia UNAは、鍵管理システムプロバイダーに関する包括的な市場調査を実施した結果、シンプルさ、機能性、そして費用対効果のバランスが取れたKeycafeを選択しました。SmartBoxは4つのサービスブランチすべてに導入され、組織全体で鍵管理を標準化しました。各車両の鍵はSmartBoxに安全に保管され、サービスブランチと部門ごとに整理されているため、従業員は自分のチームに割り当てられた車両にのみアクセスできます。

アクセス権限はプラットフォームを通じて直接管理されます。管理者は役割と部門に基づいてユーザー権限を割り当て、わずか数クリックでアクセスを許可、変更、または取り消すことができます。これは、臨時職員や代替要員にとって不可欠な機能です。看護師または介護士にはそれぞれ個人アクセスコードが付与されます。到着後、SmartBoxでコードを入力すると、使用が許可されている車両が表示され、管理者の監視なしに数秒以内に対応するロッカーが自動的に開きます。

車両が複数日割り当てられている場合でも、システムはリアルタイムで割り当て状況を追跡し続けます。管理者は、誰がどの車両を所有しているか、いつ使用されたか、そして返却されたかどうかを即座に確認できます。この構造化されたシステムにより、スタッフの自主性と一元的な監視が融合し、拡張性、安全性、そしてユーザーフレンドリーなソリューションを実現し、日々の業務をサポートしながら将来の成長にも対応できます。

Assia UNAの実装

4 つの場所に SmartBox を分散: キー管理を標準化し、集中化するために、4 つのサービスブランチすべてに SmartBox がインストールされました。
500 人以上の従業員の安全なアクセス: 車両のキーは支店や部門ごとに整理されており、スタッフは自分のチームに割り当てられた車両にのみアクセスできます。
臨時および交代スタッフのアクセス制御: 権限は役割と部門別に割り当てられ、人員の変更に応じて即座に付与または取り消すことができます。
簡素化された毎日の鍵の受け取りと返却: 看護師や介護者は、個人用アクセスコードを使用して、監視なしで数秒以内に承認された鍵を取得できます。
リアルタイムの車両割り当て追跡: 管理者は、複数日間の割り当てを含め、すべての場所で誰がどの車両を所有しているかを即座に確認できます。

「Keycafe は、組織と日々の業務にかかる時間を本当に節約してくれます。」

ヴィンセント・プリド
サービス責任者

導入の成果：

Keycafeの導入により、Assia UNAの車両運用は即座に構造化され、管理も容易になりました。かつてはオープンアクセスだったシステムが、今では4つの拠点すべてにおいて、完全に整理され、安全かつ追跡可能なシステムへと進化しました。スタッフは使用許可を得た特定の車両にのみアクセスできるため、鍵への無制限アクセスのリスクが排除されています。

組織は現在、リアルタイムの車両可視化の恩恵を受けており、管理者は複数日にわたる任務を含め、誰がどの車両を保有しているかを即座に把握できます。この透明性により、連携が向上し、日々の業務における不確実性が軽減されました。

朝の鍵の配布がより迅速かつ効率的になり、事務作業の時間を節約し、スタッフはケアの提供に集中できるようになりました。臨時職員や交代要員を含む500名以上の従業員を抱える病院では、アクセス制御と追跡可能なアクセス制御により、セキュリティとアカウンタビリティが大幅に強化されました。

全体として、このソリューションは、運用効率と専門性を強化しながら Assia UNA の成長をサポートする、拡張性と信頼性の高いシステムを提供します。